科研財務共享平臺優化科研經費管理

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【摘要】隨著高校科研經費投入逐年攀升，經費管理業務日趨復雜。快速發展的信息技術推動財務管理向財務共享模式轉型，為科研經費管理帶來了新思路。結合“放管服”的政策背景，文章從流程、技術、制度、人員等角度分析高校科研經費存在的問題，以及科研管理引入財務共享的可行性，在此基礎上借鑒中臺架構思想，構建科研財務共享平臺，并分析了預期實施效果與局限性，以期簡化業務流程，優化科研經費管理。

【關鍵詞】財務共享；科研經費；高校財務；中臺

一、引言

科技創新為經濟增長與高質量發展帶來了重大機遇和挑戰，近年來，我國政府不斷加大對科技項目的政策支持與投資力度，不斷改進和完善科研項目管理。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》提出優化科研經費服務方式，改革和創新科研經費使用和管理方式；2018年，《關于開展解決科研經費“報銷繁”有關工作的通知》（國科辦資［2018］122號）指出，要樹立服務理念，優化管理流程，建立便捷高效的科研經費報銷管理機制；2021年，《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》提出，要改進財務報銷管理方式，推進科研經費無紙化報銷試點。高校作為科學研究與技術創新的重要活動主體之一，各級政府的財政類科研經費投入與其他企業的非財政類經費投入近年來都呈現快速增長的趨勢，根據《中國統計年鑒》（2021年）發布的數據，2020年我國高等學校研究與試驗發展（R＆D）經費支出1882.5億元，較2019年增長4.8%，R＆D人員全時當量61.5萬人年，較2019年增長8.8%。隨著高校科研資金收支活動的逐年穩步增長，科研經費管理工作也變得日益重要。隨著大數據、云計算、人工智能的快速發展，財務工作由業務系統間數據共享的互聯網管理階段不斷向智能化轉型。《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》（2021年）明確提出，積極推動會計工作數字化轉型，探索建立跨平臺、結構化的會計數據共享機制。新形勢下，高校需要改革與創新服務方式，抓住信息化發展機遇，建立健全高校項目負責人與責任單位、職能部門共享的信息平臺，提高科研管理效率和便利化程度，實現科研項目執行過程與經費收支過程規范化、數字化和智能化，提高管理水平，提升服務質量。

二、高校科研經費管理存在的問題分析

目前，我國高校科研經費來源多樣，縱向與橫向科研經費投入持續增長，高校在科研經費管理過程中責任主體明確，科研、財務、資產、招標、審計等職能部門通過建立各自的管理系統嚴格履行職責。但在完成一項科研項目過程中，項目負責人面對種類繁多的業務仍然需要經歷一系列復雜的流程，較低的智能化水平導致總體效率偏低。

（一）流程方面：跨部門協同運作導致環節多、手續繁

根據職能不同，科研項目經費管理往往涉及多個部門，學校、項目所屬院系、項目負責人、科研部門、財務部門、資產部門、審計部門等按職責權限對科研項目進行協同管理。在接受學校與項目所屬院系監督管理的同時，項目負責人需要負責編制科研項目經費預算和決算，按照財經法規與批復的預算和合同（任務書/協議書）規范使用科研經費，并及時辦理科研項目結題及結賬手續。在此過程中，科研人員往返于科研部門、財務部門、資產部門、審計部門等職能部門，填寫表格，撰寫報告，與工作人員反復溝通政策，辦理手續。以科研設備報銷業務為例，如果設備金額較大、數量較多，需要按流程先辦理招標手續，項目負責人需要將設備采購計劃交由所屬院系和科研部門審核，審批通過后持立項報告、項目呈批件及項目完整資料向招標部門申請招標。設備驗收合格后，項目負責人再到資產部門辦理固定資產建賬手續，錄入資產信息，如單價、數量、使用年限、購入型號、經費情況、經辦人、使用人、存放地點等具體信息。最后項目負責人持已購買設備的發票、合同、資產驗收單、招標審批表、中標通知書及其他相關資料到財務部門報銷，支付設備款。這一過程中項目負責人需要帶著紙質資料在多個職能部門走流程、辦審批、傳遞信息，程序繁瑣、費時費力，不利于提高科研人員的積極性。

