企業管理與行政文秘工作作用分析

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摘要：近年來，經濟的不斷發展為各領域企業的發展提供了充足的空間，但也提出了更高的要求，面對嚴峻的市場競爭，企業需要從經營發展理念到內部管理工作進行轉變與創新，才能適應社會的快速發展和市場環境的變化。行政文秘人員是企業中的復合型人才，隨著企業的改革與發展，對行政文秘工作的要求也逐步提高，文秘人員必須在思想上與企業保持一致，與時俱進，積極創新工作理念與方法，才能充分發揮行政文秘工作的價值，為企業的穩定發展提供助力。本文主要圍繞企業管理與行政文秘工作的綜合作用進行淺析，提出一些建議。

關鍵詞：企業管理；行政文秘工作；綜合作用

在經濟新常態背景下，各行業、企業若想在市場競爭中提高自身的競爭實力，確保自身的長遠發展，就必須將目光放得更加長遠，全面分析內部職能機構管理的現狀，如企業內部管理、行政文秘、人事資源管理等各個方面，以市場發展作為導向，積極轉變管理制度及職能，緊跟市場發展腳步，確保企業以長遠穩定的勢態發展。在企業的管理工作中，行政文秘人員的綜合素質、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實效性，所以企業需要在不斷推進內部管理和行政管理的基礎上進一步關注行政文秘的綜合作用，確保行政文秘工作的職能得到有效發揮。

一、積極轉變思想，適應現代社會發展

企業運營的主要目標以及發展的循環動力來源是經濟效益，創造更高的經濟效益是企業的立足之本，也是其發展目標。在這一點上行政文秘工作也需要將企業經營效益作為自身的工作目標，所以行政文秘人員也需要在自身的思想和方法上進行轉變，及時感知市場經濟變化和企業運營發展要求，從而調整自身的工作模式，確保行政文秘工作能夠順應企業環境的變化而變化，滿足企業要求，促進企業適應市場變化。市場競爭形勢愈發激烈，而企業若想在這一環境下保持競爭優勢，那么首要的任務便是從自身的內部做起，優化內部結構、改善內部管理模式、確保內部的協調性，只有優化內部環境，才能更好地適應外部環境，根據對市場的預測和分析調整營銷模式。在此期間，行政文秘參與的企業管理工作，也需要針對企業的內部管理、生產經營和其他環節的薄弱項嚴格控制，并且調整自身的思維模式和管理模式，適時參與對外經濟活動，更新行動方式，主動把握市場動向，根據市場信息來整合分析。通常情況下，行政秘書服務的是企業的高層管理人員，因此需要具備明確的全局意識、超前意識、廉政意識等，在市場環境下推助企業穩定發展[1]。

二、積極發揮行政秘書職能，為企業發展出謀劃策

在新時期背景下，企業的運營與發展處于一種挑戰與機遇并存的狀態，經營環境具有明顯的復雜性和多變性，這導致企業的經營發展決策也具有一定的風險性，企業領導決策更需要有全局性和靈活性。行政秘書的職能使其需要為企業的發展決策發揮輔助作用，這對于企業的發展來說至關重要，但也對行政秘書工作具有一定要求，需要行政秘書工作要以領導工作為中心，積極響應企業黨政部署和重大行動，成為企業共同體，與企業領導同目標、同行動、同思想，共同為企業的長遠發展出謀劃策。行政秘書人員需要順應時代的發展提高自身的信息技術水平，在當今信息時代的背景下，信息化成為各領域的一種發展趨向，而信息技術也是推助企業發展，改善生產、管理流程及效益的有效途徑。而在這一條件下，行政秘書的工作內容也需要進一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成為領導參謀和協調的重要方式，行政秘書人員需要利用信息化的技術手段將信息進行整合、分析、處理、制定預案、謀劃，為領導人員決策提供支持的同時，降低決策風險，為企業的發展提供可靠保障。而信息服務作為媒介，也是行政秘書的主要發展方向，能有效提高行政秘書人員的工作水平以及工作的自身價值。

三、提高風控力度，拓展工作領域

隨著企業的不斷發展，經營規模也在不斷拓展，這使得行政文秘工作所涉內容也更加寬泛化和多樣化，工作領域進一步延伸，逐漸滲透到內外經濟事務的處理上，不管是生產管理還是內部協調、接待事務等都需要由行政秘書協助開展，或以企業經營目標為導向發揮輔助作用。在對外事務上，行政秘書涉及的內容通常包括信息的收集、分析、處理、報告及問題提交，規劃組織經濟活動，配合企業產品組織、訂貨等活動。同時，在目前的市場環境下，行政秘書不但要協助企業實現經濟市場內部聯絡，與其他企業及建立合作關系，并且還需要與政府機構建立協調的合作關系。若想促進企業的長遠發展，行政秘書還要充分運用自身的語言溝通能力、文字編撰能力、觀察能力、分析能力來從事經濟交流活動，并在工作期間不斷鍛煉自身的策劃能力和公關能力，協調好和各方的溝通關系，滿足企業及領導的要求，確保行政秘書工作內容不斷拓展的條件下也能更好地適應工作，為企業的長遠發展提供動力[2]。

