高職院校行政管理工作的實(shí)踐

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摘要：隨著我國(guó)科學(xué)與信息化技術(shù)的快速發(fā)展以及各高校教育改革的穩(wěn)步推進(jìn)，高職院校中需要盡快提升自身信息化建設(shè)的管理水平,只有這樣,才能保障高職院校中行政行政管理工作的高質(zhì)與高效，不斷提升整體教學(xué)管理水平。但是，目前在我國(guó)的很多高職院校中在其行政管理信息化建設(shè)過(guò)程中仍然有很多需要面對(duì)和解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重地制約著高職院校行政管理工作信息化建設(shè)水平整體的提高。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；行政管理；高職院校

一、信息化技術(shù)在高校行政管理工作中的重要性

（一）保障高校行政管理工作的及時(shí)性與準(zhǔn)確性

在高校的行政管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)能將高校行政管理工作中的各類(lèi)信息進(jìn)行有效總結(jié)，還可以為高職院校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理決策提供有力依據(jù)。因?yàn)椋呗氃盒ｎI(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理和決策的時(shí)候是需要對(duì)校內(nèi)在人事變動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況等方面先有一個(gè)全面的了解。但是，各部部門(mén)在收集這些信息不能保障其實(shí)效性，同時(shí)，程序也較為繁瑣，如果利用信息技術(shù)對(duì)各種信息進(jìn)行收集就會(huì)變得較為及時(shí)和準(zhǔn)確，同時(shí)節(jié)省了大量時(shí)間與人力資源。

（二）有效提高高校行政管理工作的效率

目前高職院校的行政管理機(jī)構(gòu)呈垂直化的分布狀態(tài)，上、下級(jí)之間信心交流的過(guò)程及其復(fù)雜，多數(shù)的管理決策通知需要經(jīng)過(guò)好幾個(gè)環(huán)節(jié)與程序才能傳到教師和學(xué)生的手中，這在一定程度上影響了高職院校行政管理工作的效率，同時(shí)也耗費(fèi)了較大的人力資源。如果在高職院校的行政管理工作者建立與健全信息化系統(tǒng)，從一方面有效地縮短了信息傳遞的時(shí)間，而且領(lǐng)導(dǎo)與教職工之間可以進(jìn)行直接的練習(xí)，省去了不必要的中層管理機(jī)構(gòu)的介入，能有效的提高高職院校中行政管理工作效率。

（三）加強(qiáng)了各部門(mén)之間的合作與統(tǒng)一

在高職院校行政管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)，高職院校的行政管理部門(mén)與科研等部門(mén)之間的聯(lián)系也會(huì)越來(lái)越緊密，一些較為獨(dú)立的部門(mén)也可以通過(guò)信息技術(shù)與其他部門(mén)之間建立緊密聯(lián)系，各部門(mén)在工作開(kāi)展過(guò)程中利用信息技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸工作，加強(qiáng)了不同部門(mén)之間的合作與統(tǒng)一。在高職院校的各個(gè)部門(mén)工作中運(yùn)用信息技術(shù)可以將管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面的調(diào)整，逐步的建立起一種較為平等的“網(wǎng)狀式”的管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、信息化環(huán)境下高校行政管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理人員薄弱的管理意識(shí)與落后的管理模式

目前，在很多的高職院校中由于工作人員的管理意識(shí)薄弱和管理模式的落后，導(dǎo)致整個(gè)行政管理工作的效率普遍低下，行政管理工作的制度也沒(méi)有真正的落實(shí)到管理工作的實(shí)踐中去，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，高校的行政管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)與操作流程不到位，高校也沒(méi)有具體地了解過(guò)管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握水平，同時(shí)也沒(méi)有對(duì)行政管理人員在計(jì)算機(jī)方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，這是行政管理人員信息化管理意識(shí)薄弱和管理模式落后的關(guān)鍵所在；第二，在大部分的高職院校中沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的行政管理部門(mén)，高職院校關(guān)于行政事務(wù)的處理授權(quán)于輔導(dǎo)員或者是代課教師直接負(fù)責(zé)，導(dǎo)致行政事務(wù)的處理落不到實(shí)處；第三，目前很多高職院校中依然采用的是“大鍋飯”的傳統(tǒng)管理模式，甚至一些少部分的高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為在行政管理工作中才不采用信息技術(shù)不會(huì)造成任何實(shí)效性的改變，這些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政管理管理工作的態(tài)度也是影響行政管理工作運(yùn)用信息化的重要因素之一。

（二）行政管理工作程序較為復(fù)雜

就從高職院校行政管理工作的本身說(shuō)起，無(wú)論是在管理的內(nèi)容還是程序上，受限制的因素有很多，這嚴(yán)重地影響著行政管理工作人員對(duì)待工作的積極性和主動(dòng)性，一旦工作人員不能在工作中不能充分發(fā)揮自身的主觀(guān)能動(dòng)性，他們就會(huì)將這項(xiàng)工作看做成是一個(gè)累贅，會(huì)逐漸的演變?yōu)楣ぷ髦械摹皺C(jī)器。”同時(shí)在學(xué)習(xí)理論知識(shí)的同時(shí)，也沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)對(duì)新鮮事物的處理方式，大部分的行政管理工作人員在新事物的處理方式上報(bào)告給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，被動(dòng)地等待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)或者指示。在目前的高職院校中其信息都是有上級(jí)擬定來(lái)傳遞給下級(jí)的，校辦在信息傳遞過(guò)程中扮演著傳遞員的角色，接受著外來(lái)的各種各樣的信息，校辦將接受到的信息在傳遞給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間經(jīng)過(guò)詳細(xì)的討論最終作出具體的批示，最后校辦在接受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示后，然后傳遞到下級(jí)各個(gè)部門(mén)中，當(dāng)下級(jí)相關(guān)的工作人員提出具體的解決方案之后，再由校辦傳遞給學(xué)校的總負(fù)責(zé)人。由此可以看出：高校行政管理部門(mén)工作的程序較為繁雜，信息在傳遞的過(guò)程也不能有效保證其真實(shí)性和完整性，嚴(yán)重地降低了行政管理工作的效率。

