檔案管理知識全文(5篇)

一、電子檔案在現代信息化建設中發揮的作用

何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方式可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案具有以下特點：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統依賴性。使用電子檔案是適應當前社會形式發展的需求。要進行信息化建設就需要使用高科技的信息設備，例如電子計算機、網絡等。要使用這些先進的設備就必須將現有的各種實體信息實現向數字化的轉變。檔案也必須由紙質轉換為數字信息，如果不能夠成功的將紙質檔案轉換為電子檔案，那么必然會嚴重影響到信息化建設的進程，對信息化的推進造成嚴重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統檔案利用的種種限制。共享信息是實現信息化建設的重要目的，然而傳統的檔案信息很難實現共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優質的服務。

二、電子檔案歸檔工作中存在的問題

雖然檔案信息化建設已經有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。

（一）電子檔案無法獨立存在

在很多企業與單位里的電子文件都只是紙質文件生成、運轉過程中所出現的一種附帶的產品，缺少獨立存在的價值，因此也不具備取代紙質文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進行增、刪、改等操作，一點也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

一、醫院檔案管理信息化建設過程中存在的問題

第一，目前醫院的檔案管理基礎設施存在缺陷。我國大部分醫院注重醫院的技術和業務，忽視醫院的檔案管理，因此檔案管理的信息化建設缺乏。例如，網絡技術的缺失、計算機的信息處理等基礎設施水平較低，難以發揮出檔案管理的功能；第二，醫院檔案管理缺乏規范的制度，沒有明確管理的規范和管理的范圍，導致醫院檔案信息化管理沒有完善的體制、明確的職責分工以及機制不健全；第三，醫院檔案管理的人員大多缺乏專業的管理知識和經驗，很少有信息化的建設人員。檔案管理的工作人員年齡偏大，結構老化，同時缺乏專業的檔案管理知識，影響了醫院檔案管理工作的質量和效率。

二、新形勢下醫院檔案管理的創新與實踐

1.管理理念與管理制度的創新

信息技術快速發展，信息化技術在醫院檔案管理中的應用，能夠提高檔案管理的質量，更好的發揮服務作用。醫院要重視檔案管理，改變傳統觀念，實現檔案管理方式的多樣化。檔案管理過程中，首先，要促進人力資源的管理，構建完善的員工評價制度，激勵員工的工作積極性和創造性，營造良好的管理工作氛圍；其次，建立可行的、規范性的管理制度，確保醫院檔案管理工作的統一性、標準化.制定檔案管理的規章制度時，要結合醫院的實際情況，以及醫院的未來規劃，對檔案管理的規章制度進行改善和優化；最后，醫院檔案的管理中，要鼓勵信息化管理，以電子記錄代替紙質記錄，提升檔案管理的質量。

2.檔案管理的服務特色與手段創新

檔案管理是醫院管理中的重要內容，是服務醫院的重要手段，在檔案管理信息化建設中要凸顯出其服務職能。檔案管理要真實、全面的記錄信息，醫院各部門之間要相互合作，提升檔案信息的準確性。信息技術的使用能夠提升醫院檔案管理的質量，提高檔案管理的效率。另外，檔案管理工作還可以借助信息技術進行檔案信息的完善、更新以及保護。文件檔案信息的管理中，完善文件檔案的結構，統一對文件信息進行整理和利用，利用信息技術構建檔案數據庫，利用掃描等技術將檔案信息錄入到數據庫中，同時醫院負責人以及醫務人員可根據不同的權限進行檔案的查閱。

1檔案管理工作者信息安全素質現狀

1．1信息化管理意識淡薄

科技的飛速發展，帶來的是計算機、網絡技術的普及。現如今，網絡技術已經被廣泛應用到檔案管理領域，這幾乎從根本上改變了傳統的檔案管理方法和手段，過去單一的紙質檔案管理模式，逐步地演變成紙質檔案管理和電子檔案管理齊頭并進的管理模式，其中網絡化管理方向發展明顯，但是檔案管理者的工作意識及思想觀念依舊很落后，認為現代信息設備只是傳統管理方式的小補充，傳統的管理模式依然存在。很多的檔案工作者信息化意識淡薄或者認識較淺，并沒有認識到電子文件已經成為我國重要的戰略信息資源，甚至意識不到網絡環境下檔案信息網絡安全的重要性和迫切性。若在具體的工作中遇到網絡信息安全風險時，大多數的檔案管理者表現出的是無所適從，對于網絡信息安全風險的預防、發現和應對沒有一點兒經驗可談，檔案管理工作者整體缺乏必要的信息化管理意識。

