檔案管理理論知識精選(九篇)

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第1篇：檔案管理理論知識范文

[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關系，研究二者融合的必要性與可行性。

21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。

一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性

計算機技術的發展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案信息知識化。

1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇

“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入到知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。

2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系

傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現有研究成果分析

知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。

檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。

知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。

三、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程

與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在內部，可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上，實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。

五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質

第2篇：檔案管理理論知識范文

【摘要】面對檔案事業建設與發展的新形勢、新任務,必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化,建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程,必須明確目標,抓住機遇,加強協調,統一建設,重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍,每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想,使檔案質量不斷提高。

【關鍵詞】檔案管理質量

一、檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理就是單位領導檔案工作人員以科學方法為手段,充分發揮科學管理和專業技術的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平,以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點:

全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量,人人有責”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題,不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質量的前提。檢查檔案包括的內容比較多,一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執、被檢查單位的書面意見或說明、相關的調研資料等;檢查結論及總結資料:檢查結論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結、檢查情況匯總表、有關請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環節中的資料匯集而成的,是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發,檢查工作的開展,到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規問題的整改等,整個過程都必須有嚴格的工作規則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質量管理意識,是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負責,是保證檔案質量的重要手段

檢查檔案質量與業務工作質量緊密相連,統一檔案整理、裝訂工作的規范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規則的意識,高質量地完成檢查工作。實踐證明,建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度,是保證檢查檔案質量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關性。

3.加強檢查檔案質量的事中控制與管理,是提高檔案質量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內容和檢查方式的變化以及檢查規則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應檢查工作發展要求,檢查檔案管理工作重心也應由事后控制與管理轉變為事中控制與管理。只有在檢查過程中及時發現和解決影響檔案質量的問題,加強檢查檔案質量的事中控制與管理,不斷發現、研究和解決新問題,才能不斷適應監督檢查工作的發展要求,保證檢查檔案的質量。

4.積極推進信息化進程,是提高檔案管理質量的必然要求

隨著辦公自動化技術的普及,財政檢查機關檔案管理的現代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度,提高工作效率,還可以節省存放空間。如果采用人工和計算機相結合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規范,查找時一目了然,又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高,與工作人員的質量意識有著密切關系。其中,領導的檔案質量意識最為關鍵,領導通知必須提高認識,轉變觀念,認清檔案管理的重要性,認清檔案數字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設,因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領導,要牢固樹立檔案質量意識,用較高的工作質量來促進檔案質量。

2.建立內部人員的制約機制

要不斷提高檔案人員素質,加強管理,完善規章制度,建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說,就是要有強烈的事業心和高度的責任感,要有良好的服務意識,要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作,檔案人員業務素質的高低,對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的計劃,使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.運用計算機檔案管理系統

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能,同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統的紙質檔案載體,在檔案領域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。

總之,檔案工作者肩負著歷史的職責,提高檔案管理人員的意識,檔案科學管理,用豐富科技信息資源,推動檔案事業的發展。實踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質量穩步提高。

參考文獻:

第3篇：檔案管理理論知識范文

關鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理

所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機構根據國家有關政策法規，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事管理業務。當年國家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項舉措，也是為了適應社會發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關系和人事檔案管理為主的人事機制，但在執行程中存在一些諸如機構與被高校間職責不清，相關的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。

一、人事制下的高校人事檔案管理內涵

人事制與高校人事檔案：高校在適應社會發展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關系由人才交流服務機構代為管理，高校與個人建立聘用關系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事的人員在聘期內，高校依照聘用合同有關規定對其進行管理，解聘或不再續聘的轉回人才服務機構，脫離與學校的關系。它的最大特點在于實現人事關系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權，承擔相應的因使用人才而產生的按勞付酬、考核獎懲等義務，逐步使人才的使用權和所有權分離，把原來由單位承擔的社會責任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關人事的事務性工作負擔，消除新接收人員對單位的依賴，以實現高校用人的自主權，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事制度，也是高校制度改革的一項重要內容。

代管的高校人事檔案內涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學歷和評聘職務、政審、黨團、獎懲、工資、任免調動等十大類，根據用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務任免、獎勵懲處、品德作風、業務能力、工作表現等；學歷學位類：履歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修培訓等；專業技術類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等；社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優、購房和住房公積金、合同與協議等；教育衛生類：如學籍學位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫療等；安居樂業類：如房屋權屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關系、、棄檔與出國等保障權益的檔案；派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關，是在他們在不斷成長中產生的新生資源。

