檔案記憶觀對高校檔案管理啟示

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【摘要】本文論述了檔案記憶觀視閾下高校檔案管理的實踐與思考，認為高校檔案管理應樹立“大檔案觀”，推進檔案信息化建設，促進館員成為高校記憶的建構者，創新檔案利用與服務。

【關鍵詞】檔案記憶；高校檔案；管理

檔案記憶觀是基于后現代主義思潮、社會記憶理論和后保管時代檔案理論形成的檔案學理論新范式，在以往檔案理論強調檔案的證據功能、行政功能、教育功能等基礎上，強調檔案更應發揮構建社會記憶的功能。

一、檔案記憶觀及其內涵

檔案記憶觀在21世紀初逐漸形成較為完備的理論，馮惠玲歸納了檔案記憶觀的基本觀點：“檔案是構建集體記憶重要且不可替代的要素；檔案工作者有責任通過自身的業務活動積極主動地參與集體記憶的建構、維護與傳承；檔案工作者的觀念、工作原則與方法對于社會記憶的真實、完整與鮮活產生正面或負面的影響。”徐擁軍在全面梳理檔案記憶觀理論依據基礎上，指出檔案記憶觀的內涵主要包括三個方面：其一，檔案是建構社會記憶的不可替代要素，既承載著建構社會記憶的作用，又受社會記憶的反作用影響而表現出一定的主觀性；其二，檔案工作是建構社會記憶的受控選擇機制，檔案對社會記憶的建構是通過選擇出一些材料保存為檔案來實現的，這種選擇受權力影響和控制。其三，檔案工作者是建構社會記憶的能動主體，檔案的社會記憶功能通過檔案工作者來實現，因而檔案工作者要發揮能動作用，積極投入社會記憶的建構。他們對檔案記憶觀的研究全面梳理了檔案記憶理論演進脈絡，指出了檔案工作發展的新路徑，從社會記憶、集體記憶的視角思考和拓展檔案概念內涵，探討檔案工作內容的延伸和檔案工作者職能的轉變，為創新開展檔案工作實踐提供了理論指導。以檔案記憶觀為依據，很多省市檔案館開展了“城市記憶工程”建設，從檔案資源建設入手，為根據社會記憶廣義地構建歷史提供資源支撐。

二、檔案記憶觀對高校檔案管理的啟示

基于檔案記憶觀，高校檔案管理在資源建設、利用服務和隊伍建設等方面需要深入思考，充分發揮檔案構建高校記憶的重要作用。

（一）樹立“大檔案觀”，加強高校檔案資源體系建設。在檔案記憶觀理念下，要立足“大檔案觀”，重新審視檔案資源建設系統性和完整性原則的內涵。所謂系統性，不僅是指高校檔案收集應覆蓋本校教學、科研、管理、服務各部門，而且要求檔案載體應包括紙質、音頻、視頻、數據庫、網頁等多種形態，從內容到形式形成多維度檔案資源建設體系。所謂完整性，包括如下幾點：一是完整體現學校各層面工作情況，很多高校在檔案資源建設方面存在偏重教學科研等關鍵部門、輕視后勤基建等服務部門的問題，這種情況必然帶來記憶要素的缺失，檔案記憶觀從社會記憶的角度強調，既要收集來自行政黨群的“官方檔案”，也要重視收集來自師生教職工的“民間檔案”，完整的檔案資源建設體系是構建高校記憶的基礎。二是完整展示各項工作內容，按件整理規則推行以來，弱化整理強化檢索確實很大程度上減輕了整理這一環節的工作量，但是由于不需要組卷，也造成了一些檔案材料不完整的問題，如有工作檔案缺落實材料等；另外，很多提交上級單位的材料通過網絡上報，也存在上報材料歸檔缺失的情況。三是檔案載體形式的完整性，隨著信息技術飛速發展，高校工作中形成了大量的視頻、音頻、網頁檔案資源，但是檔案工作普遍存在滯后現象，很多社交平臺或者網頁上形成的檔案材料難以及時全面歸檔，這些問題都影響著檔案資源的完整性。

（二）以“單軌制”為目標，加快高校檔案信息化建設。網絡無紙化辦公系統是檔案單軌制得以實現的基礎條件，學校各項工作業務通過網絡平臺完成并歸檔，這對于檔案工作無疑是值得期待的美好前景，因為所有工作流程及結果都以電子信息的形式存檔，不僅大大減輕了整理紙質檔案的工作負擔，而且在很大程度上解決了歸檔材料不齊全不完整的問題。雖然目前能夠真正實現單軌制檔案管理的高校有限，但是這一趨勢顯然是不可阻擋的。因此，高校檔案管理者應從單軌制檔案管理的角度思考檔案信息化建設工作，從檔案資源加工、檔案資源安全等方面提前謀劃，加快檔案信息化建設步伐。一是促進檔案信息化建設納入高校整體信息化建設，在整體謀劃學校信息化建設的同時將歸檔環節有效嵌入其中；二是完善高校數字化檔案管理制度，為逐步轉向檔案單軌制管理提供理論指導和制度 保障。