1.2信息化管理專業基礎知識較薄弱

信息技術的日新月異，在客觀上要求檔案管理工作者要及時地更新自己的技能方法，以免被淘汰?，F在的檔案管理工作者本身只是一群具備基本檔案管理知識的人群，他們不能等同于信息技術專業人員，而且自身缺乏必要的信息安全意識，大部分的檔案管理者幾乎意識不到自己在信息安全技能上存在的問題。現實的環境中強制性的專業水平提升制度極度缺乏，定期的培訓機制嚴重匱乏，檔案管理者的信息安全能力和實際的工作要求處于脫節狀態。整個檔案信息管理隊伍呈現出年輕的檔案管理者缺乏檔案管理知識、老的檔案管理者雖掌握了檔案管理知識卻對信息技術能力毫無培養的狀態，甚至很多具備檔案管理知識和信息安全能力的年輕檔案管理者，會因待遇、職稱、工作前景等問題改行，使得整體信息技術水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術的人才。

1.3信息化管理制度不夠健全

當下，我國對檔案管理工作者的準入制度（檔案管理工作者從業資格制度等）并未展開全面的實施，對新進檔案管理工作者的計算機能力、信息安全素質等方面的基本素質如何，幾乎一無所知，各級檔案部門選拔培養檔案干部時缺乏明顯的專業指向性，只是依靠主管機關、主管領導對調入人員各項素質要求的掌握。那些從事檔案管理工作時間較長的老同志，他們的現代信息技術能力嚴重缺乏，其信息安全素質低下。同時，有關信息安全技能方面的考核內容，在檔案工作者技術職級晉升的各項考試中體現并不明顯，部分人事管理部門缺乏提高和激發檔案工作者自身信息安全素質的主動性和激勵機制。

近年來，在國家惠農購機補貼政策和農業生產現代化發展等因素的推動下，我國農業機械工業發展迅速，農業機械化水平不斷提高，農業機械保有量持續增加，農業機械在農業生產中的提質增效作用凸顯。與之相伴的農機監督管理業務量逐年增加，規范化標準不斷提高。農業、農機發展新形勢對農機監理業務檔案規范化建設提出了更高要求。為進一步發揮農機安全監理效益，推動農業作為國民經濟基礎產業的發展，各級農機監理部門履職盡責、迎難而上，農機安全監管工作特別是農機監理業務檔案規范管理工作取得了長足發展，同時基層農機監理部門在業務檔案管理的工作質量與效率上也出現了一些不足和亟待解決的問題。

一、農機監理業務檔案管理工作現狀

農機監理業務檔案按照保管方式分為紙質檔案和電子檔案。按照業務種類分為農業機械檔案和農機駕駛人檔案。檔案具體內容應當嚴格按照農業部“兩個規定、兩個規范”相關規定首存保管。內蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內開展業務規范化提升建設工作，經過十余年的努力全市農機監理業務規范化水平長足發展，取得實績。目前呼倫貝爾市共有農業機械檔案14.98萬份，農機駕駛人檔案13.13萬份。全部實行網絡信息化管理，信息化和規范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規范化水平不斷提高的同時，農機監理工作出現了很多新形勢、新變化，導致基層工作仍然存在著很多不足和困難。

二、存在問題和困難

1.業務檔案管理人員素養偏低、知識更新較慢

2018年新規定規范實施以來該市農機監理業務及檔案管理工作移交旗市區（縣級）農機監理機構，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業務人員兼職、檔案知識匱乏。加之原有的檔案管理標準不斷提升，檔案管理形式和內容逐漸復雜，特別是實現數字化平臺管理以來，很多原有檔案管理人員知識老化，不能有效掌握和推進農機檔案管理數字化發展，亟待知識更新和本領提高。

2.檔案管理設施不足、裝備落后

一、中學檔案管理工作中的問題

1.檔案管理方式和管理水平落后

目前階段，我國很多學校的檔案管理依然采取舊有的紙質檔案管理方式，并沒有形成計算機電子檔案管理。這在檔案管理方式上就落后很多。另外，檔案管理對檔案材料的帥選、歸類、整理等方面的工作也很隨意，更不用說對檔案材料的有效利用。檔案管理方式和管理水平限制了我國檔案管理體系的改善和提高。

2.管理硬件設施不齊全

目前我國很多學校的檔案管理室通常都是一些廢棄材料的堆放室。檔案本身的紙質、放置地方都缺乏通風、干燥、防潮防霉等基礎存放條件，同時對檔案室的防火、防盜意識淡薄。這些基礎的硬件設施落后也給檔案管理工作造成了一定的影響。

3.管理人員的工作責任意識不強

因為對檔案管理工作的不夠了解和不夠重視，目前我國一些中學學校并沒有設定專門的檔案管理崗位或相關職位，甚至一些檔案人員完全是學校臨時從教師隊伍中任意選取的。學校檔案管理隨意而為，有時只是為了應付上級機關的檢查而臨時拼湊出一些檔案資料。同時，一些檔案管理人員自身缺乏檔案管理知識，缺乏專業的檔案管理能力，經常造成檔案資料的不齊全、丟失、毀損等情況。