代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權威性，她可用“憑據”幫你尋根溯源，用“數字”為你排憂解難和去偽存真；在個人的“成長發展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學籍和房產檔案可辦就業手續和確定房產權，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產繼承手續；又如晉職晉資、進修培訓、醫療保險，產權公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當今憑證作用和法制效應越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

二、人事制下的高校人事檔案管理現狀

近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學校檔案館對傳統體制下的教職工檔案進行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當地人才交流服務中心進行管理，當一大批租聘者長時間被正式聘用后其檔案才能轉至校檔案館，期間有的需要相當長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事機構管理，但的人事檔案在管理存在不少問題。

1．機構與高校管理職責不清

制度的不健全和管理的不規范，使雙方職責不明確，操作中容易失誤；如機構側重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現代管的人事檔案大多以原有結構狀態存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據；同時，檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標準化和現代化管理，轉來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質量受到影響。

2．代管的人事檔案內容不齊全

人事檔案的內容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態狀，需要連續不斷地補充與更新，才能真實地反映其現實面貌，但有的檔案內容的補充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業績考核、職稱考評、繼續教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉干、升學或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等；還有的因多次調動或重新建檔，出現了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據功能；還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。

3．代管的人事檔案材料不連續

高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學歷材料是收集重點，如自高中到博士學歷的原始材料，應具有報考表、入學登記表、學籍表、畢業生登記表或鑒定表、授予學位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續性不夠。

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4．代管的人事檔案查閱不方便

高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預備黨員轉正事宜、例行人事調查等時，需經由高校人事部門到機構去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據檔案材料開據證明等，都需反復要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉遞至機構，轉遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質量。中國

三、人事制下的高校人事檔案管理對策

檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作，雙方管理機構不僅要規范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務功能，搭建交流溝通的平臺,營造和諧工作環境，為雙方提供優質、方便、快捷、高效的服務。

1．優化人事檔案的服務環境

為促進人事制下的高校人事檔案管理和服務效能，要及時完善更為科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理者的政治和業務水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業、精通業務，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環節的技術，而且還要掌握自動化、信息化、網絡化的知識和技能，提高檔案管理技術水平，優化人事檔案管理的服務環境。

2．規范人事檔案的管理程序

高校與機構之間須加強溝通、協調工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合機構做好檔案材料的收集工作，機構也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協調工作，著力解決職責不清、范圍不明、關系不順、程序不規范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環節間的運行機制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞等規章，機構要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學歷變更、職務、職稱變動、工資調整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉交給人事機構，使代管人事檔案管理逐步實現規范化管理。

3．做好人事檔案的收集整理

全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續完備，嚴格把好歸檔材料質量關；機構與用人單位要注意溝通信息，方需及時把握材料形成的規律，掌握材料的來源和環節等，了解材料中經常出現的問題，主動與單位或個人取得聯系，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯系制度，建立人事檔案材料收集網絡，機構把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發到用人單位，定期聯系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和機構進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性。

4．拓展高校檔案部門的管理功能

高校檔案部門不僅要承擔起傳統的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉給檔案部門；在人事檔案材料產生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業務上加強溝通，及時了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產生后，檔案部門對方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統一管理，提供系統性、完整性的檔案服務。

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5．建立代管人事檔案信息管理體系

機構應及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統的信息連接，實現信息共享，用人單位可以借助網絡平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務、工作簡歷、家庭成員、社會關系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統計、分析等的現代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關人事檔案信息的需求。中國

在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰，需要盡快形成與其相適應的人事檔案管理的模式，明確職責、規范管理，發揮人事檔案制度的優勢，使人事檔案在高校培養人才、使用人才中發揮更大的作用。

參考文獻：

1 張曉黎．高等學校實施人事制度的思考[j]．科技情報，2008（3）

2 蔡穎．論網絡環境下高校教工人事檔案管理[m]．源于實踐 服務全局，中國檔案出版社，2008.8

第4篇：檔案管理理論知識范文

[關鍵詞]企業檔案知識管理管理體制生命周期

一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景

隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。

2.檔案一體化管理

檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：

(1)檔案一體化的目標

實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

(2)檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、檔案一體化管理的具體內容

文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。

(4)文件、檔案一體化管理的技術保障

文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。

參考文獻：

第5篇：檔案管理理論知識范文

1.1各種檢查、評估工作導致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職學校教育重視程度的不斷提高，中職學校在不斷提高辦學規模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職學校精心準備相關的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據評估內容的不同要求中職學校準備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進行重復的整理與分類，導致中職學校的檔案管理工作停滯不前。

