檔案工作對企業(yè)發(fā)展的支撐作用

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［摘要］

檔案工作在整個企業(yè)運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。

［關鍵詞］檔案工作；企業(yè)發(fā)展；價值

0引言

檔案的本質是具有憑證價值的原始記錄，檔案在企業(yè)發(fā)展中提供最原始的信息源，同時也是可供學習的知識源。無論是信息源還是知識源，檔案在企業(yè)發(fā)展中地位舉足輕重，不可藐視。隨著社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案作為一項無形資產在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。企業(yè)檔案的潛在價值是企業(yè)固本強基謀發(fā)展不可或缺的基石。本文就檔案在企業(yè)科研生產、經營管理過程中所體現的支撐作用作簡單論述。

1企業(yè)檔案的情報價值

檔案在科研設計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業(yè)在產品設計研發(fā)過程中的重要技術依據，在整個企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個發(fā)展項目規(guī)劃，被納入單位領導議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經濟責任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發(fā)產品的過程中，研發(fā)技術具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業(yè)產品的研發(fā)工作是一個從無到有的過程，在企業(yè)的整個運營戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案，吸收引進。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產品檔案居多。大多借閱者都是反復研讀、推敲，有些是為改進，有些是為新品研發(fā)。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。

2企業(yè)檔案的評審價值

檔案是歷史真相的再現，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務。由于時間緊任務重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準備。由于年度較多，需要提供涉及生產、經營、財務管理諸多方面的檔案。經過一通宵的忙碌，審計工作已基本結束。雖然一宿未眠，疲憊尤存，但使我想到了一句話：養(yǎng)兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現出來。其實，檔案管理的根本價值在于未來。由此，我聯想到了國防建設，國防建設是一個國家安居樂業(yè)的重要安全保障，著眼于未來的國家安全。從這個意義上來說，檔案管理同國防建設有相似之處，都是面向未來、服務于長遠。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務于國家國民經濟建設，促進國民生產生活等諸多領域的可持續(xù)發(fā)展；從微觀角度來看，主要面向社會的某一領域、團體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產、科研、經營、管理服務，著力于單位的各項工作順利進行。從此次財務審計來看，審計人員從財務檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價值的發(fā)揮做準備，這些準備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業(yè)務是充分發(fā)揮檔案價值的基礎，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰(zhàn)略決策的依據。

3企業(yè)檔案的維權價值

當下，各單位基礎設施建設日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產、技術改造等基礎建設項目。這些項目在可行性研究報告、建設過程中，竣工階段都需要全方位的質量監(jiān)督、財務監(jiān)督、責任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項目建設過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護企業(yè)權益的重要角色。從這個意義上講，企業(yè)檔案成為維護企業(yè)權益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設備中，在開箱驗收階段時，發(fā)現一設備是翻新設備，當時及時拍照取證，提供相關項目檔案有關技術合同、協(xié)議等，積極和廠家聯系，使得事情妥善解決，為單位挽回經濟損失。在筆者近幾年工作中，設備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設備維修、廠房改造、電網鋪設、管道維護等事項，這些事項均為工廠的基礎設施項目，關系著企業(yè)日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發(fā)揮著功效，維護著企業(yè)的正當權益。質量是企業(yè)的生命，沒有質量無以言效益。質量檔案對企業(yè)維護自身形象來講可謂相依不離，當遇到重大質量問題時，需要企業(yè)提供相關產品原始記錄，試驗數據，以此說明產品是否按客戶要求生產，是否達到客戶對產品性能、參數的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產過程完全按規(guī)定要求生產，以此證明企業(yè)產品沒問題，進而維護企業(yè)的權益。

4企業(yè)檔案的營銷價值

企業(yè)要適應市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產品。通過圖片檔案、榮譽證書檔案的宣傳可以向社會展示企業(yè)形象、精神風貌、產品品質，提高企業(yè)的知名度，從而獲得較高的市場認可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經常借閱產品型號的生產許可證、產品合格證以及相關獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認該廠是信得過的企業(yè)，產品質量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業(yè)生產經營效益大增。

5結語

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，蘊藏了企業(yè)大量有價值的信息，保管好、利用好這些信息，對于促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，維護企業(yè)權益，拓展企業(yè)產品市場意義重大，企業(yè)檔案是支撐企業(yè)前行的重要“杠桿”。因此，做好企業(yè)檔案管理工作，深挖蘊藏其中的信息資源，為企業(yè)發(fā)展源源不斷提供信息支持，應成為當下企業(yè)檔案部門的工作重點。

作者：張偉 單位：云南大學公共管理學院