醫院項目數字化辦公實踐淺議

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【摘要】本文結合綜合性三甲醫院信息化改革中的工作實踐，從多角度對電子檔案的優勢和面臨的挑戰進行探討，重點就數字化管理在基建項目檔案中的實踐創新提出若干思考，并提出了相對應的管理建議，僅供參考。

【關鍵詞】醫院；項目檔案；電子化；數字化辦公

大數據、云計算、人工智能、5G等新興技術快速發展，數字技術正以前所未有的速度融入人類的生產、生活之中，給人類生活帶來廣泛而深刻的影響。我國數字技術發展日益蓬勃，為各行各業注入更多活力，加快助力行業發展。與此同時，為更好應對疫情等公共衛生突發事件，各級政府多渠道進一步加強了對公立醫院基礎設施建設的支持力度。尤其對于綜合性三甲醫院而言，新建及改、擴建項目不斷上馬，隨之產生大量項目資料。基建檔案是一個項目從立項批復、前期報批報建、招投標、開工建設，最后到竣工驗收所有環節的真實記錄，其為醫院領導決策和日后基礎設施維護提供了重要依據。如何利用電子化、信息化等新興數字技術讓檔案資源“活起來”，既是醫院提質增效的內在需求，也是時代發展帶給醫務工作者的“必修課”。

一、項目電子檔案的概念

（一）國家法律法規對項目電子檔案的界定。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日正式生效實施，其明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。首次設立檔案信息化建設專章，要求機關、團體、企事業單位和其他組織積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）中明確，電子文件是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和儲存的數字格式的各種信息記錄。《建設項目檔案管理規范》（DA/T28—2018）對項目電子檔案予以進一步明確，是指項目建設過程中產生的具有保存價值并歸檔保存的一組有聯系電子文件及其相關過程信息的集合。項目電子文件在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，記錄和反映項目建設和管理各項活動的文件。電子文件一經正式歸檔即為電子檔案。

（二）醫院項目電子檔案。醫院項目檔案是指醫院實施的各類項目形成的檔案，有著復雜的內涵。首先，醫院項目內容涵蓋廣，比如：基本建設項目、設備采購和安裝項目、技術改造項目、使用財政資金建設的社會發展項目、經濟發展項目等；其次，類別較多，比如：新建、改建、擴建以及裝飾裝修；最后，項目的規模大小、建設周期、實施方法各不相同。醫院項目檔案就是在項目推進全過程中形成的醫療、科研、檢測、圖片、音頻、視頻等電子文件。醫院若能將龐大的電子文件與數字化辦公相結合，深挖資料背后所蘊藏的價值，將大大節省人力、物力成本，提升醫院管理效率。

二、檔案電子化和數字化辦公優勢

（一）儲存空間要求低。在儲存技術日益發達的今天，硬盤、光盤、磁帶等大容量儲存設備已經普及。以市面上常見的5T移動硬盤為例，其重量不足0.5kg，厚度僅2cm，卻可以儲存上百萬張高清圖片和工程圖紙。按照一個檔案盒內約有100頁資料估算，一個移動硬盤可儲存上萬卷項目檔案，為醫院節省出更多空間用于醫療業務，同時也降低了傳統檔案資料的日常維護成本。 

（二）信息處理效率高。首先，電子化辦公能提升工作效率。傳統檔案管理信息查找時，由人員從龐大的資料內尋找出所需要的資料，通常要花費很多時間。而采用大數據存儲之后，只需要將相關詞匯錄入計算機內，即可在短時間內搜索出相關資料；其次，數據遷移速度極快，移動硬盤等儲存設備的傳輸速度是按秒計算，范圍在每秒20～90MB/s之間，這為海量檔案內容的共享和使用創造了良好條件，避免了紙質檔案只能一對一，難搬運、易損壞的缺點。

（三）內容利用不受限。“云儲存”讓檔案的管理和利用擺脫了時間、空間的制約，電腦端、平板端、手機端等多端口切入讓使用者無論何時何地都可以建立和使用電子資料。借助“云計算”，能避免人工統計帶來的誤差和低效，由系統自動生成數字化統計報告，多口徑、多角度進行分析，實時分享給使用者。醫院管理人員有了多維基礎數據的參考，能更好地發現工作的薄弱點，制定應對策略，提高管理效率。

