公共管理視角中的檔案管理論文

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一、檔案管理理念在公共視野角度下的變化

淺談檔案管理模式的轉變。在20世紀末期，隨著檔案開放性程度增加，檔案資料逐漸揭開了神秘的面紗，公眾接觸機會頻繁增加。站在普通公民的視角，本文認為，檔案資料牽涉到的是一種國家、政府責任，更與個人權利息息相關。更要向公眾提供他們所需要的有關檔案資源的具體內容信息，其中包括與公民信息相關的來源、身份、地域、經歷和相關歷史記錄[2]40。面對社會大開放的時代趨勢，檔案事業不再是國家層面的秘密，而為公共事業的重要構成，在服務與存在領域有很大擴展，大眾思維中也將檔案管理視為社會管理。20世紀末以來，國內檔案界對改革檔案管理體制、創新檔案館的公共服務體制、開放檔案信息資源、擴展檔案工作領域、家庭和社區檔案管理、公共檔案館理論等做了很多的理論與實踐的探索，并取得了明顯的成效和經驗。從檔案界發起的一些有益的積極探索分析，也暗含著公共管理與檔案管理間的日益對接與融合的發展方向。檔案機構要分清公共管理與檔案管理的內在關系，更加主動的制定出檔案管理政策，主動深入轉變自身的角色與職能，努力擴大檔案資料的服務范圍，激活檔案服務，創新檔案服務，優先建設檔案公共資源、鞏固檔案信息資源組織系統，開展開放存取檔案服務，深化檔案部門的社會角色和公共管理身份，這些都應該是檔案機構的明智選擇，同時也是融入公共管理的切實舉措。其實，檔案資源是信息資源的特殊形式，在國家公共信息領域，檔案資源的作用也非常的突出。由此而論，檔案信息資源具有明顯的公共特性，是公共管理中不可忽略的管理對象和管理客體，而對于私人擁有和管理的檔案資源，則可以被看做公共資源的補充部分。

二、我國檔案管理理念的發展

1.我國檔案管理觀念的歷史沿革

新中國成立初期，人們對檔案的認識僅局限在國家檔案和黨政機關檔案上，將檔案館視為執政黨和國家政府的附屬機構，這可由各級檔案機構一般均設立在黨的有關部門下看出。如在學校，檔案室一般隸屬于黨委辦公室管理。1987年我國《檔案法》制定后，檔案事業是一項社會公益性事業，檔案管理屬于公共管理的理念逐漸清晰起來，社會檔案觀被人們接受程度提升。于1991年舉辦的世界第13屆國際檔案會議上，加拿大學者表示，世界檔案理論與實踐正在深刻的變化，未來發展方向為社會檔案觀將取代國家檔案觀160。作為世界大國，我國檔案事業發展正沿著此路線逐漸變遷。事實上，我國檔案管理觀念和實踐的轉型是我國社會轉型在檔案領域中的具體體現，是檔案事業適應現代社會發展需要出現的必然趨勢。不同于以前政府管理下的封閉式和壟斷式的管理模式，基于公共管理的檔案管理實踐，在其價值取向、管理理念、管理機構、管理方法和管理手段上都體現出新的特征，呈現出新的社會公共管理模式。