1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學校管理工作的基礎，其內容繁瑣，尤其是在學校的發展過程中會產生大量的檔案材料，而傳統的檔案材料是以紙質的形式存在，這些材料的日益積累必然會導致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據五家渠職業技術學校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現電子版，這樣的結果是不僅影響學校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導致檔案材料出現丟失與損壞的現象，同時也會增加學校的管理運行負擔，眾所周知，檔案信息的紙質化要求不僅要求學校建設相應的檔案室，還要消耗學校大量的紙張等辦公用品。

1.3檔案資料的收集不完整。基于中職學校廣大教育者對檔案工作的認識程度還不夠，導致人們缺乏檔案材料的收集意識，導致相關檔案信息的缺乏；同時中職學校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規定，具體表現為中職學校的管理者決定著學校檔案的信息內容，比如對學校負面信息不保存，而只保存關于學校良好報道的信息。

2新時期完善中職學校檔案管理工作的具體對策

基于新時期中職學校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發展檔案信息化建設，通過實現檔案的信息化提高中職學校檔案管理工作的水平。

2.1加強檔案信息的數字化建設。檔案信息的數字化建設是通過計算機技術將傳統的檔案信息轉化為數字形式并存放于計算機中，通過實現檔案信息的數字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復利用率：首先，實現紙質檔案的信息化。紙質的檔案信息受環境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現電子化就可以避免因為受潮等導致的檔案損壞現象出現；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現出所要反映的信息，實現照片的信息化主要通過計算機掃描和數碼設備直接形成數字照片。

2.2加大投入，提高硬件設施。中職學校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎設施，因此中職學校要加強對學校檔案管理工作的支持力度，設立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設備，提高檔案館(室)的建設，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規范。

2.3增強檔案管理人員的現代信息技術應用能力。學校檔案信息化建設需要高素質的檔案管理人員，尤其是需要懂現代信息技術的綜合型技能人才，因此中職學校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓：一是學校應不斷加強檔案在職人員的繼續教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學校要增加檔案管理人員編制，積極引進一批懂計算機信息技術的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學校擔任名譽教師，定期對現有教師進行培訓。

2.4加強檔案的收集和整理。學校要建立專門的檔案管理機構，負責收集學校的各種檔案信息，并且要制定統一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應堅持“以我為主”的歸檔原則，根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎。

3結束語

第6篇：檔案管理理論知識范文

一、電子商務檔案應用的智能化趨勢

電子商務檔案是企業管理的重要組成部分，是企業從事商務活動中最原始、最可靠的數字化信息。充分利用電子商務檔案信息，為企業發展提供商情預測、營銷策劃、客戶關系管理、維護企業或經營者合法權益已經成為電子商務檔案應用的一個重要領域。而電子商務檔案應用的智能化趨勢無疑已經成為電子商務行業的重要研究方向。

1、客戶關系管理的智能化。客戶檔案毫無疑問將是電子商務檔案的一個不可忽視的組成部分。在企業從事電子商務的過程中，電子商務系統將提供一種商家與客戶進行交流的新方式，這就要求企業管理者以全新的思維來看待客戶關系管理。客戶關系管理源于“以客戶為中心”的新型商業模式，是企業樹立以客戶為中心的發展戰略的核心部分。企業通過智能化的客戶關系管理系統來加強對客戶的服務提高客戶滿意度和忠誠度，提高企業效率和利潤水平。通過客戶關系管理系統企業加強與客戶的聯系、分析客戶的需求、研究產品的市場、拓展潛在的利潤空間、提高產品的市場競爭能力、改進企業的管理漏洞、吸引更多的優質客戶進而達到優化、提升企業管理能力、提高企業利潤水平的目的。而這一切的實現都依賴于智能化的客戶關系管理系統、智能化的客戶數據庫的開發與應用。智能化的數據庫技術是所有其他技術的基礎。

2、智能化的商情預測。面對浩如煙海的客戶及企業營銷、銷售和服務信息，如果沒有一個具有高度商業智能的數據分析和處理系統是不可想象的。智能化的商情預測系統利用數據挖掘的思想、數據倉庫的管理技巧、一對一的營銷策略、個性化的售后服務、智能化的數據分析和數據處理工具不斷滿足客戶的需求，提高企業的贏利能力、拓展企業的贏利空間。同時，智能化的數據分析和數據處理系統將不僅實現現有的商業實踐和商業需求，更將不斷地實現向市場、客戶的學習過程，不僅僅只是重塑企業商業流程，而是能夠為管理者提供智能化的決策分析工具。