（三）嚴(yán)重地忽略了信息軟件功能的升級(jí)

很多高校將信息技術(shù)運(yùn)用到行政管理工作中之后，而管理人員卻沒(méi)有完善和維護(hù)好計(jì)算機(jī)信息的升級(jí)工作，只是將目光放在對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的更新上，導(dǎo)致從事計(jì)算機(jī)管理的教師不能發(fā)揮專(zhuān)業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，造成了不必要的資源浪費(fèi)。比如：高職院校的行政管理人員只是借助計(jì)算機(jī)這個(gè)輔助工作對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理、撰寫(xiě)一些工作總結(jié)，或者是收發(fā)一些文件和打印材料等工作，對(duì)于一些重要的程序沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成，使得計(jì)算機(jī)軟件沒(méi)有充分地發(fā)揮重要的功能和價(jià)值，這樣不僅嚴(yán)重的影響了行政管理工作的辦公效率，同時(shí)也造成了大量計(jì)算機(jī)信息資源的浪費(fèi)。

三、信息化環(huán)境下高職院校行政管理工作的實(shí)踐

（一）加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的重視與利用

要想充分發(fā)揮信息技術(shù)在高校行政管理工作中的實(shí)效性，首先要轉(zhuǎn)變行政管理工作者淡薄的管理意識(shí)與落后的管理模式，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的利用效率與重視程度。校領(lǐng)導(dǎo)要深刻地認(rèn)識(shí)信息技術(shù)為行政管理工作帶來(lái)的便利，并加強(qiáng)在信息軟硬件方面的投入，給予一定的資金支持，建立完善的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高高職院校信息管理人員淡薄的信息技術(shù)意識(shí)，激發(fā)相關(guān)管理人員對(duì)待工作的積極性，使他們能更好地在自己的崗位上發(fā)揮自己的才能。

（二）建立健全高職院校信息化建設(shè)規(guī)劃

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，高職院校行政管理工作的信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，信息技術(shù)在行政管理工作的建設(shè)道路上，高職院校應(yīng)當(dāng)有具體的建設(shè)規(guī)劃和戰(zhàn)略部署，制定具體的實(shí)施措施，明確工作目標(biāo)，在利用信息技術(shù)開(kāi)展行政管理的時(shí)候應(yīng)當(dāng)依照制定好的計(jì)劃有步驟地執(zhí)行，但是需要注意的一點(diǎn)是要保證高職院校各部門(mén)之間信息技術(shù)使用的統(tǒng)一，建立綜合的行政管理信息體系，這樣才能保障各部門(mén)之間信息的暢通與共享。

（三）對(duì)信息技術(shù)軟件進(jìn)行定期的更新

當(dāng)前，信息技術(shù)的發(fā)展與更新速度不斷加快，因此，在高職院校中運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展行政管理工作時(shí)，不能只重視計(jì)算機(jī)硬件方面的更換，同時(shí)也要在軟件方面進(jìn)行定期的更新，保障其能夠穩(wěn)步運(yùn)行。另一方面，高職院校對(duì)行政管理工作中使用的軟件設(shè)備要制定一個(gè)完整和嚴(yán)格的維護(hù)辦法，要定期地找專(zhuān)業(yè)的維護(hù)人員對(duì)軟件進(jìn)行更新與升級(jí)，使行政管理工作得以順利開(kāi)展和信息系統(tǒng)的高速運(yùn)行。

（四）提高行政管理人員的管理素質(zhì)

信息技術(shù)在高校行政管理工作的實(shí)踐運(yùn)用，還需要管理人員要具備一定的管理素質(zhì)。目前在很多的高職院校中，很多的行政管理人員其信息技能比較底下，不能熟練地掌握與操作信息技術(shù)，也沒(méi)有充分的發(fā)揮出信息系統(tǒng)中有價(jià)值的功能，導(dǎo)致行政管理工作效率十分低下。在未來(lái)高校行政管理工作中，應(yīng)當(dāng)以培養(yǎng)一批高素質(zhì)的行政管理人員為目標(biāo)，不斷地提高他們對(duì)信息技術(shù)的操作技能，一要保證行政管理人員的專(zhuān)業(yè)對(duì)口，在人員的選拔上要具備相應(yīng)的信息操作能力和管理能力；二要定期地開(kāi)展行政管理信息技術(shù)的后期培訓(xùn)與教育，隨著信息系統(tǒng)的不斷升級(jí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息管理人員的繼續(xù)教育，讓他們與時(shí)俱進(jìn)，不斷地掌握新的知識(shí)，不斷地滿(mǎn)足行政管理工作中對(duì)信息技術(shù)的需求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨著信息化時(shí)代的全面到來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)重要的因素。因此，當(dāng)前的高職院校中在開(kāi)展行政管理工作的同時(shí)，必須要加強(qiáng)其管理人員的操作技能與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，除了要始終堅(jiān)持黨的方針與政策，也要運(yùn)用信息化不斷地規(guī)范和完善自己，以行政服務(wù)為根本目標(biāo)，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況來(lái)展開(kāi)相關(guān)的行政管理工作，為作一名合格的高職院校行政管理人員不懈努力。

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作者：王志鵬 單位；甘肅廣播電視大學(xué)農(nóng)墾河西分校