三、檔案電子化和數字化辦公面臨的挑戰

（一）從管理角度出發。首先，醫院往往對項目檔案管理重視不夠，重物輕人、重事輕人的觀念仍然存在。目前醫院存在以下問題：文書檔案多，科技檔案、專門檔案少；紙質檔案多，音像檔案、電子檔案少；管理有待進一步規范。其次，紙質檔案進行電子化是借助掃描儀等設備將其制作為電子文檔，再由專人上傳信息系統之中。但以工程圖紙為例，其掃描往往需要大型專業設備，在本單位難以獨自操作完成。醫院項目檔案管理人員往往身兼數職，舊檔案基數龐大，新檔案與日俱增，難免出現心有余而力不足的情況。

（二）從資料收集的角度出發。信息化辦公系統的搭建和數據更新維護需多方參與。醫院內部，基建部門常為項目建設主要實施和管理部門，但項目建設還涉及信息、設備、后勤、宣傳等多部門參與，可能存在收集盲區，資料收集難免出現大而不全的情況。醫院外部，需要勘察、設計、監理、施工等單位的配合，而對新系統使用方式方法的學習以及項目日常情況的更新均會增加相應工作人員的額外工作量，在具體推進時難免遭遇抵觸情緒，從而影響信息系統的使用效果。

（三）從儲存介質角度出發。電子檔案與傳統載體檔案一樣，其保存期限并非永久。理論上固態硬盤、移動硬盤、光盤等存儲介質均具有較強穩定性，只要環境條件適合，均能長期保存海量數據。但實際情況中，要保證儲存環境長期恒定并非易事，酸堿度、溫濕度、強磁場的變化，都能引起盤面的涂料變化，扇區損壞。同時移動硬盤抗摔打、抗震性能較差，都有可能造成儲存數據丟失的可能。

（四）從風險管控的角度出發。電子檔案也存在安全風險管理的問題，表現為在開放的互聯網環境中，數據資源容易受到網絡病毒和黑客的攻擊。盡管當下一些企業開始使用殺毒軟件，對網絡安全起到一定的保護作用，但是這種維護系統需要及時更新和升級，需要花費大量的資金。另外，部分企業管理者不重視技術安全更新和換代，導致企業電子檔案資源面臨較大的風險隱患。

四、面對挑戰的應對策略

（一）完善制度明確責任。一是進一步完善電子檔案和信息化系統管理制度。明確收集范圍，解決哪些應收、誰來收、如何收的問題，并把相關工作納入年度考核內容；二是明確責任。明確對接單位主要負責部門，主要對接人，將責任落實到人頭，落到實處；三是注意多部門聯動，增強工作的主動性。主動對接醫院相關部門，同一項目多角度分析收集，尤其是各類協調會議、圖紙會審、設計變更等需多方參與的情況，確保檔案的全面性、完整性。

（二）加強人才隊伍建設。加強對醫院電子檔案和系統管理人才的培養。隨著信息技術的發展，醫院檔案管理部門對從業人員的要求也越來越高。一方面，需要從業人員自身具有較強的信息識別意識；另一方面，需要從業人員擁有較強的電子信息技術運用能力，醫院應加強對綜合型電子檔案管理人才的培養。醫院應為檔案管理人員參與更多培訓課程提供條件，拓展其視野，提高其綜合業務能力。

（三）加強安全風險管控。保障項目相關信息和數據的安全性。通過系統數據傳輸加密、認證、密鑰等安全措施實現信息和數據的安全傳輸和存儲。尤其是信息化系統，針對不同層次的用戶，設定不同級別的用戶權限，保證系統安全性及數據的真實性和可靠性。可借助專業力量對系統和服務器進行定期維護、升級，查殺病毒木馬，保障安全性。對于儲存的檔案應多處備份、異地備份，應定期對磁性載體進行抽樣檢測，對照目錄查看文件是否殘缺、損壞，必要時擴大抽檢范圍。

（四）在實踐中檢驗檔案管理質量。注重提升電子檔案的利用率，建立信息系統，為檔案內容的查詢和使用提供便利。常用常新，用實踐來指導和檢驗檔案管理工作是否滿足現實需求，也通過項目檔案作用的發揮來增強單位項目檔案意識。基于此，項目信息化系統平臺的建立已成為許多綜合性三甲醫院志在必行的選擇。

五、信息系統電子化辦公實踐探索

（一）開展的意義。綜合性三甲醫院項目管理主要面臨多項目、多參建方的建設現狀，建設規模大、周期長、資金量大、成本控制嚴格、審批手續繁瑣。醫院要實現對項目全過程的有效控制和管理，面臨職責多、任務重、難度大的挑戰。在此背景下，德陽市人民醫院開始計劃搭建一個實用、信息共享的管理信息系統，其能夠提高基建管理工作質量和效率，強化建設過程規范性，加強廉政建設，強調基建工作的全盤性、計劃性，實現工作的流程化、信息化、痕跡化，對提高基建工作效率和管理水平具有重大意義。同時，現今國內新冠疫情仍然存在零星散發態勢，在常態化做好疫情防控的今天，數字化辦公大幅減少了人員面對面交流的需要，其優勢同樣得以體現。