3、智能化的營銷策劃。借助于智能化的營銷策劃管理系統，企業將能夠更加全面地分析產品及市場信息，制定高效的營銷計劃，設計切實可行的銷售及服務指標，協調產品、服務、物流等渠道的配合關系，實現企業管理的最優目標。

總之，隨著電子商務的發展，智能化電子商務將逐漸走入人們的日常生活。電子商務智能化是指利用數據倉庫、數據挖掘技術對客戶數據進行系統地儲存和管理，并通過各種數據統計分析工具對客戶數據進行分析，提供各種分析報告，如客戶價值評價、客戶滿意度評價、服務質量評價、營銷效果評價、未來市場需求等，為企業的各種經營活動提供決策信息。或者說電子商務智能化是企業利用現代信息技術收集、管理和分析結構化和非結構化的商務數據和信息，創造和累計商務知識和見解，改善商務決策水平，采取有效的商務行動，完善各種商務流程，提升各方面商務績效，增強綜合競爭力的智慧和能力。而電子商務檔案管理的智能化將是電子商務智能化的一個靚麗的奇葩。

二、電子商務檔案信息檢索的智能化需求

第7篇：檔案管理理論知識范文

受社會環境和自身條件等各方面因素的影響，目前我國高等院校的檔案管理工作，無論是管理理念、組織機構、服務方式、隊伍建設等各個方面，都存在一定的問題和缺陷，突出表現在以下幾個主要的方面:

1．1管理理念相對滯后，管理工作被邊緣化

由于人們對檔案管理工作的重要性缺乏充分的認識，過去的檔案管理“重收藏輕使用”，致使高校檔案管理工作逐漸被“邊緣化”:長期以來，高校檔案管理工作側重于經驗性的傳統管理，側重于對檔案的收集、整理、編號和入庫等傳統的“收藏”和“保管”工作，僅僅注重數量管理而忽視了質量管理。在檔案的借閱和利用方面，管理人員處于相對被動的‘守株待兔”狀態，缺乏主動的、走出去的服務意識和市場競爭意識。與此同時，在檔案信息數字化建設方面，高校檔案管理工作者持順其自然的態度，缺少開拓、創新的精神，致使檔案管理創新工作進展緩慢。

1．2檔案管理機構設置老化，發展空間狹窄

目前，我國高等院校檔案管理機構形式各異，組織機構相對比較渙散。許多高校檔案管理部門或隸屬學校辦公室，或掛靠于學校圖書館，或附屬于校內某個部門，檔案管理工作的主體地位存在缺失，在一定程度上影響了檔案工作的生存和發展空間，進而影響了檔案管理工作的創新和開展，影響了高校檔案管理工作的法制化、程序化建設，檔案館的數字化建設整體水平偏低。

1．3高校檔案服務方式、內容、對象單一

受多方面因素影響，我國高校檔案管理工作者缺乏主動的服務意識，在檔案服務工作實踐中，大多習慣于傳統‘等客上門”的老模式，檔案服務內容大多局限于紙質案卷的查閱、復印、打印等傳統服務，較少提供可查閱的電子案卷，甚至不能提供電子文件搜索服務;操作方式習慣于傳統的手工操作，電子化、自動化水平較低，工作效率必然會受到影響;在服務對象方面，傳統的檔案服務對象，主要是校內師生，較少對校外提供服務，檔案開發利用怠于創新。此外，高校檔案管理還存在人才緊缺、管理團隊建設滯后，以及檔案管理信息化程度不高等諸多問題。也正是高等院校檔案管理中存在的諸多問題，造成了高校檔案管理工作的被動局面。在當前以信息化、數字化為主要特征的知識經濟時代，高校檔案管理工作必須與時俱進、不斷創新，關鍵要在轉變管理理念、優化機構設置的基礎上，優化高校檔案服務工作，以更好地服務于客戶，服務于經濟、社會發展的實際需要。

2高校檔案管理體系的重構

知識經濟帶來了經濟和社會的巨大變革，也對高等院校檔案管理工作提出了新的要求。針對我國高等院校檔案管理工作中存在的諸多問題和不足，重構高校檔案管理體系，關鍵要做好以下幾方面的工作:

