會計檔案管理精選(九篇)

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第1篇：會計檔案管理范文

隨著市場經濟的發展，企業間的競爭日益激烈。企業競爭不僅是人才的競爭，同時也是管理水平的競爭。作為經濟管理組成部分的會計工作，在經濟管理中的地位越發重要。會計檔案，是會計工作成果，是會計信息的原始依據。加強會計檔案管理，是搞好會計工作，提高企業經濟管理水平的重要基礎。

一、會計檔案的新特點

傳統會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業務的重要依據。在企業實施會計電算化過程中，會計檔案形式發生巨大變化。會計核算的數據資料，不僅有紙質載體，同時表現為計算機的數據文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現出許多新特點。第一，會計檔案存在形態多樣化。財務會計檔案資料，不僅有傳統的紙質載體，如票據、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質、光盤或優盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統的紙質會計檔案數量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數據的采集和分析查詢費時費力。網絡時代，通過電子商務，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統，容易修正、復制，便于攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。

二、會計檔案管理的現狀與問題

（一）會計檔案管理重要性認識不足

會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業發展歷程的第一手資料。由于認識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關注會計檔案管理工作。

（二）會計檔案的軟硬件建設滯后

會計檔案的數字化、電子化，需要有配套的軟硬件設備。會計檔案通過信息網絡，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應設施設備。一些單位尤其是小微企業因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網絡化。會計檔案的軟硬件設施建設不能與會計電算化相協調，成為會計全面的發展阻礙。

（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數據，安排專門人員進行拷貝(備份)存儲，進行會計信息的轉化，成為磁性介質，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認識不足，很容易出現損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。

（四）會計檔案管理人員的業務素質有待提高

會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優化的過程，要依賴于檔案人員業務素質的提高。建設一支高素質的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎。一些單位的財務人員計算機專業素質和會計電算化專業知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務檔案的現代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優越性認識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。

三、解決會計檔案管理問題的對策

（一）提高會計檔案重要性的認識

會計檔案是企業重要的經濟管理資料，是進行經濟分析的主要依據。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網絡化無從談起，成為無水之源。相關部門加強小微企業會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內容之一。

（二）加快會計檔案的軟硬件建設工作

會計的目標是及時準確提供會計信息，信息技術和網絡時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業管理的重要組成部分，會計核算數據是企業經營管理的重要信息資料，是企業進行經營活動分析、預測、決策的依據。企業要提高對財務檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業管理水平奠定基礎。

（三）完善會計檔案的日常管理工作

根據財政部的《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》規定，建立賬務數據和報表數據的備份工作。搞好會計電算化系統的安全性、穩定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網上財務數據的讀取，建立防火墻，將企業會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系進行隔斷，限制外界對會計信息系統數據庫進行非法訪問。采用數據加密等技術手段進行網絡管理，防止數據丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。

（四）培養懂業務有技術的會計檔案管理人員

現代化信息技術，需要培養大量技術人才。會計部門要配備具有較高信息技術和網絡知識的專業人員，改變會計人員隊伍業務素質和知識技能單一狀況，滿足會計信息化建設的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術培訓工作，完善繼續教育工作。財會人員及時掌握新技術、新設備、新方法，提高運用信息技術和信息手段水平，為會計檔案管理再上新臺階。

參考文獻：

[1]譚雪麗.淺談財務檔案管理信息化建設[J].青年時代,2016(28).

[2]王彩云.規范單位財務檔案管理的思路與對策[J].企業改革與管理,2016(07).

第2篇：會計檔案管理范文

關鍵詞:會計電算化 會計檔案 管理 問題 改善

    一、會計檔案的作用

    1.會計檔案直接影響經濟工作。從宏觀來說,國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總,可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況,從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說,各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據,科學地預測未來,制訂最優化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經濟效益。

    2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來,及時發現問題,阻止腐敗的產生、蔓延,打擊經濟領域的不法行為,解決經濟糾紛,從而確保國家的經濟利益。

    二、電算化下會計檔案管理的內容

    電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

    三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

    1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。

    2.會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視,因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數據不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案,并對保存期限作了規定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

    3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

    4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。

    提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓,然后就去操作系統,在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。

    四、如何改善電算化下的會計檔案管理

    1.完善會計軟件

    最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能,如有聯網,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

    2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

 

;   (1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。

    (2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度:選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。

    (3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定,辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經主管領導、財務部門負責人批準。

    (4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息;同時由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。

    3.提高會計部門人員素質,完善人員配置結構

    會計系統是由人來操作的,一個系統是否安全,不但取決于系統本身,更應該注意操作使用人員的素質,未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身,對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應盡量用計算機專業人員,畢竟,計算機系統維護是一項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。

    參考文獻:

    [1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經濟,2008,(3).