四、提高行政秘書人員綜合素養

綜合素養顧名思義是具有綜合性的能力素養，包括知識素養、道德素養、職業素養等，不同的行業和崗位對于人員素養都具有一定的要求，只有具備足夠的綜合素養才能更好地勝任本職崗位，并在本職工作中獲得良好發展。對于行政秘書工作來說也是如此，綜合素養直接決定了行政秘書工作的開展質量，因此需要在選拔或聘用時重點考查其綜合素養水平，并對現有人員開展培訓活動，為現有的行政文秘人員搭建能力提升平臺。企業可以選擇實用性較強的輪崗培訓制，輪崗培訓制指的是讓行政文秘人員在各部門各崗位輪崗實踐，在實踐過程中積累工作經驗和業務水平，并通過輪崗作業發現其中可能存在的問題并及時上報，對該部門人員的思想、行為信息進行收集并反饋，針對企業現行的薪資制度、管理制度、晉升通道等進行改善，設定科學的輪崗培訓目標，加強行政文秘人員的理論知識水平和實踐經驗，為人員綜合素養的提升提供幫助。另外，企業也可利用行政管理知識培訓活動來提高行政文秘的管理技能，幫助其了解企業的發展規劃與發展理念，進一步了解企業內部各崗位，針對其中存在的不足和問題進行反饋，并提出具有參考性的意見。在培訓活動期間，也可以結合人力資源部門和行政部門針對人員進行績效考核，充分激發人員的工作潛力，也讓行政文秘工作人員在參與培訓的條件下能夠發現并收集意見，改善企業的管理制度和人力資源配置，進一步協調企業的內部結構。最后，輪崗培訓期間，若行政人員在績效考核中的表現未達預期，那么企業可以改變一下思路，發掘人員在其他崗位可能存在的優勢和身上的亮點，經過人力資源調配來發掘并發揮人員潛力，保證人員的能力與特征可以與崗位充分契合，為企業的長遠發展打下人才資源基礎，讓各部門人員都能為企業的發展發揮自身的作用[3]。

五、拓展行政文秘崗位職能

在企業日常管理中，需要明確行政文秘工作的職能，特別是以文職為主的行政文秘工作，若想全面發揮行政文秘工作的崗位職能，便需要積極轉變對行政文秘工作的認知，才能通過行政文秘工作來協調企業內部部門的關系，加強市場認知能力。如企業在開展內部會議時，傳統的行政文秘需要協助進行會議規劃和組織，而現念下的行政文秘工作與企業管理結合，不但要參與調整會議的主題，記錄會議過程，同時還要為企業的后續管理、后續決策，以及會議內容進行跟進，最后生成文字報告。現代企業中的行政文秘工作在結合企業管理時，更能夠充分發揮其管理職能，更好地協調和控制各階段工作。

六、提高行政文秘人員個性心理

優秀的行政文秘在企業各級領導中也能發揮明顯的協調效果，因此行政文秘人員要具有一定的公關能力和個性心理?，F代企業注重企業文化建設，側重于團隊精神的引導，樹立內部的共同發展觀，只有這樣才能更好地凝聚內部力量。而行政文秘工作需要具有較高的個性心理，才能保證內部的團結性和協調性。同時，在外部公關工作中，較強的心理素質也能讓企業在新環境下保持穩定的發展勢態。如美國IBM企業，每年都會舉辦慶功會，重點表揚內部業績優異的人員，在慶功會開展期間，高層管理人員都會親臨現場主持會議，參與期間的表彰和頒獎環節。慶功會還會邀請股東代表和受表彰的優秀員工家屬，這進一步加強了企業內部人員的歸屬感與責任感，而行政文秘人員在其中也能發揮自身的協調職能和會議規劃職能，形成團隊合作精神和心理歸屬感，對企業內部凝聚和發展來說具有明顯的促進效果。

七、結語

對于企業來說，長遠發展和提高經濟效益都是其主要目標，而現代化的企業需要用現代化的理念及方法來指導運營。行政文秘工作也要適應企業的現代化發展，積極轉變自身的觀念，不斷提高自身、加強學習，發揮崗位的綜合價值。行政文秘需要了解市場經濟發展的動態，結合自身工作與市場經濟變化，為企業提供參考性的決策意見，推助企業長遠發展。

參考文獻：

[1]楊向國.企業管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].現代商業,2019(14):109-110.

[2]鄭雷蕾.企業管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].中外企業家,2017(14):127+129.

[3]王少雙.試論企業管理與行政文秘工作的綜合作用[J].科技創新導報,2012(12):244.

作者：楊曉燕 單位：中交第四航務工程勘察設計院有限公司