2．1構建科學發展、持續創新的管理理念

行為創新、理念先行。重構高校檔案管理體系，首先要求重構高校檔案管理理念。首先要轉變內部思想，在檔案管理實踐中，徹底摒棄“重收藏輕使用”的理念，要跳出“大而全”、“小而全”的片面觀念，從時間、空間、環境等多個維度，全方位思考問題，實現檔案管理規范化、制度化、服務化的有機結合;在外部環境營造過程中，高校檔案工作者要摒棄傳統、保守的理念，要立足于經濟社會發展的實踐，以開放創新的姿態，廣泛通過學術交流、專項合作、聯合開發、調研學習等多種形式，加強與外部的交流與合作，積極拓展檔案管理工作的內涵和外延，拓展高校檔案管理工作的生存和空間，提高學校檔案的利用效率。另一方面，在宏觀管理理念定位方面，高校檔案管理工作應始終堅持“科學技術是第一生產力”的理念，通過持續創新，推動高校檔案管理工作的不斷改進。高校檔案管理工作的創新，要始終立足于檔案管理的實際需要，提高工作的積極性、主動性和前瞻性，要進一步明確高校檔案“藏為所用，以用促藏”的觀念，要明確“收集是手段，利用是目的”的理念，使高校檔案管理的創新得到持續、穩步推進。

2．2健全組織機構、科學規范管理制度

重構高校檔案管理體系，必須按知識經濟時代特色和要求，健全高校檔案管理的組織機構。近年來，隨著我國計算機技術和網絡技術的快速發展，數字化校園建設工作深入推進，高等院校檔案資源的開放性需求越來越強烈，高校檔案管理的重要性日漸突出，建設現代化檔案館的呼聲也越來越高。因此，高等院校應該與時俱進，將學校檔案館升級為獨立的二級單位，通過明確檔案工作的主體地位，為檔案館各項工作的順利開展提供制度保障。其次，在組織機構建設方面，應結合知識經濟時代檔案管理工作的實際需要，結合高校檔案管理“人員少、任務重”的情況下，構建科層扁平化的管理模式，并建立分權式的決策參與制度，使高校檔案管理工作具有一定的挑戰性。要通過建立一種緊湊、干練的扁平化組織結構，節約管理費用，并充分發揮計算機的輔助作用，提高檔案管理工作的信息化水平;再次，要在扁平化管理的基礎上，持續提高管理的專業化水平，學校檔案館要細化科室的崗位職責，建立了主副崗工作制度，既有明確分工，又有團結協作，共同完成建設現代檔案館的目標。

2．3創新服務模式、構建多元服務平臺

創新高校檔案管理工作服務模式，關鍵是要在創新服務理念的基礎上，結合學校檔案管理工作實踐，構建多元化的檔案服務管理工作平臺。具體來講，首先要提升檔案服務管理工作的整體質量和水平。特別是在服務方式的拓展方面，要充分利用網絡、電話、微信、微博等現代化的傳播媒介，為客戶提供多樣化的遠程服務，以更好地滿足客戶的實際需要。與此同時，還要建立網上檔案館，面向校內外不同主體開展網上搜索、網上借閱、資料下載、在線瀏覽等多樣化服務。特別是要借鑒校園平臺、校園平臺，強化高校檔案知識的普及，實現對高校檔案資源的深度開發和利用。要在積極挖掘新客戶的同時，使檔案服務由傳統的管理控制型向現代的服務引導型轉變，以此提高學校檔案資源的利用效率。

2．4加強隊伍建設、強化團隊合作意識

重構知識經濟時代高校檔案管理體系，要求我們加強高校檔案管理隊伍建設，強化團隊合作意識。具體來講，一是要尊崇人的全面發展觀，按照“以人為本”的理念，在尊重檔案管理工作者個性差異的基礎上，鼓勵全面發展，構建“以知設崗、以崗定津、拉開檔次、按崗分配”的激勵機制和考核機制，從而充分調動檔案管理工作者的積極性和主動性;同時，要鼓勵職工通過外出調研、業務培訓、專業學習等形式，加強學習提高，從而為職工搭建施展才華的有利平臺，為他們創造自由發展的空間，提升職工的業務素質和理論水平。此外，還要通過“引進來”的方式，吸引高層次的復合型檔案人才加入到檔案管理隊伍中來，以此優化檔案管理隊伍結構，提升學校檔案管理工作的整體水平。另一方面，在加強隊伍建設的同時，還要強化團隊建設:學校檔案館從實際出發，以“重知識、重能力、鼓勵知識創新”為指導思想，對束縛人才發展的機制和制度進行改革，發揮“傳、幫、帶”的作用，通過有力的團隊建設，使高校檔案管理工作者在思想上、感情上、心理上對單位產生認同感和歸屬感，為重校高校檔案管理體系奠定良好的人才基礎、隊伍基礎。