（二）系統方面：獨立的架構導致信息孤島與數據標準不統一

目前，大部分高校已建立獨立運行的財務、科研、資產等管理系統。高校財務管理信息化系統一般包含預算、財務核算、學生收費、個人收入、決算、財務查詢等常用財務功能模塊，實現財務部門內部信息共享；而高校的科研、資產等管理部門則分別使用其他公司開發的管理系統，獨立運作。這些不同的管理系統雖然內部結構完備，有獨立的數據存儲和服務模塊，但各系統之間相互獨立，缺乏一致的數據化處理規則和一體化的數據轉化流程，僅依靠集成接口相互聯通。數據沿著錯綜復雜的集成關系網在系統間轉換與傳輸，資源共享程度低，數據交換質量差，大量的資源浪費和數據損耗造成管理成本高昂卻工作效率低下。

（三）制度方面：制度多、更迭快導致科研人員掌握信息不充分

科研人員對制度信息掌握不充分體現在：其一，制度多，除了國家出臺的導向性政策制度，各類科研經費均有對應的經費管理辦法，如《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》《國家社會科學基金管理辦法》《國家藝術基金資助項目監督管理辦法》等，各個高校還有自身需要遵照執行的財務制度。科研人員需要在眾多規則中根據自己項目和業務的類型判斷哪個適用，增加了科研人員的事務性負擔。其二，更新快，隨著一系列針對項目預算調整、開支范圍、結余經費等方面的“放管服”政策出臺，各地對新政策的落實程度不同，但由于單位規模、學科專業、所屬地區的差異，不同的高校難以達到統一的實施標準，不同的科研人員和財務人員對政策的理解也難以保持一致。其三，不熟悉，科研人員并非專業的財務出身，尤其是首次申請到科研項目的教師，對高校財務報銷流程和制度規則缺乏系統培訓和指導，很難一次就將報銷所需材料準備齊全，科研人員不得不與各個職能部門反復溝通，不僅影響了工作效率，還制約了科研經費報銷的執行進度。

（四）人員方面：報賬人員流動性大，財務人員配比少

一方面，高校教師與學生是頻繁參與科研經費報銷的主體。對于沒有將項目經費報銷業務固定由一人負責的項目團隊，頻繁更換報賬人員會由于項目執行過程中信息不對稱而導致報銷超出預算支出范圍、經濟事項的分類不準確等，不同的報賬人員就同一項目與財務人員反復溝通，占用報賬人員大量的項目研究時間，影響科研項目的進度。另一方面，隨著高校科研經費不斷增長，經費管理日益向規范化和精細化發展，科研經費報銷的業務量不斷提高。加之政府會計制度改革所帶來的影響，財務人員的會計核算工作量大幅增加，但由于部分高校對崗位編制規模的控制，造成財務人員配比不足，這無疑增加了財務人員解釋制度流程和處理單據的工作量，延長了賬務處理的工作時間，增加了工作壓力。

三、科研經費管理引入財務共享的可行性分析

（一）放管服政策與會計改革趨勢的驅動

為了不斷規范我國科研經費在預算調整、開支范圍、結余經費等方面的管理，提高資金使用效益，對科研人員“松綁”和激勵，國務院以及財政部、教育部、科技部等部門相繼出臺了一系列政策文件，要求充分利用信息化手段加強科研項目和經費全過程管理，推行一站式服務，促進建成涵蓋項目管理、經費管理、網上審批、財務報銷、信息查詢等的一體化管理，建立健全單位內部科研、財務部門和項目負責人共享的信息平臺，提高科研管理效率和便利化程度。同時，會計工作面臨數字化轉型，探索建立跨平臺、結構化的會計數據共享機制。高校構建科研財務共享平臺面臨著前所未有的機遇。

（二）財務共享的技術支持

根據2019年中興新云與《中國會計報》、西安交通大學聯合對我國96家央企所做的調查研究數據，已有一半的企業已建立或正在建立共享服務中心，財務共享服務進入了快速發展階段。同時，較高的高校信息化普及率為構建高校財務共享平臺打下了基礎。根據2017年中國教育研究院對中國高校信息化建設情況的調研報告，82.9%的高校已建立財務管理系統，60.5%的高校已建立科研管理系統，已有33%的高校正在建立系統融合的共享方案。

