檔案管理在現代檔案中的作用

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【摘要】檔案管理作為現代化管理中的重要組成部分，是企業發展的基礎和依據，同時也是企業實現核心凝聚力，進行精神文明教育的重要資料。為了能夠保障現代化檔案管理工作的質量，首先就應該從基礎性檔案管理入手，做好基礎工作，才能夠保障檔案工作的質量。文章針對檔案管理基礎性工作進行幾點分析。

【關鍵詞】檔案管理；基礎工作；現代檔案管理

引言

檔案是企業重要的資料，在社會發展，網絡信息技術高度普及的形勢下，檔案管理也逐步實現了現代化，網絡技術的引入大幅度的提高了檔案管理的工作效率，但是與此同時，企業管理部門以及工作人員，對于檔案管理的基礎性工作也不能忽視，做好基礎工作，才能夠更好的促進現代化的實現，將現代化建設與基礎工作相結合進行，才是目前企業現代化管理的正確途徑。

一、檔案管理基礎工作現狀分析

1.目前很多單位中，有一部分領導對于檔案管理工作不夠重視，并且根本沒有意識到檔案資料對于單位發展的重要性，可以說檔案資料是單位信息資料的重要來源，對于單位的文化的發展與繼承都有著非常積極的意義。但是單位檔案部門與其他部門相比來說，往往得不到足夠的重視，因此常常會其他部門兼并，甚至還有可能被撤銷，即便是有負責檔案管理的人員，數量上也往往不夠，并且流動性很大，對于檔案管理方面的專業知識也不夠豐富，待遇也不高，工作人員的工作積極性不高，綜上所述內容就是導致我國機關單位中檔案工作開展效果一直不理想的主要因素。

2.檔案的管理模式落后。目前的很多機關單位中，通常檔案部門都是先對封閉的，并且工作狀態都會是處于中無序的狀態，另外，還有一部分的管理人員管理知識并不豐富，也沒有經過正規的訓練，因此在管理工作中，一旦遇到問題，處理起來也會比較苦難，檔案管理通常采用的就是信貸式，這樣的管理模式非常不利于其他工作人員的對于資料信息的查閱和使用。

3.檔案管理科學化水平低下。在各個領域都相繼進入信息化的趨勢下，檔案管理也需要實現辦公自動化，這樣才能夠順應時代的發展以及要求，而目前從我國檔案管理的狀況來看，其科學化，自動化的程度還不高，很多工作依舊是人工進行，因此工作效率與質量都無法得到有效的保障，信息丟失的問題也時有發生。因此，構建信息化的檔案管理系統已經成為目前檔案管理工作者所面臨的重要課題。

二、檔案管理基礎工作完善措施

1.提高檔案管理工作人員素質

檔案管理基礎工作質量與工作人員專業性有著直接聯系，所以提高工作人員的整體素質是必要的。首先從管理人員隊伍的年齡結構調整入手，積極接納年輕力量，注入活力，年輕人干勁足，精力充沛，最為主要的是年輕人基本是大學畢業，掌握著現今的管理思想以及管理技能，因此會給檔案管理質量提供更大的可能性。同時也不能忽視隊伍中老員工的力量，要鼓勵這些老員工積極參加培訓活動，主動學習現今的管理經驗，并且要發揮其帶頭作用，在行動上給予年強人示范以及引導。另外，還要組織員工進行管理知識以及信息技術的學習活動，以科技促發展。

2.加強檔案管理工作

首先，強化檔案管理，是促進檔案基礎工作質量得以的有效手段，管理的目的在于規范，規范員工行為，同時也明確了領導的責任，確保將監督工作落到實處。企業內部必須構建專業化的管理體系以及管理機構。然后，需要從實際情況出發，具體問題，具體分析，將檔案管理的各項環節和內容進行明確，進而達到強化管理的目的。

3.加快檔案基礎工作的現代化步伐

計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先，應該將數字網絡技術引入檔案管理中，提高工作質量和效率，然后是不斷引入多元化的計算機信息技術，實現不同案卷的分類和儲存，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。

4.重新組合案卷，實現案卷規范化

重新將所有的檔案整理和分類，進行組卷，進行的原則就是將有聯系的檔案規范在一起，將缺少目錄，標題或者標題不清楚重新填寫，整理，規范。確保管藏的規范性，完整性。在利用的時候，能夠順利找到。借助信息化的手段，建立信息化檔案，構建電子文檔和目錄，做好備份，確保檔案管理安全性。

三、結束語

提高企業檔案管理的效果和力度，首先就應該從基礎性工作入手，以基礎促發展，企業內部管理部門以及管理人員不斷提高自身的綜合組織，借助信息化的手段，全面提高檔案管理工作的質量，才能夠有效推動企業現代化檔案管理工作的發展與進步。

參考文獻：

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作者:張云霄 單位：吉林省白城市洮北區財政局