檔案數字化建設與企業檔案管理探究

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摘要：本文論述了利用電子計算機的信息化、科學化的檔案管理能夠獲取進一步提升，經過檔案數字化建設和企業檔案管理探討，提升檔案管理效率，旨在通過檔案數字化建設和企業檔案管理研究，讓企業獲得更好的發展。

關鍵詞：企業；檔案管理；數字化

在社會長期發展中，信息資源漸漸變成了社會和經濟活動的重要資源。經過信息技術的發展和推廣使用，讓信息產業的地位獲得了提升，并漸漸變成經濟中的重要產業。在此過程中，信息技術的作用，也對企業檔案管理產生了不小的影響。此時作為一種信息資源，檔案的重要性便會凸顯出來。因而，在新時代背景下，要求管理檔案工作者及時更新信息，加大檔案數字化作業，完成對企業檔案信息的數字化管理，為企業生產經營提供優質服務。

一、檔案數字化發展概述

（一）檔案數字化概念

檔案教學化就是在各類高新技術支撐中，將各種載體檔案資源轉變為檔案信息，使用數字化加以存儲，并且用網絡的形式加以連接，在計算機管理中構成一個有序的檔案信息庫存，從而實現信息的共享。長久以來我國的檔案管理均以紙質、膠片和底片載體組合的，在當前檔案管理保存的檔案信息依舊如此，而基于信息化時代社會下，有一定適應性，讓檔案的經濟價值和社會價值不能充分體現，檔案數字化建設有必要性，是完成檔案現代化管理和利用的保障。

（二）檔案數字化發展的作用

我國加速了檔案信息化建設的腳步，而其中最重要的內容就是檔案數字化，它能夠保護檔案原件，讓數字化原件副本代替原件，利用膠片去達成檔案信息的永久存儲，在出現了不可預期問題后也不會出現毀滅性災難，還能將模糊的檔案加以修復，保證其價值。在數字化后，對檔案的使用方式出現了改變，在檔案利用上突破了數量、時間和空間的限制，一份檔案能夠同時給多人使用，經過局域網實現異地使用，讓檔案的利用空間得以擴大，同時在使用時，人們突破了時間的局限，利用網絡隨時利用信息檔案。

二、我國檔案數字化建設過程中存在的問題

（一）工作規劃問題

在建設信息化檔案時，缺少整體性，更多使用從局部到整體的方式，因此讓管理檔案部門不能有效實現交流的統一，企業各部門無法實現有效交流，還會限制企業的經濟發展。

（二）數字化管理問題

數字檔案管理系統與辦公系統不兼容，導致辦公系統生成文件格式要轉格處置；電子檔案和紙質檔案同時存在帶來了更多浪費。一些企業無法有效應用數字化檔案，為趕上時代潮流，在修建數字化檔案后對檔案加以歸納總結，不但浪費了時間和人力資源，還不利于數字化檔案的建設；數字化檔案意識不強，很多便捷資源不能合理采用。部分企業組織對數字化檔案意識薄弱，并未認識到數字化檔案的便捷，常常由于缺少紙質檔案而放棄了利用資源。

三、降低增量，落實檔案數字化建設基礎

（一）企業日常經營活動產生大量電子文件

企業日常經營活動會出現很多電子文件，企業的經營、綜合管控不同環節電子文件處在無人監管的狀態；有保存，沒有規范的狀況。放任這類狀況的持續，導致電子文件的大量累積，讓管理風險成倍增加，導致電子文件的流失和銷毀。

（二）存量檔案和增量檔案保管期限一致

存量小那么增量大，處理了增量檔案問題就意味著等待掃描和后期數字化加工的存量降低；相反，如果增量得不到控制，檔案部門會永久重復接收檔案、掃描處理轉化操作。

（三）制定目標、健全制度

在成立了檔案管理系統后，應該妥善處置增量，從而完成檔案信息化的跨越式發展。由于增量畢竟少于存量，而長時間拖延會導致增量的控制，增量電子化就會變成檔案信息化的缺陷，限制檔案數字化建設進程。

四、企業方案數字化管理對策和建議

（一）成立文件目錄數據庫

首先，需要企業建立健全檔案目錄數據庫，將所有資料加以分類，按照檔案名稱內容，錄入計算機中，形成檔案目錄數據庫，從而讓員工利用此快速查詢資料，同時也能夠給管理工作提供便利。其次，企業必須建成對應的檔案狀態數據庫，使用網絡傳輸模式，把企業的信息資料及時錄入數據庫內，完成數據庫的更新。由此，協助企業檔案使用人員對最新檔案數據加以查閱，提升便利性，讓檔案數字化管理更加有序。