2．5創新管理方式、加強信息化建設

重構高校檔案管理體系，要求我們注重技術傳承創新，加快檔案管理工作的信息化建設。具體來講，首先要構建文檔一體化管理模式，要在以手工傳承為主、以計算機管理為輔的基礎上，加大了對檔案管理的信息化建設投入力度，特別要構建紙質與電子文檔同步歸檔機制;要遵照“主次分明，突出重點”的原則，逐步實現館藏案卷的數字化，建立了網絡檔案資源數據庫，建立了網上檔案館，實現了對電子文件、電子數據的一體化管理;其次，在檔案的信息化建設方面，要注重檔案管理信息系統的升級，實現學校數字化共享平臺的對接，持續提高學校檔案管理工作效率;再次，要注重創建檔案信息服務網站，及時更新檔案工作動態，為檔案用戶提供了快捷便利的服務，持續提高學校檔案管理的信息化水平。

作者:魏紅 單位:湖南廣播電視大學

參考文獻:

［1］周昌寶．高校檔案管理服務轉型發展趨向［J］．江蘇高教，2014(1):141～142．

［2］胡唐明，鄭建明，秦嘉杭．“螺旋”向度下的知識管理研究［J］．情報雜志，2016(1):104～108．

第8篇：檔案管理理論知識范文

摘 要：在信息時代，傳統意義上的開發利用因存在各種局限而難以向用戶提供滿意服務，把知識管理引入檔案工作中，分析兩者的關系，運用知識管理的理念和方法分析目前的檔案開發利用工作存在的問題，并提出對應的策略，以期更好的推動檔案實踐的發展與檔案學理論和知識管理理論的融合創新。

關鍵詞：知識管理；檔案信息資源；開發利用

1.知識管理與檔案開發利用的關系

知識管理理論一般將知識劃分為顯性與隱性，而檔案作為社會實踐的原始記錄，承擔了隱性知識的顯性化和顯性知識固化的作用，因此，檔案具有知識屬性，檔案信息資源中包含了對組織和個人十分重要的亟待挖掘的知識。

筆者認為，用知識管理理論指導檔案信息資源的開發利用就是要用知識管理的理念武裝檔案工作者的頭腦，促使檔案工作者成為知識工作者，把檔案部門作為一個知識管理和交流創新的平臺，成為知識的加工者、分享者、服務者，把檔案信息服務提升到知識服務的層面上來，從而做好開發利用工作[2]。

2.傳統的檔案開發利用存在的問題

2.1 利用的意識淡薄

檔案的利用是檔案工作的重要環節，對于檔案館來說，做好檔案的利用工作，不僅是實現檔案價值的重要途徑，更是檔案部門賴以存在和發展的重要基礎。但目前，一方面，檔案工作者主動提供利用的意識不強，檔案工作多重視收集和保管，利用上以被動等待為主，缺少以用戶為中心的服務思想。另一方面，公眾利用意識不足，社會檔案意識淡薄，許多人對于檔案有何價值，如何利用檔案解決工作學習上的問題不清晰、不了解，利用檔案的熱情不高。

2.2 利用方式單一

目前大多數檔案館提供的信息利用方式處于初級階段，多是以利用者到實體檔案館查詢記錄為主，并提供檔案的題錄、文摘等基礎性在線查詢服務。這種落后的服務理念和服務方式也很難適應社會的利用需求。

知識經濟時代，用戶關注的已不再是簡單的獲取文獻而是如何從繁雜的信息環境中找到能解決所面臨問題的信息內容，并將這些信息融化和重組為相應的知識或解決方案。單一的利用方式必然限制檔案利用工作的開展。

2.3 開發的寬度不夠

表現為重視顯性信息的開發而忽視隱性的信息、知識。大量的信息和知識不僅存在于文件或檔案庫中，也根植于各類組織日常管理、生產運行的程序、慣例以及規范之中，更有一大部分存在于組織成員的頭腦中。傳統的檔案開發工作，往往限于檔案的定期接收，缺少主動開發，缺少對隱性信息資源的挖掘。

檔案開發工作除了要對顯性的帶有知識性質的檔案信息進行開發外，也應該盡可能的對分布在個人或不同部門中的片段式的知識資源進行開發，避免因單一形式的檔案開發客體而流失一些珍貴的知識信息[3]。應該注重廣泛的收集、開發那些零碎、隱形的信息。

2.4 開發的深度不足

檔案信息的開發多以一次開發為主，即收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統計等基礎性工作，少部分深層次開發就是傳統的檔案編研，缺少對于包含有知識的檔案信息的深入挖掘。難以滿足用戶對相關知識的需求。對于某個主題或類別的檔案，只有從更加深入的層次去思考檔案信息內容以及與其相關的知識分布，才能使相關檔案信息最大限度地集結在一起，才能進行深度加工，成為系統、全面的知識成果。

