會計監管之檔案研討

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一、會計檔案管理現狀

會計原始憑證是證明已經發生的經濟業務，這種紙質化的會計原始憑證存在著弊端。會計檔案管理仍沿用傳統模式，沒有形成會計資料的數據庫，通過在最初歸檔時的順序記錄來保存歸檔信息，使得會計電算化軟件和紙質檔案分離，會計檔案信息共享未能實現計算機數字化管理，這種落后的管理方式不能適應信息化的要求，異地調取會計資料很不方便，直接降低人們對會計檔案利用的需求。企業會計檔案管理中存在問題，會計軟件設計的缺陷阻礙的會計檔案信息化，會計檔案管理得不到數字化建設的硬件支持。沒有設置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是。會計檔案信息安全有待加強，存在的主要安全問題表現為數字化技術層面的安全，會計檔案特質層面的安全，蓄意破壞和疏忽等兩大類人為因素，設備突發性的故障和失效、自然社會災害等，經常性或過度性使用正本紙質資料，商品化軟件的穩定性和安全，還會造成數據檔案的失真，造成數據的丟失和毀壞。另外，會計檔案在整理裝訂時類別不清，基礎管理相對薄弱，使會計檔案參考作用不能得到最大的發揮。

影響企業會計檔案管理問題現狀原因在于單位思想意識不強、管理方法落后和人員素質低下，會計業務與會計檔案管理相脫節的現象普遍存在，會計人員和管理人員對會計檔案管理的必要性不重視，沒有對檔案管理進行數字化的軟硬件更新，嚴重阻礙財務檔案數字化管理的進程。傳統會計檔案管理方法沒有采用科學手段，不注意對于信息的備份和書面形式保存，對電算化會計檔案信息資源的挖掘、利用忽視，檔案管理意識嚴重不足；人員素質對會計檔案管理的影響表現為缺少專業的管理人員，財務人員配備不足或業務素質不高，缺乏檔案數字化人才；經濟的發展促進了社會的發展，經濟的發展形成了信息市場，導致了大量軟硬件公司的涌現，會計檔案管理應該適應這種信息市場的要求，明確科學技術的進步尤其是現代信息技術的發展；會計自身特征對會計檔案管理的影響表現為保密性是會計固有的自身特征，原始性也是會計固有的自身特征，要制定全面的會計檔案數字化管理法律，以保證會計檔案資源的充分利用。

二、運用數字化管理會計檔案

檔案的數字化內容包括增量的檔案和館藏的檔案，運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作，對檔案館的這些業務實行自動化的控制，提高檔案信息管理電子化基礎性工作水平。以各檔案館、檔案室計算機檔案信息數據庫為結點，要加強檔案館信息化網絡建設，把各種縱橫交織的網絡作為信息通道，使網絡成為大家認知檔案館信息的重要途徑。檔案館數字化管理模式下，優化全國檔案館網系統的組合及布局，使資源無限擴大，服務能力也倍增。

構建會計檔案數字化管理方式，根據會計檔案以其真實性和原始性為首要特點，建立相應的活動規范，全面了解會計檔案管理的實際情況，必須堅持合法性原則。要堅持信息化的方針，要保證在會計檔案信息安全的基礎上滿足對檔案進行真偽辨證、文字校勘，處理和存貯數字化檔案要確保內容與原件相吻合，應該按照統一的規范標準進行數字化，以實用性的原則來滿足對會計檔案的總需求，防止數據文件損毀等情況。通過采用計算機識別和處理技術，建立會計檔案的信息數據庫，將紙質會計檔案信息轉化為數字型信息，通過采用權限設置，密碼保護，身份驗證等措施。

通過會計信息系統內外部集成實現會計原始憑證的數字化收集與處理，還需要制定統一的商業數據標準，達到這些企業信息流的自由流動和傳遞。實現網上報銷系統原始憑證的數字化收集與處理，從而實現了會計原始憑證的數字化。借助于網絡化的平臺，先進的共享技術，采用有會計檔案管理模塊功能的財務軟件，建立獨立的會計檔案管理系統。強化數字化會計檔案信息安全管理意識，進行會計檔案信息安全風險評估，建立數字化會計檔案信息安全標準體系。針對會計檔案信息載體，實現數字化會計檔案的實務安全保障。

作者：崔美蘭 單位:延邊人民出版社