第3篇：會計檔案管理范文

第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

第十四條單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

第十六條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第十八條我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

第4篇：會計檔案管理范文

［關鍵詞］ 會計檔案；管理；策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 006

［中圖分類號］ F233 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）17- 0012- 01

1 會計檔案實踐管理現狀

隨著會計電算化的快速發展會計檔案管理更新了傳統工作模式，實現了由紙質管理向數字化管理的科學轉變，引入了磁介質、膠片、芯片、光盤等存儲媒介。同時市場經濟的飛速發展，令會計檔案信息更加豐富多樣，數據量日益龐大，對其檔案的存儲、管理提出了更高的要求。因此，新時期的會計檔案管理應樹立信息化目標，強化數據庫建設，構建人性化檢索服務體系，推進會計檔案管理的持續、優質、全面發展。然而，縱觀各行業的會計檔案管理工作，不難看出，其實踐管理中存在一些問題。例如一些單位仍舊采用信息檔案打印并存儲紙質文檔方式進行管理。而一些單位則僅僅將相關會計信息數據在磁介質、光盤中進行存儲，并沒有進一步對相關信息內容作細化管控。由于管理策略體系不完善，還會引發會計檔案信息被竊取、造成重大經濟損失等不良后果。面對快速更新的管理軟件體系，引入不同版本工具進行管理，均會導致會計數據的差異，倘若一些單位沒有實現對相關軟件體系的良好存儲，便會形成會計檔案信息無法查閱等問題。引發該現象的要原成因在于，相關管理人員沒能樹立良好的信息化管理意識，管理工作不細化，不能用發展眼光進行管控，安全防范管理措施、體制不健全等。因此，面對上述問題，我們應完善制定會計檔案管理科學實踐策略，進而優化管理效果、提升利用效率，發揮會計檔案信息的核心效用與價值。

2 會計檔案管理科學策略

2.1 強化保密管理，引入有效防范措施

會計檔案信息是各機構單位核心價值內容，關系到其機構的重要機密，例如采購環節相關價格、銷售管理成本、重要客戶資料等。倘若被不法分子獲取，則會造成巨大的經濟損失。因此，相關單位應創建完善的會計檔案信息保密管理體系，健全網絡建設，制定良好的應急管理預案及完善的保密防范措施。應定期對計算機、電算化軟件進行漏洞掃描、打補丁修復、更新優化。同時應科學進行輸出輸入的嚴格管控，對各類信息與源程序實施良好的加密處理，并進行相應口令的配設。還應進行記錄管控優化設計，由源頭入手實施有效管理。同時對于新時期會計檔案信息管理中不斷出現的新狀況，應優化更新管控手段與實踐方案，制定崗位管理細則、規范化操作標準、人性化服務體制，進而全面優化會計檔案管理效果。

2.2 規范會計檔案應用存儲，實施網絡化管理

會計檔案管理實踐中，應基于其電子化信息數據存儲特征，進行有效的防塵、防潮處理，并應進行必要的轉儲操作，進而有效預防病毒的侵襲，而非存儲完畢便萬事大吉。基于會計檔案信息數據面廣、量大，加密處理較易被破解的現狀，在管理階段中應引入專項數據庫體系，實施權限控制，創建數據倉庫系統，配合制定有效的安全管控機制，進而為會計檔案營造安全可靠的應用服務環境。面對網絡系統的共享化特征、應用優勢，會計檔案管理中應科學引入網絡管理手段，創建集中、系統管理模式，促進價值化資源數據的全面共享。不應自成一派，分割會計、財務部門與單位其他類機構體系，這樣僅能令信息數據傳輸實現單向運行。因此應科學引入系統管理理念，基于整體管控模式，進行局域系統的科學布設。同時應引入安全雙重檢驗手段，提升網絡系統易用性。應有效改變明碼傳輸方式，引入網絡會計，創新財務管理信息化手段，進而適應時代需求，提升會計檔案綜合管理水平。