（二）建立專題數據庫

為實現一些檢索需要，應該建成檔案專題數據庫。如果館藏中的檔案只憑借文件級別目錄是無法處理所有檢索問題的。而隨著客觀需要的變化，對檔案的集中利用需要是常常發生的，建立數據庫，是檔案管理的突破口。按照館藏檔案內容確定專題數據總體布局；按照需要分期建立專題數據庫；按照文件內容和檢索分別設置專題數據結構。

（三）數字化檔案服務工程

數字化檔案利用服務工程是以局域網、互聯網為平臺，利用安全管理制度、網絡運行機制和數字加工，環環相扣，保證數字化檔案的精確。利用防火墻、數字水印等技術，在技術上保證數據安全，利用網絡完成檔案的法律效力，達到遠程給使用人員供應便利和精準的數字化檔案。1.在局域網上使用。在局域網中，所有接待人員都有檢索權利，對目錄數字化的檔案實行利用掃描全文的方式，讓全文數字檔案有同樣的效果，借助電子計算機技術達成數字化檔案。數字化檔案獲得了法律法規的支持，給檔案管理參與電子政務供應了新方式。2.在互聯網上應用。使用檔案網站，經過CA證書等方式，來幫助領導進行遠程數據的審批，主要進行檔案的遠程查閱、打印。尤其是將CA證書發給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠程提供檔案證明和數字化檔案法律效應的展現，降低異地現場查閱的不便，讓檔案管理參加電腦政務變成現實。

（四）培養檔案人員的互聯網思維

基于互聯網背景中，檔案資源的管理更多是利用信息技術和網上平臺，因而培養檔案管理人員的互聯網思維是建立高素質資源管理團隊的基礎。加上檔案資源管控是一項保密性和科學性很高的工作，新時代的檔案管理人員應當有軟件開發、網絡運營和網絡安全維護等技能，以便保證檔案管理人員專業技能和網絡技能的培訓工作，落實提升檔案管理人員的專業技能和網絡技能培訓工作，落實提升檔案管理人員利用網絡技術處理工作中的問題。在培訓基礎上，應當不斷吸納網絡應用能力強的人員加入檔案工作中，提升檔案資源修筑工作實效性和創新性。

五、成立企業檔案數字化需要處理的問題

（一）制定貫穿電子文件企業標準

熟悉正規系統軟件的功能，指導基層部門和人員去維護系統軟件。將文件數據、文件格式、存儲備份等工作加入檔案業務指導、培訓中，讓工作人員熟練管理系統的基礎操作。

（二）使用統一的檔案管理系統

檔案管理軟件要提升對需要的適應性，系統軟件的研發和檔案信息化建設發展保持一致。跟蹤了解檔案業務，跟上檔案信息化標準的創新，充分調研，根據企業生產經營模式和工作流程建立檔案信息數據庫。建立統一的管理系統，給電子文件的運轉提供統一的標準的平臺。

（三）規范元數據及其標準

不夠標準的數據不能實現統一管理，應該進行增量電子化的部門，要從電子文件構成階段開始就應該嚴格執行統一數據標準，從而完成對電子文件的全權管控，讓檔案資源在線流轉更有效果。

（四）不同專業系統的接口要相互連通

檔案信息系統的增量數據主要源自構成企業信息的部分，應該必須保證不同專業系統接口的流通。但在實際工作中，檔案信息管理和別的專業管理存有物理隔離，只好憑借后期技術改良達成接口連通、數據對接和在線流轉。

（五）加大檔案信息化修筑業務監督

從實際效果看，增量檔案電子化相比存量檔案數字化技術更好。對于檔案業務部門，企業其他部門通常對電子歸檔不夠看重，企業的科研探究一線便是檔案資源數字化建設的前沿。檔案部門應該掌控好這一前沿，處理好有關部門和工作人員信息化建設的業務指導。而數字化建設，應該促成企業基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發展限制，抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術性高，而存量檔案數字化工作量大，二者難度都高。在存量和增量間，后者是重點，前者是基礎，因而應該重點處理增量電子化標準的制定與執行。加強檔案信息管理系統的升級和維護，確保檔案數字化建設督導和考察的常規化。因為檔案數字化工作已走上了正軌，檔案數字化建設的重點必須轉移到基層單位和部門的數字檔案建設方面。讓企業積極開展科研、生產數據信息的增量電子化和存量數字化。把電子文件的規范管理加入部門年度績效考評內，從而提升檔案數字化管理水準，完成數字化企業的目的。檔案數字化是一個復雜而龐大的系統，是一項艱巨的任務。數字化進程中使用檔案館和檔案數字化專業外包公司合作模式，有助于對社會資源的配置，提升檔案工作效率，減少業務運營成本。對該模式中出現的問題，要歸納經驗，使其在推廣中不斷健全。

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作者:孫雁 單位:山東省港口集團煙臺港集團有限公司員工服務中心檔案館