學校人事檔案管理信息化建設研究
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中職學校檔案管理信息化建設是一個非常重要且復雜的工程，不僅需要依照國家的相關規(guī)定還要利用現(xiàn)代新型信息技術來轉變傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)學校檔案管理的信息化，利用大數(shù)據(jù)和云存儲等現(xiàn)代網(wǎng)絡技術來加強檔案管理信息化建設，能夠有效的提高檔案管理效率，使檔案信息能夠更高效的得到利用。檔案管理信息化建設是相應國家信息化戰(zhàn)略，并以國家的相關規(guī)劃和部署進行開展，能夠使學校檔案管理得到有效的轉變。通過分析，我們認為中職學校檔案管理信息化建設具有以下屬性：
1.整體布局、有序安排
學校檔案管理信息化建設是國家信息化建設的其中一項重要內(nèi)容，并且也是積極響應國家信息化建設的一項重點工程，是在國家的整體布局規(guī)劃下有序的開展中職學校檔案管理信息化建設。目的是為了能夠適應國家信息化發(fā)展的步伐，所以必須要依照國家相關規(guī)定進行建設。
2.有效的利用現(xiàn)代科學技術
中職學校檔案管理信息化建設離不開現(xiàn)代信息技術，所以中職學校檔案管理信息化建設其實也就是實現(xiàn)檔案管理的多媒體化和信息化，利用互聯(lián)網(wǎng)絡來儲備和傳送大量的檔案數(shù)據(jù)，這必須要有效的利用現(xiàn)代科學技術，要在檔案管理各個步驟中將現(xiàn)代科學技術進行融入，并且要不斷的進行技術革新，要讓檔案信息化水平跟上科學技術發(fā)展步伐。
3.科學分配和管理
中職學校檔案管理信息化建設的最終目標就是要加強檔案信息數(shù)據(jù)的科學分配管理，讓檔案管理能夠更加的規(guī)范、統(tǒng)一，利用網(wǎng)絡來推動檔案管理效率的提升，能夠使檔案管理的相關數(shù)據(jù)能夠完整、安全的得到妥善的保存和應用，能夠滿足校內(nèi)校外對檔案信息數(shù)據(jù)的需求。
4.轉變檔案管理模式
中職學校檔案管理信息化建設是將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子檔案，為學生提供更加便捷的檔案管理服務，這個建設過程是一個漫長的過程，要將現(xiàn)代科學技術應用到檔案管理中，從而使中職學校檔案管理模式轉變?yōu)楝F(xiàn)代化管理模式。
二、中職學校人事檔案管理信息化建設的必要性
中職學校檔案管理信息化建設，要結合學校的實際發(fā)展情況，并利用現(xiàn)代化信息科學技術來對檔案資料進行管理，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化，實現(xiàn)電子檔案管理，并以信息化手段完成教學檔案的采集、整理、管理、儲存和調(diào)動等，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。這也是建設信息化校園的重要內(nèi)容，有利于提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)校外共享。
1.中職學校檔案管理信息化建設符合時展
隨著信息化社會的實現(xiàn)，在教育行業(yè)也逐漸開展信息化改革，現(xiàn)代教學工作已經(jīng)和現(xiàn)代信息和科技密不可分，中職學校的教學工作的開展也開始融入現(xiàn)代信息設備，在管理工作中出現(xiàn)了各種教務管理系統(tǒng)軟件，能夠為學生提供更加便利的選課、查課、學籍管理、信息查閱等服務，因此進行中職學校檔案管理信息化建設能夠通過多種形式來存儲檔案信息，并且隨著現(xiàn)代科技的進步，能夠使檔案管理模式不斷地發(fā)展更新，使其越來越便利，不管是形成模式還是管理方法都得到了更新。
2.符合現(xiàn)代信息校園建設的必要需求
信息化技術已經(jīng)被廣泛應用到各行各業(yè)中，并且我國已經(jīng)頒發(fā)《全國檔案信息化建設實施綱要》，已經(jīng)將中職學校檔案管理信息化建設政策性要求，因此在中職學校檔案管理信息化建設中必須要嚴格遵循相關要求，要實現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一規(guī)范化管理，加強檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，要為相關人員提供便利的查詢服務。
3.檔案的價值最大化
