檔案安全管理及其利用

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1檔案安全管理實施工作思路

1.1加強檔案安全體系建設，確保檔案安全

我們要在組織層面加強檔案安全管理體系建設，為檔案管理工作人員分配任務，實行管理工作的責任制，做到明確職責專人專管，杜絕工作中的疏漏。我們還要從監督層面加強檔案安全管理工作，企業領導加強對檔案安全管理工作的監督，可以成立專門的對檔案安全管理工作的監督小組，充分重視檔案安全管理工作，不定期的檢查檔案安全管理工作的開展，及時查缺補漏，防微杜漸。另外確立相應的檔案安全管理的規章制度和實施有力的保護措施也是十分必要的，可以制定《檔案安全管理工作細則》《檔案安全管理工作制度》等，由制度來規范和約束檔案安全管理工作人員的行為，確保檔案的安全。“不怕一萬，就怕萬一”，意外難免發生，我們還應該建立檔案安全管理工作突發事件的預警機制，對突發事件要有指定的工作負責人，負責人應熟悉檔案室的布局，備有檔案室的鑰匙，能夠做到不慌不忙穩重有序地處理事件，最大程度地減少損失。

1.2加強檔案保管安全，確保檔案完整

檔案保管工作是檔案安全管理的基礎。檔案保管要做到不丟，把檔案弄丟了肯定要出大問題，檔案管理人員一定要認真負責，及時核對檔案的數量，按要求借出、審閱檔案。檔案還不能壞，檔案缺頁漏頁，字跡不清會損害檔案的使用率，檔案壞了應該及時修補好，保證檔案的完整。檔案不能散，檔案的保管要集中，一個人的檔案要裝在一個檔案袋里，一個科室的檔案要集中在同一片區域，不能亂拿亂放，否則會導致檔案的丟失或者查閱效率低等問題。檔案不能亂，檔案的擺放和整理都有相應的要求細則，應按照標準整齊地擺放，以方便查閱。無論何時檔案管理人員都應該提高警惕，實施防范，加強檔案保管安全，認真負責整理檔案，杜絕檔案的丟、壞、散、亂，確保檔案完整。相應的檔案管理部門應制定檔案的管理制度和方案，從原則上保證檔案的安全，用規則約束檔案管理人員的行為，從方方面面都確保檔案的安全，減少人為因素或自然因素對檔案的破壞。

1.3加強檔案庫房安全，延長檔案使用壽命

按照國家的有關標準，保存檔案的庫房應該單獨興建。但是一些機關單位不具備這樣的條件或者意識，通常把檔案庫房設置在辦公樓內，這樣就會存在一定的安全隱患。沒有能力興建單獨庫房的，檔案庫房應該與其他的辦公場所分開，不要設置在同一個房間內，并且檔案庫房要安裝防盜設施，如防盜門、防盜窗、警報器，等等，防止意外發生。檔案庫房還應該有專門的人員負責看管，禁止一切閑雜人等入內，如果需要進入，需要出示有關部門的證明或介紹信。檔案庫房內也要做好安全防護，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。庫房內配備滅火器，確保火災發生時能及時滅火；配備溫度計和干燥劑，防止檔案因潮濕而造成的字跡不清不能利用；配備殺蟲劑，防止蟲子、老鼠咬壞檔案；配備厚窗簾，防止強光直接照射，過于干燥的檔案庫房還要配備加濕器，防止紙質檔案自燃；配備清潔工具，定期打掃庫房，防止過多的灰塵；配備監控設備和防磁設備，防止他人盜取或利用一些高科技的電子設備掃描檔案資料，非法使用。

1.4加強檔案利用安全，促進企業健康發展

21世紀是信息時代，互聯網飛速發展，企業利用網絡這一平臺取得了更多的發展。檔案管理也應該充分利用電腦技術，熟練應用一些辦公軟件，采集、保存和查閱資料，實現一鍵調出資料，只要登錄公司相應的系統，無論何時何地都可以查閱資料，把冗繁復雜的檔案管理工作變得輕松簡單，提高辦公效率，促進企業更快更好的發展。但是互聯網也有不安全的因素，比如病毒、黑客、木馬等，企業要聘請專業的技術人員做好安全保護工作，防止黑客入侵盜取資料，防止病毒損毀資料。除此之外，企業應更多方面的加強檔案的利用，依據員工檔案了解職工特點，充分發揮員工的特長，使各司其職，各盡其能；依據企業檔案，理清企業的發展脈絡，去粗取精，未雨綢繆，找出適合企業發展的道路，為企業規劃發展藍圖。

2結語

檔案管理安全第一。檔案是信息庫的生成地，關乎著企業和國家的安全。做好檔案管理安全工作不僅要從體制上嚴加規范，從制度上嚴肅約束，從管理上嚴格要求，還要強化檔案管理人員的責任意識和防范意識，加強物質條件的建設，確保檔案管理工作的順利開展，加強檔案的安全和充分利用，促進國家和企業的發展。

作者：李勇 單位：云南省麗江市華坪縣檔案館