3.知識管理指導下檔案開發利用的策略

3.1 加強檔案宣傳培訓，提高檔案利用意識

檔案工作歸結起來需要人去做，要加強隊伍建設，加大檔案宣傳，從檔案工作者和檔案用戶兩方面提高檔案意識。

第一，把好入口，強化培訓，建立高素質的人才隊伍。明確檔案開發利用工作是一項以專業知識為基礎的不同于機械性和體力勞動的工作，樹立檔案工作是知識工作，檔案利用是向用戶提供知識服務的觀念，營造學習知識、分享知識的良好文化環境，促使館員有意識的創新開發利用工作。

第二，因地制宜開展檔案宣傳工作，助力社會檔案意識的提升。除了利用網絡，多方式的、長期的開展檔案宣傳外，要充分認識到，滿足用戶的利用需求，就是最好的宣傳。做宣傳工作，不能僅依靠幾場展覽，幾個網頁，更多的是要思考如何提供利用。要針對用戶的不同需求，提供小眾化的信息知識服務，對服務窗口和平臺精心設計，將知識性和趣味性相結合，推送一些貼近大眾生活的通俗易懂的宣傳材料，消除檔案與公眾生活的隔閡。

3.2 推動檔案信息化建設，創新檔案利用方式

創新檔案利用方式，使以用戶到館查詢為主的利用轉變為以應用信息技術提供檔案產品為主的方式，要做到這一點，必須要建設數字化的信息資源庫，并著力打造檔案館網站。

一是推動紙質檔案數字化、信息化。具有相當數量和規模的數字化信息、知識是實施知識管理的前提條件。一方面，檔案館應加快檔案數字化與信息化建設，快速、準確、有計劃、有步驟地變紙質檔案為數字化的檔案信息；另一方面，檔案館應加強與科研單位、其他檔案館、圖書館等信息機構的聯系，通過對多方數據資源的整合，及時更新與補充數據庫資源。

二是著力打造檔案館網站。在服務理念上，檔案館網站要從“宣傳型”、“展示型”轉變為服務型。樹立檔案館網站只有為用戶提供信息乃至知識服務才是它最大價值所在的觀點。在服務內容上，要主動提供多途徑的檢索方式，根據對用戶的分析提供針對特定服務人群的信息服務。在網站設計上，做到版式欄目設置合理、色彩搭配和諧、操作簡單直觀。

3.3 注重對隱性知識的挖掘，拓展檔案開發寬度

隱性知識一般存在于人的思維之中，注重對隱性知識的挖掘，需要檔案部門加強與其他單位部門的協同合作。首先，可以利用網絡平臺，建設知識和經驗的共享機制。使得不同的人員都可以在網絡上分享自己的體驗、經驗和知識。其次，檔案部門加強電子文件的收集與管理，對網絡上相對顯性化的信息進行收集、整合。

3.4 建立特色專題檔案庫，延伸檔案開發深度

檔案開發寬度的拓展并不代表開發深度的延伸。通過檔案編研和對檔案知識的整合加工形成專題檔案庫。專題檔案庫能將檔案的歷史價值充分體現出來，形成知識密集型的服務內容從而很好的解決這個問題。專題檔案庫的建設應根據館藏特色和地域特色，收錄有價值的連續性歷史事件相關資料，可以是對某一問題的系統探討，也可以是對某一事件、某一歷史人物的專題介紹，通過對數據庫中的信息進行鑒定、取舍，并充分利用先進的數據庫技術進行整序和重組，把零散的，已經顯性化的知識再加工，形成系統的知識產品。這一活動過程必然需要檔案工作者投入大量的精力和時間，而這種凝結著檔案工作者勞動的知識產品就是檔案深度開發的產物[5]。

實踐發展是理論進步的源泉，檔案開發利用中對知識管理的運用也會為整個檔案實踐和檔案理論開拓一片新天地。

（作者單位：安徽大學）

參考文獻：

[1] 尹曉慧.基于知識管理的圖書館創新研究[J].科技情報開發與經濟，2010年（13）.

[2] 姜媛.知識管理背景下高校檔案館功能拓展探究[J].檔案學通訊，2014（4）.