（二）予以基礎保障。醫院為保障信息系統和電子化辦公工作的順利開展，應給予兩方面的基礎保障：一是予以資金保障。檔案資料信息化具有較強的專業性和技術性，尤其在建設初期，對軟、硬件均有一定要求，后期服務器、系統的維護也需借助第三方專業團隊的協助。因此，醫院可將相關費用納入年度預算，投入一筆長期、穩定的資金，為檔案資料的電子化及信息化運用奠定扎實的基礎。二是予以制度保障。沒有規矩，不成方圓，特別是針對信息化運用的工作細則，應凸顯其特點，如訪問權限規定、安全維護規定、服務器管理規定等，并將責任層層分解，落實到人，以此確保醫院電子檔案管理和應用的制度化和規范化。

（三）醫院基建項目信息化系統開發運用。1.前期系統部署。該工作是一個千頭萬緒、逐步探索的過程，醫院可尋求第三方專業單位參與系統平臺和組織構架搭建工作。數據庫的搭建應穩扎穩打，逐步實施。醫院可先行挑選較大或典型的基建項目，將項目立項數據、報批報建標準流程、項目概算數據、合同簽約金額、總控進度計劃數據、會議紀要、項目施工關鍵節點資料等數據維護到系統。2.系統模塊建立。按照基建推進順序和主要內容進行全方位梳理，系統平臺可分為11個模塊：項目前期管理、設計管理、項目投資管理、項目采購管理、合同管理、洽商變更、施工管理、溝通聯系管理、項目進度管理、質量安全管理、驗收管理。根據實際需要，每個模塊向下再形成子項，如洽商變更還可以再細分為設計變更、經濟簽證單、技術核定單等。確保所有重點環節和關鍵節點均納入模塊，從而保障后續項目檔案資料錄入的完整性和全面性。3.賬號權限分配。醫院可根據項目管理組織成員構架，賦予人員對應權限，發放賬號和密碼。外部參建單位人員基數大且流動性強，有勘察、設計、監理、施工等各參建方，建議每個單位發放一個賬號，由各單位指定的負責人管理，統一協調資料的錄入和使用工作。同時，結合人員的職位、職權，不同人員在不同模塊具有不同權限，可分為：不可看、可新建、可查看與己相關、可查看所在部門所有數據、可查看與己相關項目數據、可查看所有。4.多場景應用和反饋機制。項目數字化系統的應用空間得以拓展，包含電腦端、手機端、平板端，對項目情況的掌握和管理不再局限于現場。發起流程、申請批復、現場情況檢查、設備和材料檢驗單、數字化簡報等均可在系統中完成，實現無紙化辦公。參建各方能及時通過文字、圖片、影像資料等方式上傳項目最新成果文件和現場情況。醫院領導、臨床使用科室、后勤管理部門可通過系統實時掌握項目推進進度。針對院方發現的問題，相關方也可以第一時間作出調整或解決，并通過系統予以即時反饋。以上所有工作均通過系統自動留痕，真正做到了項目資料有記錄、好查找、可追溯。5.長效機制建設。信息化平臺的運用還可延伸到項目運營、維護階段。單位應讓數字化內容的建立、使用、維護形成長效機制，讓數據庫的價值得以持續發揮。項目結束后，建設單位將項目電子檔案數據作為數字化資產移交給運營單位，為建成后的項目運維提供參考與決策性數據，實現了“建養一體化”。后期運營中，基于電子檔案大數據建立病害分析模型，指導后續中修大修，并且反向驗證設計情況，為其他改擴建項目優化設計方案提供借鑒，從而進一步發揮數字資源輔助決策和參考的價值。詳情見圖1。醫院項目信息化系統開發運用是一個逐步探索的過程，目前相關工作仍在不斷完善之中，雖不能全面總結系統實施情況，但從目前來看，已經起到了管理信息化、規范化、流程化的示范作用，對于新項目的開展具有一定借鑒意義。

六、結語

檔案資源建設管理既是黨和國家對檔案部門和檔案人的職責要求，也是單位開展工作時參考和決策的重要依據，更是人民群眾的現實需要，豐富、完整、高效、安全的檔案資源系統將惠及社會發展的方方面面。開展電子檔案信息化系統平臺工作是推動全流程電子檔案體系建設的基礎和前提，也是打通全流程數字化辦公的關鍵之舉，對于促進檔案資源工作全面、可持續、高質量發展具有重要的意義。

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作者:陳俊杰 單位:德陽市人民醫院