政務云下的機關檔案管理系統(tǒng)設計
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摘要：隨著信息技術和開放政府的發(fā)展，檔案信息化已成為未來的發(fā)展趨勢，利用政務云可以提高機關檔案現(xiàn)代化管理與服務水平。基于科學、系統(tǒng)、動態(tài)、高效的原則，本文提出了政務云環(huán)境下的機關檔案管理系統(tǒng)總體框架模型及功能設計，以期為政府部門的檔案信息化建設提供新思路。
關鍵詞：政務云機關檔案管理系統(tǒng)設計
2018年10月11日，國家檔案局的第13號令《機關檔案管理規(guī)定》指出，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為政府治理和公共服務的經(jīng)常性業(yè)務，機關單位應建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，互聯(lián)網(wǎng)利用將是機關檔案當前的發(fā)展趨勢。[1]利用政務云平臺可以有效提升檔案信息化水平。[2]但是，政府部門關于檔案的實際工作中存在著各自為政、建設標準不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)處理平臺落后等現(xiàn)象，致使重復建設、資金浪費、“信息孤島”和效率較低等問題產(chǎn)生。構建機關檔案管理系統(tǒng)設計框架，設定統(tǒng)一標準，可以打破檔案數(shù)據(jù)管理碎片化、主觀性強的局面，對各單位政務云平臺檔案數(shù)據(jù)進行優(yōu)化、整合，使之相互融合聯(lián)通，夯實信息共享基礎，節(jié)省政府采購資金，提升政府檔案管理水平。因此，本文以科學、系統(tǒng)、動態(tài)、高效為原則，構建政務云環(huán)境下機關檔案管理系統(tǒng)的總體框架模型，闡述了系統(tǒng)主要功能模塊設計，以期為數(shù)字檔案管理提供新思路，為建設服務型政府提供有力支撐。
一、系統(tǒng)框架設計
（一）系統(tǒng)設計原則機關檔案管理系統(tǒng)是機關部門用戶、檔案服務者、云計算、數(shù)字檔案信息資源四者有機聯(lián)系的整體，機關檔案管理系統(tǒng)功能設計也要應需而變。因此，在構建機關檔案管理系統(tǒng)時須遵循科學性原則、系統(tǒng)性原則、動態(tài)性原則和共享性原則。1.科學性原則。科學性原則指在云環(huán)境下進行檔案信息化時必須遵循客觀規(guī)律，體現(xiàn)檔案信息管理的特殊性。[3]機關檔案管理系統(tǒng)的構建不僅需要設置細致的崗位職責和日志記錄，建立完整的規(guī)章制度、嚴格的資料管理制度、部門管理制度和人員管理制度等，還需要考慮到政務云環(huán)境下檔案資源所屬單位的分散性。因此，在實際運行中，機關檔案管理系統(tǒng)尤其需要科學的管理，各個單位要對自己單位的檔案資源進行合理的控制和共享，這不僅需要明確的規(guī)章制度，同時也需要技術上的支持。[4]2.系統(tǒng)性原則。機關部門用戶和檔案服務者需要突破傳統(tǒng)的封閉體制觀念，建立機關檔案管理專項團隊，具備系統(tǒng)規(guī)劃的思想，建立跨部門的協(xié)同合作交流機制。運用云計算進行檔案管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，只有站在系統(tǒng)和宏觀的角度去審視檔案管理系統(tǒng)，才能真正提高檔案管理工作能力。數(shù)字檔案信息資源建設必須通過系統(tǒng)規(guī)劃來保障，這就要求實現(xiàn)資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無縫鏈接，進行開放性整合。3.動態(tài)性原則。機關檔案管理系統(tǒng)在本質上是開放的動態(tài)系統(tǒng)，而非孤立的靜態(tài)系統(tǒng)。隨著時間的推移，系統(tǒng)的結構、功能都會發(fā)生變化。開發(fā)系統(tǒng)的這種動態(tài)性決定了在研究系統(tǒng)時應從一個連續(xù)的動態(tài)發(fā)展過程來認識。因此，在設計機關檔案管理系統(tǒng)時，應考慮功能模塊增加和系統(tǒng)規(guī)模擴大等情況。