第9篇：檔案管理理論知識范文

關鍵詞：檔案管理  人員素質  對策  新形勢

        0 引言

        隨著改革發展的不斷深入和信息技術的不斷革新，檔案管理工作在經濟社會發展中的作用日益突出，檔案管理專業化、技術化不斷增強，這就要求檔案管理人員具備更新、更高、更強的能力和素質。

        1 新形勢下檔案管理人員面臨的挑戰

        新形勢下檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內容更豐富、分工更專業。技術更先進集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果；內容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內；分工更專業意味著檔案管理作為一門專業化管理工作，已經在眾多單位中得到重視和普及。然而，新形勢下的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點，即保真、保密、保存、保讀取等難題。實踐中，美國阿波羅登月和北京亞運會的一些電子信息已經無法讀取。前不久，國家保密局對中央各單位的檔案管理工作檢查中，發現大量管理漏洞，而且有些單位的機密已經泄漏，這都為檔案管理人員提高能力素質提出了新的挑戰。

        2 新形勢下檔案管理人員基本素質要求

        新形勢下檔案管理人員應該具備新的素質，概括而言，需要在意識、能力、精神三個方面有新的提升。

        2.1 樹立三大意識

        2.1.1 服務意識 以往，檔案管理具有極強的被動性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發展。

        2.1.2 安全意識 有些檔案涉及到國家安全和社會穩定，有些檔案關系到企業競爭與發展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。

        2.1.3 創新意識 創新是工作持續改進、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規的工作做法將不再適應。因此，檔案管理人員必須樹立創新意識，勇于探索、勇于創新，不斷研究共性的、規律性的新問題，提出創新的決策對策和辦法。

        2.2 打造三類能力

        2.2.1 操作能力 要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎的是要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引、檔案的保護等。此外，還需要具有統籌安排、仔細耐心的基本品質。

        2.2.2 管理能力 要成為一名優秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

        2.2.3 學習能力 適應新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學習的能力。當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。

        2.3 培養三種精神 高素質的檔案管理人員應該培養愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神。只有對檔案管理工作熱愛乃至迷戀，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果；只有求真務實的作風，才能腳踏實地，一步一個腳印，闖出自己的一片天地；只有甘于奉獻的精神，才能充滿前進的動力，抵制各類誘惑，努力為檔案管理工作作出應有的貢獻。

        3 新形勢下檔案管理人員素質提升對策

        檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。

        3.1 營造良性競爭氛圍 以往，檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比，檔案管理部門內部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升。因此，必須營造良好的競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為；最后，要制定一系列相關的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。

        3.2 建立完善的激勵體系 理論上，激勵包含正激勵和負激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。

        3.2.1 獎勵措施 針對檔案管理工作人員的表現，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對作出創新貢獻、業務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質和精神相結合的方式，并充分利用提拔晉升、發放獎金、精神鼓勵等具體方法。

        3.2.2 懲罰措施 建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施，切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。

        3.3 健全考核評估制度 激勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結果作為依據，這就要求健全考核評估制度。

        3.3.1 制定考核標準 考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內容細化為服務態度、服務效率、創新成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目，廣泛征求群眾意見，設立相應的評分標準，進行定量和定性評分。

        3.3.2 客觀的考核 考核過程中，可以考慮采取360度考核策略，即從服務對象、領導、檔案管理內部員工、其他部門員工多個角度進行測評，確保評估結果的公正、客觀和公平。

        3.4 加強培訓學習 培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑，在培訓方面：第一，促進培訓的經常化、制度化。實踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質的提高。可以考慮將培訓工作納入單位發展規劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作，確保實效。第二，培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內容枯燥無味，應用性不強。如果能夠結合參觀訪問、實習交流等多種形式，培訓的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察制度，及時鞏固培訓成果。

        在學習方面，要積極營造學習氛圍，打造學習型組織。一是要以終身學習為目標，倡導經常學習、時刻學習；二是要全員學習，帶動全員參與，提高整體素質；三是要全過程學習，對檔案管理工作的整個流程進行深入學習改造；四是要團隊學習，促進成員間的互幫互助。此外，單位或部門應該創造一定的學習條件，例如，保證檔案管理人員的學習時間，報銷一定比例的書費等。同時，還要開展一系列的活動，包括知識競賽、技能比賽等，調動檔案管理人員學習的主動性和積極性。

        4 結論

        總之，在新形勢下，檔案管理工作存在著新的挑戰，也對檔案管理人員提出了新的素質要求。當前，檔案管理人員必須樹立三大意識、打造三類能力、培養三種精神，才能適應新時代的要求。然而，提高檔案管理人員整體素質需要借助于創造良好的競爭氛圍，建立科學的激勵體系，健全公開、公平的考核評估機制，并加大對員工的培訓力度，倡導員工自我學習。 

參考文獻：

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