2.3 提升會計檔案人員綜合素質，實施人性化服務管理

新時期，會計檔案管理人員應強化自身素質建設，滿足信息化時代要求，摒棄傳統觀念，樹立安全化、信息化管理意識。同時，應改善自身知識結構體系，提升專業管理技能。應樹立人性化服務意識，培養高尚的職業道德，提升對隱患問題的洞察能力。相關單位應做好員工的職業生涯規劃，為其拓寬發展提升空間，創造繼續教育培訓良好機遇，進而為培養綜合素質優秀的會計檔案管理人才，打下良好的工作基礎。相關單位還應優化崗位結構，制定公平公正的聘用人才機制，選擇具有創新能力、檔案管理與計算機應用專業技能的全面人才。再者，還應促進會計檔案信息與信息化管理體系的同步升級，確保相關會計信息的時效性，使其發揮核心應用價值。

3 結 語

總之，基于會計檔案信息的科學重要性，針對其實踐管理中存在的問題，我們必須制定科學有效的優化管理策略，引入信息化管理、人性化服務手段，規范會計檔案的應用存儲，實施有效的網絡化管理，強化安全保密管控，才能真正發揮會計檔案效用價值，使其成為輔助各單位提升核心競爭力的優質資源，實現良好共享與秩序化的服務管理。

主要參考文獻

第5篇：會計檔案管理范文

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位財務的重要史料和證據。目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：

一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。

五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：

一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

第6篇：會計檔案管理范文

關鍵詞： 會計電算化； 會計檔案管理； 問題； 成因； 對策

中圖分類號： F232 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2010）08-0022-02

一、電算化會計檔案管理概述

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據,以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。

二、電算化會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規范》中規定：

1. 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。

2. 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。

3. 采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。

4. 通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的問題

（一）電算化會計檔案本身性質帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

會計電算化工作是一種無紙化工作，所產生的數據均存在計算機的硬盤上，實際工作中常有以下幾種不當情況發生：一是部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器一但出現故障，則部分帳務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復上易出現麻煩。

（二）會計檔案管理制度不完善

準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。

（三）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。

四、電算化會計檔案管理問題形成的原因

（一）對會計電算化本身理解的偏差

我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。

（二）尚未引起有關部門的重視

不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。

（三）缺乏明確的規章制度

由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。從而只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

（四）電算化會計軟件升級快

由于會計電算化軟件近年來頻繁更換和升級,原相關的會計軟件和文檔資料也容易出現不相兼容的情況,如果處理不當這部分會計資料，不僅得不到有效的保管和發揮應有作用,同時也不符合內部控制制度的要求。

五、如何改善電算化下的會計檔案管理

（一）完善電算化下會計檔案管理各項制度

會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應的管理制度。實施電算化后應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是：

1. 建立電算化會計檔案的歸檔制度

首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。

2. 建立電算化會計檔案的保管制度

與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。

3. 建立嚴格的借用手續制度

要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用權限制度, 電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁盤不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。

（二）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

（三）重視理論研究，提高思想重視程度

電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務于會計工作，以實現會計電算化的效益原則。

實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。

參考文獻：

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[5] 支華.會計電算化下的會計檔案管理工作[M].2002.

[6] 馬玉昆.淺談會計檔案的管理[M].2002.

第7篇：會計檔案管理范文

（一）電算化會計檔案的概念

電算化會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體來說包括：

（1）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。

（2）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片及其他輔賬簿。

（3）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

（4）其他會計資料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。

（二）電算化會計檔案管理的特點

1.存儲范圍的廣泛。會計電算化檔案存儲范圍廣，不僅保留了傳統紙質文件， 還必須保持存儲計算機硬件上的會計數據和會計信息存儲在 磁性介質，如程序設計規范，用戶操作程序、會計電算化課程的課程代碼， 會計報告格式，等等，會計電算化文件存儲擴大范圍和領域。

2.載體形式多樣。會計電算化檔案的載體形式發生了變化，經濟管理活動形成的會計憑證、賬簿、報表和其他數據，不僅以電子信息的形式 存儲于光盤、硬盤等載體上，同時也打印紙張載體形式。磁性存儲介質的使用在會計電算化工作，使會計檔案管理工作更加方便、快速、高效。