[5]當系統(tǒng)出現(xiàn)變化時，相應的用戶需求、檔案資源和安全防護策略也要隨之不斷變化和更新。4.共享性原則。在機關檔案管理系統(tǒng)建設時，需要考慮共享性原則中的共有共享、平等共享和安全共享。具體來講，共有共享是對現(xiàn)有各部門檔案資源進行整合，實現(xiàn)檔案資源在部門之間共享，使檔案資源價值以及效益最大化；平等共享是各部門間平等地查詢利用共享的檔案資源，同時其他部門積極配合，以更好地滿足利用者的需求；檔案作為原始記錄具有機密性，因此，利用檔案資源時應遵循安全共享原則，使共享的檔案數(shù)據(jù)控制在一定范圍之內，并利用技術來保證系統(tǒng)存儲和傳輸過程中的安全性。[6]
（二）系統(tǒng)總體框架在全國各地正在推廣政務云的背景下，綜合考慮機關局域網(wǎng)對檔案服務的安全需求以及國家對檔案管理信息化的有關規(guī)劃要求，基于湖北省楚天云政務云平臺，本文設計了一個“三平臺+四中心”機關檔案管理系統(tǒng)[7]，系統(tǒng)架構如圖1所示。系統(tǒng)整體架構共分五層：基礎設施層、數(shù)據(jù)資源層、應用支撐層、業(yè)務應用層、用戶及服務層。1.基礎設施層。該層包括電子政務網(wǎng)絡、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)、服務器設施、計算及存儲設備、信息安全措施等硬件基礎設施，優(yōu)先依托楚天云政務平臺進行集約化部署建設。該層以統(tǒng)一標準為主線，發(fā)揮內部電子政務網(wǎng)絡和外部互聯(lián)網(wǎng)雙向循環(huán)信息流作用，使檔案信息流充分相互流通。2.數(shù)據(jù)資源層。基于政務云系統(tǒng)資源目錄和數(shù)據(jù)交換，該層可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享，為機關檔案服務提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)支撐；匯聚用戶信息庫、檔案信息庫、共享信息庫、電子證照庫、元數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)資源庫，為信息定向傳輸和形成基礎信息資源庫提供支撐。3.應用支撐層。該層包括OCR服務、元數(shù)據(jù)管理、電子印章、容災備份管理、工作流引擎、用戶數(shù)據(jù)共享、消息服務、數(shù)據(jù)轉換、統(tǒng)一目錄管理、全文索引、日志管理、報表引擎等工具及功能，以滿足用戶多樣化多層次的應用需求。該層通過優(yōu)化和鞏固OCR服務、電子印章等常用檔案軟件應用模塊，積極拓展統(tǒng)一目錄管理、報表引擎等新應用模塊。4.業(yè)務應用層。該層分為數(shù)據(jù)收集平臺、綜合業(yè)務管理平臺和機關檔案服務平臺三個平臺，包括機關檔案管理平臺中各業(yè)務辦理系統(tǒng)，以實現(xiàn)機關檔案辦公一體化管理功能，推進收集、管理、歸檔等應用協(xié)同。5.用戶及服務層。該層分為外部采集中心、備份容災中心、歷史檔案查詢中心和現(xiàn)行文件查閱中心四個中心，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和征集、對數(shù)據(jù)庫進行備份和容災保護、提供歷史及現(xiàn)行檔案的查閱服務等功能。用戶通過該層的信息數(shù)據(jù)前置區(qū)域，承擔著整個平臺的對外服務功能，包括數(shù)據(jù)庫、文件、消息隊列、在線填報、離線填報、WebService、Web瀏覽等交換方式。
二、系統(tǒng)主要功能設計
（一）個人中心個人中心包括協(xié)同管理、檔案訂閱、我的收藏、個性設置功能。1.協(xié)同管理：記錄待辦或已經(jīng)辦理的流程單據(jù)以及用戶保存的未填寫完畢的審批單，用戶可以打開待發(fā)協(xié)同，繼續(xù)填寫或直接發(fā)起協(xié)同。2.檔案訂閱：實現(xiàn)檔案查詢用戶對現(xiàn)有檔案門類中的已有或新增檔案信息的訂閱功能。3.我的收藏：類似Web瀏覽器中的收藏夾功能，檔案查詢用戶在檢索到感興趣的檔案條目信息后，可以在查詢結果中選擇并收藏到個人的收藏夾中。4.個性設置：不同用戶可以自行修改個人密碼、定義配置項、開機自啟動。