（三）更新觀念，促進館員隊伍成為高校記憶的主動構建者。檔案記憶觀要求高校檔案工作者由“資源管理員”轉變為“記憶構建者”，主動謀劃和參與高校記憶的構建工作。首先，升級理論水平。了解和掌握檔案學研究領域的新理論新思路，更新檔案管理理念。一方面，將新理論用于檔案管理實踐；另一方面，做檔案理論的傳播者，宣傳檔案文化，促進社會檔案意識的提高。其次，升級檔案業務能力。檔案記憶觀要求檔案工作者成為熟練掌握檔案工作各業務流程和環節的“通才”，不僅熟悉檔案專業知識，而且要了解管理學、社會學、信息科學領域的知識，從社會記憶視角思考檔案的形成、鑒定、保管和利用，強調“前段控制”，在檔案形成之前就統籌考慮可能生成檔案的形態、內容、結果等，提高檔案資源建設的有效性。再次，升級專業技術水平。比如口述檔案對于高校檔案工作者是個新領域，如何做好口述檔案的收集和整理，既保留個體記憶的原始性，又維護社會記憶的真實性和多樣性，都需要在實踐中總結經驗；又如信息技術的發展促使檔案工作者主動學習，挖掘信息技術和檔案工作的結合點，通過信息技術搭建整合檔案資源的平臺、提供便利利用的窗口、完善信息挖掘的工具，也對檔案工作人員提出了更高技術要求。

（四）創新服務，拓展檔案利用功能。檔案的利用與檔案的生成是相互依存相互制約的，檔案的生成為利用提供條件，檔案的利用為生成提供依據。特里·庫克說：“沒有背景豐富、上下文清晰的可靠證據，記憶不免虛假、失真，成為隨意之念或無端的想象、虛構、空論。沒有記憶的影響和需要，證據既無用又無關”。首先，是創新檔案服務的形式。很多高校通過新媒體的公眾號、微視頻，舉辦線上線下的檔案展陳等宣傳檔案知識、展示檔案資源、提供網絡利用通道，積極推進檔案工作從幕后走向前臺，主動培養師生和社會公眾建立檔案意識，在為他們提供便利服務的同時，也更廣泛地引發了公眾的關注。其次，是創新檔案服務內容。在傳統的校史、年鑒、資料匯編等編研利用服務的基礎上，從展示學校記憶的角度開展專業史、專人志、專題資源的編研整理，積極挖掘檔案生成者和利用者的潛在需求，從引導和挖掘檔案利用需求的角度促進檔案的有效生成和完善 積累。

三、思考

檔案記憶觀在高校檔案管理中為創新檔案管理提供了新的思路和方式，但是在實際應用中，也要結合檔案工作規律，有所批判地理性對待。一是注意思考檔案來源不確定性滋生檔案虛無主義傾向。檔案記憶觀擴展了檔案資源的來源，高校歸檔范圍已不僅僅局限于《高等學校檔案管理辦法》中提到的類別，但是也還沒有新的管理制度適應檔案理論發展變化對高校歸檔范圍進行有效規范，個人檔案、口述檔案的征集與積累工作在引發檔案研究和管理者反思，這些新型檔案的真實性、可靠性如何界定尚缺乏有效的標準，在這種情況下，不加辨別地“凡文必檔”難免流于檔案虛無主義，消解了檔案的證據宗旨，也為后期數據利用造成干擾信息。二是注意在建構記憶過程中要以客觀性公正性為底層原則。檔案記憶觀強調記憶是在控制論基礎上被建構的，因而檔案工作者的思維高度和理論水平對檔案資源對建構從長遠來講，影響著學校記憶產生的觀點和結論，這就要求檔案工作者在資源建構過程中時時要將客觀性、公正性作為基礎底層原則，秉持“不虛美，不隱惡”的實錄標準，構建檔案資源，使高校記憶得以客觀全面呈現。

【參考文獻】

[1]馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與“中國記憶”數字資源建設[J].檔案學通訊,2012(3):4-8.

[2]徐擁軍.檔案記憶觀的理論基礎[J].檔案學研究,2017(6):4-12.

[3]特里·庫克.四個范式:歐洲檔案學的觀念和戰略的變化[J].檔案學研究,2011(3):81-87.

[4]加小雙.后現代檔案學理論的范式成長與范式批判[J].檔案學通訊,2021(3):35-38.

作者:王琴 單位:北京電子科技職業學院