3.嚴格的安全存儲。會計電算化文件紙質文件材料的形式和材料 的電子文件，文件內容不僅有傳統紙質文件的打印輸出，和磁性介質或光盤為載體的電子檔案，而磁性介質，光盤很容易通過磁場，外部環境的影響， 如有害氣體，灰塵，此外，容易受損，很難留下痕跡載體的特點。同時，存儲信息的質量和有效性條件的影響，會計電算化檔案的安全存儲、嚴格要求存儲空間有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應的措施。

4.信息共享性與數據易改性。網絡技術的運用，可以提高會計文檔的多方位檢索速度，并能夠實現檔案信息的網上遠距離傳送，有利于會計檔案資源共享。但是，由于存儲磁介質與光盤中的數據可以很容易被修改，從而導致會計檔案信息的失真，甚至被破壞的可能，而使會計檔案失去價值。

二、基于北方導航控制技術股份有限公司電算化會計檔案管理實踐

北方導航控制技術股份有限公司（以下簡稱北方導航）多年來一直加強電算化會計檔案管理，主要體現在以下幾個方面：

一是在電算化會計檔案的整理和裝訂方面，會計憑證按時間和憑證號順序裝訂成冊，做到附件齊全、折疊整齊、薄厚均勻、牢固美觀。每本憑證的厚度一般在3厘米左右，計算機存儲的會計信息要打印輸出為紙質會計檔案進行保管，儲存會計信息的磁盤、 光盤等介質定期拷貝、更換、保證其安全性。

二是在電算化會計檔案的保管方面，會計檔案管理部門是北方導航財務部，財務部設專人負責會計檔案的保管，嚴格執行安全和保密制度，會計電算化檔案保管注意防盜、防磁等安全措施，對硬盤上的會計數據建立光盤備份，貼上標簽存在防磁柜里。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、光盤等會計檔案，原則上不得借出和拿出單位，嚴禁在非保密網上傳輸本單位會計信息以及會計資料，有特殊需要須經財務總監批準，并辦理登記手續，限時歸還。

三是在會計信息化管理規范方面，會計信息化崗位根據需要一人一崗，根據集團公司的具體要求和公司的實際需求，研究和確保公司會計信息管理系統的不斷完善和發展，監督計算機及財務軟件系統的運行情況，系統管理員定期備份所有數據，備份前對相關設備進行認真核查，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，對磁介質存放的數據保存雙備份。

但是北方導航在電算化會計檔案管理方面也存在著一定的不足之處：一是新的會計檔案管理辦法已經出臺，北方導航的會計檔案管理辦法還未隨之修訂；二是對電算化會計檔案管理相關人員的培養力度不夠；三是對電算化會計檔案的保密管理需要進一步加強；四是電算化會計的軟件管理需要進一步完善，北方導航目前使用的財務軟件是金算盤財務軟件，財務報表軟件是就其財務報表處理軟件，資金預算管理軟件是兵器集團財智軟件，需要加強對財務軟件的學習和應用。

三、電算化會計檔案管理建議

（一）修訂電算化會計檔案管理制度

為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案工作的技術手段、管理方法、管理流程等的新變化，財政部、國家檔案局79號令了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），并于2016年1月1日起執行。

隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規范。

隨著經營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革。

隨著我國會計法律法規的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規定，相應需要進行調整。

公司制度中會計檔案管理辦法也要根據新的會計檔案管理辦法進行修訂，符合國家統一的會計管理辦法；繼續完善電算化下會計檔案管理各項制度，健全電算化會計檔案的歸檔制度、保管制度、定期備份制度。

（二）加強電算化會計管理人員培養

在會計電算化部門當中，企業方面應當積極引進一些綜合性人才來加強對會計電子檔案的管理，并以此來提供相應的、更加有用的會計信息，從而以此來進行精確的會計核算，并為會計核算工作提供必要的基礎。而且在會計電算化的管理工作當中，企業方面也必須要同時具備計算機技術、會計檔案管理以及會計核算方面的綜合性人才。這就需要增加一定數量的精通計算機專業知識的電腦人才，同時要求企業必須要結合其自身的特點來經營，這樣才能有效提升會計人員專業水平。

公司應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

（三）加強對電算化會計檔案的保護和保密管理

加強公司電算化會計檔案的保密管理。公司內部的會計人員之間、不同崗位之間要做到相互制約，以防非本職責的會計人員使用電算化造成會計數據錯誤。其次，要對會計電子檔案設置高級別的密碼，使無關人員無法進入系統，從而防止另有企圖的人進入會計電子檔案篡改會計數據。同時把整理好的電子會計檔案備份到電腦的存儲盤中，同時使用準時備份與自動備份兩種功能，不僅在電腦中備份，還要在移動硬盤中備份，或刻制光盤。