（二）檔案收集檔案收集包括收集與整理、文件上傳、文件歸檔、離線著錄功能。1.收集與整理：它是收集待歸檔數(shù)據(jù)的一個平臺，是待歸檔數(shù)據(jù)的集結地、臨時存放庫。2.文件上傳：批量導入檔案數(shù)據(jù)條目，然后通過文件上傳功能將掃描加工后的電子文件原文上傳到檔案系統(tǒng)服務器。3.文件歸檔：把OA歸檔的文件或者各部門兼職檔案員收集的材料歸檔到檔案庫。4.離線著錄：為偏遠的無法訪問B/S網(wǎng)絡的用戶導出一個數(shù)據(jù)著錄工具包，進行數(shù)據(jù)的離線著錄。
（三）檔案管理檔案管理包括檔案著錄、借閱利用、檔案統(tǒng)計、移交接收、檔案編研、庫房管理功能。1.檔案著錄：檔案正式庫，主要是用于存儲歸檔后的檔案信息。2.借閱利用：對檔案實體的借閱申請進行登記并審批，對到期借閱記錄進行提醒，并提供到期歸還和續(xù)借功能。3.檔案統(tǒng)計：包括館藏統(tǒng)計、自定義統(tǒng)計、年報管理等功能。4.移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收統(tǒng)計，用來統(tǒng)一管理每個用戶自己發(fā)起的移交單信息并管理該用戶權限范圍內可以接收的或已經(jīng)接收的移交單數(shù)據(jù)。5.檔案編研：檔案編研是檔案部門根據(jù)館藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。6.庫房管理：包括3D庫房、檔案保管、檔案銷毀功能。
（四）檔案利用檔案利用包括全文檢索、分類檢索、編研成果功能。1.全文檢索：通過全文檢索可以檢索條目信息、電子文件信息，并且能夠對檢索結果提出申請利用。2.分類檢索：一種基于目錄樹的數(shù)據(jù)檢索方式，可以在選定的業(yè)務中跨庫檢索信息資源。3.編研成果：通過查看編研文檔功能來查看檔案編研管理和檔案專題編研中生成且了的編研文檔。
（五）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理包括全宗維護、機構用戶、權限維護、業(yè)務維護、工作流維護、利用維護、電子文件管理、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)監(jiān)控以及其他管理功能。1.全宗維護：定義使用檔案系統(tǒng)的所有全宗單位的模塊，系統(tǒng)支持多全宗。2.機構用戶：用來設置組織的機構層次及管理機構下的用戶，用標準的樹結構顯示。3.權限維護：包括角色管理、功能授權、數(shù)據(jù)授權、接收權限、表單授權、按鈕授權功能，通過集成系統(tǒng)促進平臺的功能實現(xiàn)。4.業(yè)務維護：包括分類庫維護、分類結構維護、結構模板維護、元數(shù)據(jù)維護、主題詞維護、報表維護、庫房維護、文件歸檔配置功能。5.工作流維護：包括工作流管理和表單管理功能。6.利用維護：包括借閱模板設置、索引庫管理、全文詞庫維護、關鍵詞維護、同義詞維護功能。7.電子文件管理：包括格式注冊、文件服務器和運行監(jiān)控功能。國家安全保密性單位不允許使用FTP協(xié)議，而允許使用HTTP協(xié)議，故在系統(tǒng)中增加配置HTTP協(xié)議的文件服務器。8.數(shù)據(jù)安全：包括電子文件校驗、水印管理、光盤制作、數(shù)據(jù)回收站功能。其中，本系統(tǒng)中采用MD5算法實現(xiàn)對文件完整性的校驗。9.系統(tǒng)監(jiān)控：包括流程監(jiān)控、日志管理、消息管理功能。10.其他管理：包括信息管理、系統(tǒng)參數(shù)配置、任務調度管理、系統(tǒng)菜單維護等功能。
三、結語
隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理模式的不斷創(chuàng)新是必然趨勢。本文結合政務云的大環(huán)境，提出了一個“三平臺+四中心”的機關檔案管理系統(tǒng)模型架構，并對系統(tǒng)功能進行了討論，以期在原有的機關檔案管理數(shù)字化工作的基礎上助力檔案管理水平的提高，為各級政務部門建設政務云平臺提供一定的參考價值。
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作者：李貞貞 肖宛如 劉威 單位：湖北大學歷史文化學院
