知識管理背景下企業檔案管理模式研究

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一、知識管理背景下企業檔案管理模式存在的問題

（一）思想重視不足

知識管理背景下，構建科學高效的檔案管理模式除了需要足夠的物質保障和技術支持外，更離不開企業領導對此的關注和重視。隨著企業檔案工作的日益繁雜，企業的檔案管理和使用者大多能夠準確認識到檔案管理信息化的重要性，但在一些企業中，部分領導對于創新檔案管理模式的認知不足，往往關注企業的中心工作，而忽略了在知識管理背景下加快檔案管理信息化建設的重要性，常以經費不足、時間不允許等借口推脫或擱置企業檔案管理模式的重構工作。由于缺乏領導的重視和支持，一些企業的檔案管理工作仍局限于傳統的人工模式，總體效率低下。

（二）資金投入短缺

檔案管理標準化、信息化建設的推進需要良好的軟硬件環境支撐，而這就需要一定的資金投入。縱觀當前企業現狀，其資金僅限于維持正常運轉，很難再抽調人力、物力去投入檔案管理建設。受制于經費緊張，企業無法承擔檔案管理信息化建設過程中的人員開支和技術投入，從而使得檔案管理信息化建設流于形式。

（三）相關軟件缺失

在知識管理背景下，智能化、信息化成為檔案管理工作不可逆轉的趨勢，也是企業構建新興檔案管理模式的風向標。企業在改進和完善檔案管理模式進程中，只有及時引用和合理應用相關管理軟件，才能切實提升檔案管理工作效率，避免人工操作造成的錯誤，優化管理成果。但實踐中，盡管一些企業認識到檔案管理信息化的重要性并適時引進了相關軟件，但軟件的整體運用效率不高。同時，受制于資金因素，一些企業尚未引入配套設施，缺乏功能完善、操作簡易便捷的應用軟件，無法通過高科技帶動企業檔案管理工作的前行，從而滯緩了企業整體的信息化進程。

二、知識管理背景下企業檔案管理模式的構建

（一）提高思想認識

較之于傳統的檔案管理模式，知識管理背景下的大難管理工作引進了知識管理的理念和方法，要求檔案工作人員能夠轉變傳統的手工操作思維，自覺站到企業發展的價值鏈條上，實現檔案管理工作的突破與創新。一方面，要改變對傳統檔案的認知，明確檔案的憑證和參考價值，切實扭轉檔案管理工作邊緣化的局面，重塑檔案管理工作的地位。另一方面，企業領導要強化對檔案管理信息化建設的重視程度，走出傳統的重管理、輕利用的局面，認識到推進檔案管理改革的重要性，規劃出檔案管理信息化建設的目標，構建科學的管理機制和管理模式，建立全流程的制度體系，確保檔案管理各環節的順利銜接，真正實現知識管理的高效服務。

（二）加大資金投入

推進檔案管理工作信息化建設，需要加強對人才的培訓，并及時引進相關軟件，通過科學的管理舉措打開企業檔案管理的新局面。針對當前企業在檔案管理信息化建設資金方面匱乏的問題，相關部門和領導應引起高度重視，在保證企業正常運轉的同時盡可能地傾向部分支持資金，幫助企業構建信息化管理模式。同時，企業自身也應自覺縮減開支，為檔案管理信息化建設工作預留一定的資金，不斷完善檔案管理信息化建設所需的軟硬件環境，為基于知識管理的檔案管理模式的建立提供保障。

（三）加大人才培養

知識管理背景下，檔案管理信息化建設需要專業的人才來操作，通過對管理軟件和管理系統的利用來實現高效管理的目的。企業要強化對信息化檔案管理人員的培訓，設立專門的管理部門，適當調整人員結構，定期開展培訓工作，提升人員的計算機操作知識和管理能力，保證檔案管理人員的知識結構、操作技能、道德素質能夠適應和匹配日臻嚴格的崗位需求，通過人才隊伍的壯大推動企業檔案管理信息化建設的發展向前。

（四）合理引入軟件

當前，軟件的缺乏和使用不善是制約企業檔案管理信息化建設的一大桎梏。為此，企業要在立足自身工作和人員實際的基礎上，全面分析檔案管理工作的需求，合理引入相關管理軟件，并切實應用到管理工作中去。與此同時，要強化對檔案管理信息系統操作人員的培訓與考核，使之能夠快速熟悉并梳理操作管理系統，盡快投入到新的工作模式中來，全面實現和不斷完善位企業的檔案管理信息化建設水平。

三、結語

知識管理背景下的檔案管理模式是立足當前信息化發展現實，結合企業檔案管理工作現狀提出的新興管理模式。這一模式的建立不僅為知識管理提供了實踐的土壤和契機，也拓展和完善了現有的檔案管理工作，實現了二者的雙贏。同時，二者的結合也將打開檔案管理和知識管理的新局面，促使企業檔案管理工作實現突破。

作者：薛蓉 單位：中鐵八局