（四）完善財務會計軟件管理

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

第8篇：會計檔案管理范文

摘 要 基建會計在基礎建設領域內廣泛應用的一種專業會計，是我國社會主義會計的重要組成部分。而基建會計中的檔案管理服務于我國的基礎建設，對發展社會主義經濟具有非常重要的作用。本文旨在對基建會計中檔案管理的現狀及存在問題進行分析，并進一步提出在實務操作中加強基建會計檔案管理的有效措施。

關鍵詞 基建會計 檔案管理 現狀及存在問題 措施

一、基建會計檔案收集管理范圍

根據我國的《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：第一，會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；第二，會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿；第三，財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；第四，其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、基建會計檔案管理的現狀及存在問題

與企業會計、行政事業單位會計等一般的專業會計相比，基建會計具有其特殊性。最主要的特殊性體現在會計主體的特殊上。一般專業會計的會計主體一般均為法人主體，但基礎建設會計則以一個獨立會計核算的建設項目作為會計主體，來反映和監督投資項目的資金來源、項目資產的形成和運用情況。基建會計核算的特殊性及有些單位的主管財務人員對基建項目的業務核算掌握不透徹，對基建會計的核算工作無從下手。根據基建會計檔案管理的收集范圍，會計核算工作的障礙也會給會計檔案的管理工作帶來問題

（一）忽視收集與管理

根據我國的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。然而在實務操作中，一方面由于部分財務人員對基建會計知識、規定較為陌生，一旦企業發生了基礎建設項目，對會計核算業務就無從下手，不能及時與施工隊伍核對往來賬目；另一方面由于財務人員意識上沒有跟上，對檔案管理的重要性認識不足，未能及時收集材料，更談不上最資料進行認真歸檔，對發生的混亂現象聽之任之。兩方面的原因造成基建會計的檔案管理的混亂、不規范，嚴重影響了基建會計的正確反映。

（二）檔案管理不規范

在上文中已經提到大多數企業都沒有專職的會計檔案管理人員，一般均為企業會計來兼任檔案管理人員。一人分擔兩職，導致會計檔案整理歸檔不及時、管理滯后和混亂，欠缺規范性。檔案管理的混亂，最嚴重的后果就是查找困難和會計憑證丟失，對于基礎建設來說，業務支出多數都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項目的真實核算，造成的經濟影響是十分慘重的。另外，《辦法》規定各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密。這對大部分企業來說，也是沒有做到的。

（三）檔案管理制度不健全

企業基建會計的檔案管理制度主要是參考2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理方法》。雖然《方法》中對我國企事業單位的檔案管理作出了詳細的規定，但在實際運行過程中，許多企業的財務部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個專業的檔案管理人員，會計人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設定專門的檔案室。而對會計檔案電算化管理，也沒有制定相應的管理方法，電子文件、數據等散落在各部門人員的計算機中，沒有形成磁介質的會計檔案。

（四）檔案管理人員業務素質不高

財務人員對基建工程情況了解較少，導致基建工作于財務的鏈接不揭秘，直接影響了基建會計核算的質量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財務人員還沒有收到該項目的工程批復、設計批復、施工合同等材料，那么就只能根據經驗來進行核算，這必然會使得平常的核算與竣工時“工程概預算執行情況表”的概算項目核算不能完全匹配，報表的準確性得不到保證。根據錯誤的報表編制的會計檔案準確性肯定會受到影響，結果并不能準確反映真實情況，項目建設中財務監督的作用沒有得到發揮。

三、加強基建會計檔案管理的措施

（一）提高思想認識，安排專人負責基建會計檔案的管理工作

對企業來講，不管做什么事情，領導重視關鍵。基建企業會計檔案管理工作之所以會出現管理混亂、不規范、業務人員素質低等問題，歸根結底是企業領導對檔案管理的重要性認識不夠，在人力、財力、物力、時間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態。所以，做好基建會計檔案管理工作的當務之急就是提高企業領導和財務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負責檔案管理，同時根據基建項目的規模分配相關責任人的工作，保證會計資料的收集、整理、歸檔有序進行，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領導重視財務檔案的管理工作，底下的財務人員的檔案意識才能得到強化，工作態度才能更加認真負責，才能自覺的按照企業檔案管理規定，積極主動地做好檔案收集整理工作。因此，提高領導及財務人員對會計檔案管理工作的認識，增強對其的重視程度，是會計檔案管理工作順暢進行的重要保證。