2.國內檔案學管理觀念的發展變遷歷程

從20世紀80年代直到今日，我國檔案界研究出現過兩次本質性的變化，首先，傳統的檔案學被劃歸為史學學科，第一次變遷認為檔案學屬于信息資源管理范疇；現在，檔案學又從信息資源管理領域變更到了社會公共管理范疇。最近一次轉變讓我們認識到檔案是國家、社會的重要信息資源，是其基本構成要素，即檔案資源屬于公共管理信息資源的一部分，而不僅僅是政府的機密資料。從以前作為機密資料的檔案資源進行內部管理和內部使用，向現今作為公共管理信息資源的檔案資源面向社會公開管理和開放存取利用。這其中發生了檔案資源由內部管理向公共管理、由機密資料向公開資源、由內部使用向開放使用的革命性轉變。在第9次全國人大第五次會議上，國家總理在政府工作報告中表示，重點加強體育與公共文化事業的設施建設，如檔案館、科技館、博物館與圖書館等。可見，檔案館是被劃分進了公共服務領域。從此，公共服務管理理念開始指導檔案管理，國內學術研討會上也將公共檔案館建設作為特點話題將以談論。在2007年，我國出臺了《關于加強民生檔案工作意見》的檔案工作指導方案，不少學者認為檔案工作關乎民生，需要檔案管理部門一絲不茍落實。從此“，民生檔案”成為了我國檔案界的研究方向。

三、檔案資源在公共視野角度下的開放與存取

1.檔案管理與開放存取

國際開放存取運動最早始于學術期刊界，其初衷是打破學術文獻資源的商業壟斷，促進學術文獻信息的免費自由利用。檔案管理界的開放與存取在互聯網的推進的基礎上得到了深層次的進步，其生命存在價值也煥然一新，這說明，開放存取信息資源大可借助網絡技術向公眾最大限度的開放優質信息資源。這種開放包括公眾可以破除資金、法律以及技術的障礙，實現各類信息資源的免費全文檢索、閱讀、獲取、翻譯、傳送和存儲。其實，早在18世紀90年代，法國就頒布了世紀上最早的檔案法《穡月七日檔案法》，該法案中，有關于公民可自由翻閱檔案資料的規定，因此，該部法規也被視作“檔案界的人權宣言”，原因在于檔案不再是機密性的通知階層特權，而是開始以面向廣大公眾服務，是利用檔案資源的時代性變革。世界開放存取運動從期刊資源開始，逐步涵蓋了包括檔案資源在內的一切信息資源40。開放存取的核心在于提倡信息資源存取的參與者，包括信息資源的提供者和使用者，在信息存取的過程中建立一種有效的互動關系。在檔案資源的開放存取過程中，要求建立從檔案資源的者和存儲者，到檔案資源用戶之間的對應關系，以達到最終使檔案資源被用戶方便快捷使用的目的，這也是檔案界最需要加強研究的課題。

2.檔案資源開放存取的現狀分析

當世界進入21世紀后，互聯網技術和現代信息技術的快速發展，尤其是世界開放存取運動的迅速發展，為檔案資源實現基于互聯網的開放存取創造了良好的大環境。檔案管理機構充分運用網絡信息技術手段，推動和引導了檔案管理機構的開放存取行為，從而實現了檔案資源的開放獲取和開放存儲，體現了公共管理視角中檔案資源管理和利用的一致性。目前，已經有相當比例的檔案管理機構為了促進檔案資源的開放存取已然作出了有效的行動。具體表現在檔案資源數字化進程的不斷推進，數字檔案館的快速建設與發展，數字檔案服務手段更加豐富，數字檔案資源的開放存取范圍更為廣泛，這些都蘊含了開放存取理念在檔案領域的實踐與應用。檔案資源的開放存取最大限度地實現了檔案信息資源內容的公共可見度，加速了檔案資源價值向社會和公共領域的回歸，使檔案資源的網絡開放存取真正融入到世界開放存取運動體系。盡管目前有部分特定類型的檔案機構參與檔案資源開放存取和利用的力度不大，還有待于破除相關制度的障礙。但無論從理論上講，還是從檔案管理的實踐看，以互聯網信息技術和開放存取為代表的科學技術優勢和低成本、甚至零成本的資金優勢，都可以在一定程度上彌補檔案資源開放存取行動中的短板。檔案高等教育機構、大學檔案館、檔案學術團體，以及各級各類檔案管理機構，也都應為檔案資源的開放存取運動作出應有的貢獻。

作者：龐竹玲 單位：廣西大學