高校檔案信息數(shù)據(jù)具有非常大的價值，不管是對于學生還是教師，因此將原有的紙質檔案轉變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，能夠利用現(xiàn)代化信息科技來構建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠使校內(nèi)校外的相關部門通過信息手段來查詢相關的檔案信息，能夠使原有的紙質檔案查找更加便捷，節(jié)省步驟和時間。同時能夠將檔案信息最大化共享。
4.工作效率提升
中職院校的人事檔案復雜，種類繁多，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質檔案人工儲備，不僅需要大量的空間，還需要大量的工作人員。因此實現(xiàn)中職學校檔案管理信息化能夠讓檔案儲存更加高效便捷，并且還能夠更長時間安全得保存，使中職學校檔案管理效率大幅度提升。5.檔案服務更加便捷中職學校檔案管理信息化建設能夠將檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，能夠使數(shù)據(jù)收集更加及時，并且能夠為需要的人員更快速的提供。將檔案信息通過電子設備進行錄入，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫來儲存檔案信息，能夠使檔案管理更加方便，實現(xiàn)智能化管理。
三、中職學校人事檔案管理信息化建設內(nèi)容
1.構建完善的檔案數(shù)據(jù)庫
中職學校想要建設檔案管理信息化需要將原有的資源進行重新構架，需要將大量的檔案資源進行詳細的分類整理，并將其轉化為數(shù)字化形式。因此檔案信息化建設必須要將原有的檔案進行良好的整理，想要有效的快速的將檔案進行信息化整理必須要構建一個容量大且安全的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣才能夠將大量的檔案數(shù)據(jù)通過有效的措施進行整合儲存，數(shù)據(jù)庫要具備保存、防護、搜索信息的功能，并且要不斷完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，讓其能夠更快速有效的提供相關信息。
2.實現(xiàn)電子文件管理
隨著信息化社會的發(fā)展，在人們的日常生活中記錄和儲存信息已經(jīng)離不開電子文件，尤其是在辦公領域中電子文件已經(jīng)被廣泛的應用，并且地位越來越重要，在建設中職學校檔案管理信息化的時候通過電子文件來管理，能夠使建設速度快速提高。電子文件具有嚴密的管理體系和科技手段，能夠使檔案管理更加真實安全的儲存。
3.建設檔案管理系統(tǒng)
中職學校檔案管理信息化需要依靠統(tǒng)一完善的信息網(wǎng)絡開展，建設統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理信息化建設速度和效率具有重要影響。所以中職學校要根據(jù)學校的實際情況來開展檔案管理系統(tǒng)建設，要建立一套完善的符合學校實際情況的綜合檔案管理系統(tǒng)，在完善的檔案管理系統(tǒng)下開展檔案管理信息化建設，能夠更好地應用各種計算機檔案管理應用軟件來推動。
四、中職學校人事檔案管理信息化建設對策
1.加強人事檔案管理信息化領導
要有效開展中職學校檔案管理信息化建設，必須要校內(nèi)各個領導和部門的配合，因此校內(nèi)領導必須要正確認識檔案工作的積極作用，通過正確的領導來開展檔案管理信息化建設工作。
2.完善檔案管理信息化基礎設備
中職學校檔案管理信息化建設必須要以學校信息網(wǎng)絡和實際需求為基礎，建設適合學校的檔案管理系統(tǒng)。中職學校在檔案管理信息化建設中具有一定的優(yōu)勢，中職學校培養(yǎng)的大多是實用性技術性人才，可以利用這個優(yōu)勢來健全人才團隊，構建和完善校內(nèi)檔案管理系統(tǒng)。
3.保證資金投入
中職學校檔案管理信息化建設離不開各種現(xiàn)代化信息設備，雖然學?？梢猿邪o專業(yè)的企業(yè)或機構來實行信息化管理，但是都需要一定的資金投入。所以學校就必須要給予充足的資金投入，以保證學校檔案管理信息化建設能夠順利的進行?？傊?，隨著現(xiàn)代化信息進程不斷加快，在我國教育事業(yè)中的應用也刻不容緩，中職學校檔案管理信息化建設不僅符合時展需求，而且也能夠滿足學校管理需求，能夠使學校的相關工作更好的開展，實現(xiàn)校內(nèi)校外的資源共享，能夠為師生提供更好的服務，讓師生能夠更快速的獲取相關的檔案信息，能夠推動給中職學校的發(fā)展，提高社會競爭力。
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作者：王曉云 單位：淮陰商業(yè)學校校長辦公室