（二）建立內部相關職能部門網絡平臺，實現基建會計檔案信息化管理

隨著計算機的高速發展，電算化會計在企業的應用越來越普遍，財務檔案信息化和檔案工作現代化是現代檔案工作的大勢所趨。對基建會計而言，規模大、工期長，資金往來頻繁，會計核算不同于一般企業會計，會計核算對基建項目起到關鍵的財務監督作用，因此，做好基建會計的檔案管理是非常重要的。首先，應明確基建會計信息化管理的主要內容：1監督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強會計信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權限設置，要明確哪些人進行維護操作，防止數據和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對檔案的使用情況，一方面可以監督、控制非法操作，另一方面對發生的錯誤進行追蹤，以便對破壞的數據進行及時修復。

（三）根據實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間 [2]

根據我國的《會計檔案管理方法》規定，財務檔案在財務處存放時間滿一年后就應該進行檔案移交，而基建項目的特點之一就是工期較長，一般來說一個基建項目兩年之內基本上完工并決算完畢，原財務處可臨時申請檔案室延長基建會計檔案的保存時間，筆者認為基建項目會計檔案在財務處的保存時間可以適當延長至兩年。基建會計與事業會計實行不同的會計準則，在會計處理上表現為分開的兩套賬，在裝訂成冊、編號等問題上兩者互不影響，并且延長基建會計檔案的移交時間也不會對事業會計檔案的移交期限產生影響。這樣一來，不但沒有對企業造成不好的影響，反而方便了基建會計人員的查賬工作，大大提高了基建會計的工作效率，為企業領導提高及時、準確的基建項目財務信息。

（四）建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業務素質

對檔案管理而言，最重要的就是準確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會計檔案管理制度，理應從做好這幾個方面的工作著手。在遵守相關法律、法規規定的基礎之上，基建會計根據基建項目的特點制定適合本企業發展的基建會計檔案管理制度，如基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱保管期限、移交時間等。原則上，基建會計檔案不得隨便對外借閱，未經負責任同意，更不能對外泄露基建會計檔案的內容，否則，應追究相關人員的法律責任。如果由于司法需要或者經負責任同意，需對外借閱基建會計檔案時，必須履行登記手續。

一些企業的財務人員對基建會計知識的欠缺，影響了基建會計的順利核算，進而影響基建會計檔案的管理工作。針對此情況，企業有必要采取必要措施（如相關的培訓或是提高對應聘人員的業務要求等）提高基建會計人員、基建會計檔案管理人員的業務素質，以保證基建會計檔案管理工作的順暢進行。

第9篇：會計檔案管理范文

關鍵詞：電算化；會計檔案；管理；措施

隨著計算機技術的發展，會計制度的改革，目前會計電算化已經在各個單位中廣泛應用，會計電算化不僅能夠提高會計工作效率，而且對減輕會計人員的工作強度具有重要的作用，會計電算化不僅能夠保留傳統的會計檔案，而且對存儲在計算機硬盤中的會計數據、光盤存儲或者其他的磁性介質的會計數據的管理更加安全可靠。

一、電算化背景下會計檔案的特點

會計電算化主要是指存儲會計數據、報表、以及賬簿和程序的存儲介質和程序以及系統開發編制的會計資料和文檔，并且能夠打印輸出各種會計憑證和報表。隨著會計電算化的普及，在會計電算化的環境下，財務人員對會計資料以及日常工作等都在計算機上完成，從而形成很多新的特點：

1.傳統的會計檔案具有直觀性和可視性，而存儲在計算機中的會計檔案需要通過計算機硬件和相關的軟件相結合才能使用，會計檔案的調用有一定的難度，但是在使用的過程中比較快捷、方便，并且很容易產生分析結果。

2.會計電算化檔案比傳統的會計檔案管理更具有內涵，電算化環境下的會計檔案除了打印輸出會計賬不留痕跡，并且對會計檔案的安全性和穩定性具有更高的要求。

3.電算化環境下會計檔案由于存儲在光盤以及磁性的介質中，因此對數據的更改不會留下痕跡，很容易遭受到破壞，并且還容易受到存放環境、載體的質量以及存儲信息等外界條件的影響。

4.會計電算化檔案的使用和會計軟件版本具有密切的聯系，所以在企業或者單位中實施電算化時間越長，則財務以及會計的軟件版本就越多，所以在電算化環境下會計版本需要更加科學合理的管理措施。

二、電算化環境下會計檔案管理存在的問題

1.電算化會計檔案管理制度不完善

很多單位在實施會計電算化后，其會計檔案管理的內容和環境有所變化，并且會計檔案的內容也擴大，但是很多單位沒有認識到這些變化，認為會計電算化只是一種工具而已，沒有對會計檔案管理人員的職責有相關的規定，并且也沒有對會計檔案的環境變化采取相關的措施。

2.很多單位實施會計電算化后，由于操作人員的時間觀念不強，重視意識不夠，將會計資料以及重要的信息和資料存儲在磁盤或者電子文檔后，就不予管理，并且對磁盤或者電子文檔中會計資料和數據沒有進行備份，從而很容易造成會計資料、系統數據的破壞或者丟失，將會造成會計資料以及數據的泄露，影響會計工作的開展。

3.會計檔案管理人員的綜合素質不高

會計檔案管理人員的綜合素質的高低直接影響電算化會計檔案管理工作的開展，在電算化環境下，如果會計檔案管理人員專業知識不強，或者計算機應用能力差，從而也將會造成電算化檔案管理工作的有效的開展，影響會計檔案管理水平的提高。

三、如何做好會計電算化檔案管理工作

1.完善電算化會計檔案管理制度

在電算化背景下，建立完善的會計檔案管理制度是提高會計電算化管理水平的重要保障，比如在電算化環境下可以制定《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案管理相關的措施》、《電算化會計檔案操作管理制度》以及《計算機硬件軟件和數據管理制度》等相關的規定對提高電算化會計檔案的管理水平和保障會計檔案管理具有重要的作用。

2.加強電算化會計檔案的管理

在電算化背景下，電算化會計檔案主要存儲在光盤上或者磁性介質上，所以應該注意對這些會計資料和檔案的備份，并且還應該注意會計檔案的形成時間和會計檔案存儲的操作人員的姓名，注意對會計檔案的備份，這樣能夠減少系統數據的丟失或者會計檔案的數據修改等對會計檔案管理工作造成的麻煩。在對會計檔案進行保存時，應該注意防塵、防潮、遠離磁場，從而保證系統數據以及會計檔案的完整性。在電算化背景下對于會計檔案或者系統的數據采用磁性介質保存的檔案應該注意定期檢查、定期進行復制、防止由于磁性介質干擾或者破壞造成會計檔案的破壞或者數據的丟失。還應該注意電算化會計檔案與財務軟件保持一致性，由于不同的電算化會計軟件對會計數據結構以及會計檔案的管理也會不同，因此就會產生會計資料或者檔案不能被調用或者出現數據的錯誤等情況。因此在電算化背景下，不僅應該對會計數據以及會計檔案采取備份的保存形式，而且還應該注意會計軟件版本的一致性，從而才能保證會計檔案管理的準確性和可靠性。

3.加強電算化背景下會計檔案管理人員業務素質

在電算化背景下，很多的會計檔案管理人員依然采用傳統的會計檔案管理方法和傳統的工作方式，對現代化技術所形成的新的會計檔案管理模式不能適應，所以在電算化環境下，轉變電算化會計檔案管理人員的思想觀念，樹立現代化管理意識，并且加強電算化知識的培訓和業務指導，采取科學的會計檔案管理措施，對促進會計檔案管理水平，提高工作效率具有重要的作用和價值。

在電算化背景下，不僅要求會計檔案管理人員具有非常高的政治素質，而且還應該具有較強的專業技術和業務素質，要求會計檔案管理人員在完成本職工作后，還應該不斷對會計檔案管理人員進行教育培訓，采用請進來走出去的措施，系統學習和崗位教育相結合，不斷加強培訓和學習，不斷提高創新能力和業務知識水平，樹立綜合素質水平高的會計檔案管理人員的形象，從而不斷提高會計檔案管理水平，提高會計電算化檔案管理的現代化技術，促進會計檔案管理工作的有效開展。

參考文獻：

[1]孫蘭婷：電算化環境下會計檔案管理存在的問題及處理策略.蘭臺世界(理論版), 2006(11):24—25.