四、構建科研財務共享服務平臺

高校應當充分利用快速發展的大數據、云計算、人工智能技術，通過智慧校園網絡，建立科研財務共享服務平臺，集成原本獨立運行的信息管理系統，重新規劃和梳理基本業務，將原本分散的、重復性高、易于標準化的業務活動進行集中化處理，優化組織結構，簡化科研經費管理的復雜流程與手續，使科研人員“少跑路”，實現信息共享與業務財務融合，減輕科研人員事務性負擔，充分發揮科研人員的積極性和創造性。同時，壓縮財務人員的業務工作量，減少對簡單、重復工作的人工處理，使其逐步轉入科研項目的財務數據分析、風險控制等管理型工作，為廣大科研人員提供更優質的服務。科研財務共享服務平臺（見下頁圖1）由向前的科研財務自助服務平臺、向后的業務集成服務平臺以及銜接前后的中臺系統構成。科研財務自助服務平臺向前面向科研人員，及時、準確地對其需求做出反應，并記錄所有業務過程；業務集成服務平臺向后面向財務、科研等職能管理部門，打通所有業務線，流程規范、管理制度嚴格，為科研經費管理過程中遇到的問題提供系統解決方案；中臺系統則將“前后”串聯起來，利用“共享”和“復用”的特點實現互聯互通，更加順暢地協同運作。

（一）科研財務自助服務平臺

科研財務自助服務平臺是面向科研人員的前臺客戶端，是實現用戶與科研財務共享服務平臺信息交互的門戶。科研人員根據業務類型提出業務申請，科研財務自助服務平臺根據收到的實時需求，組合和調度中臺部分的不同業務能力，共享實時數據，實現不同業務板塊能力的融合一體化辦理，獲取最大效能完成用戶需求。該部分設計應當全面、合理地統籌科研人員（包含教師和學生）、院系、各職能部門等多種角色的業務需求，梳理業務流程，去除以往繁瑣復雜的程序，合理規劃出友好便利的服務界面。按照申報、立項、執行、結項的科研項目管理流程，明細劃分出項目申報、成果申報、項目信息確認、經費入賬、預算設置、預算調整、經費報銷、資產與招標、賬務報表、預算項目匯總、執行進度、經費審計、成果驗收、績效考核等功能，聚合各職能部門業務，便捷高效地實現用戶業務需求。除此之外，根據科研人員不同的需求增加信息服務模塊，進行全面、專業的政策推送、制度宣講、業務指南，并及時、有針對性地解答科研人員發起的咨詢或討論。

（二）中臺系統

中臺系統是科研財務共享服務平臺的核心部分，銜接前臺客戶端與后臺管理系統，通過打通底層數據，實現數據實時共享，用數據賦能業務，內嵌制度，最終成為數據建模平臺，使獨立的各個后臺管理系統轉變為各種服務支撐下的前臺客戶端應用系統。這不僅能解決信息孤島問題，提升數據采集和數據轉換的效率和質量，為數據存儲和數據管理帶來便利，還將“共享”和“復用”業務能力，提高對用戶需求的反應速度。中臺系統包括數據區、業務區、規則區和輔助區。數據區抽取來自各個信息化管理系統中的業務數據、財務數據、大數據等結構化和非結構化數據，匯入數據池中進行萃取、整理、存儲計算和分析挖掘。數據區按類型不同分為項目、合同、資產、指標等模塊，實現統一、集中的分類數據管理。業務區根據科研項目管理的實際業務情況，梳理財務的全業務流程，對同一性質的業務按小組歸集，篩選并提煉出標準化、復用程度高的通用能力與適應性強、價值高的核心能力沉淀并組合。通過數據建模形成的服務化數據應用，能夠根據前臺提出的具體業務申請，將數據融入業務場景中，基于豐富的數據模型開展場景化應用，并以多樣化的形式展現數據分析應用的結果。規則區一方面將科研經費相關管理辦法及財務制度內嵌于信息系統中，并隨政策變化實時更新，使科研人員在辦理業務時有明確的規則限定，實現實時控制，減少業務溝通時的信息不對稱及制度理解偏差；另一方面結合各類財務管理辦法設定計算公式及邏輯判斷，系統可自動檢查，如根據科研人員填入的基礎信息自動匯總計算出報銷金額、剩余預算額度等。輔助區包含銀校互聯、稅務管理、影像管理、電子檔案、票據管理等業務輔助功能，用以幫助科研財務共享服務平臺提高和完善服務水平。

（三）業務集成服務平臺

業務集成服務平臺是科研項目管理過程中涉及的職能部門管理系統的集成，提供服務支撐和實現內部的管理要求，包括財務、科研、資產、招標、審計等信息化系統。后臺通過嚴格的權限、管控規則和流程規范等實現內部的管理要求。業務集成服務平臺與中臺系統相對接，通過內部數據總線進行數據抽取，根據統一的數據標準與規范，完成數據的融合和加工，萃取數據業務價值，轉換后分類存儲于中臺系統中的數據區，實現數據交互。

（四）科研財務共享服務平臺的預期效果

一是科研財務共享服務平臺融合了經濟業務與會計管理，重新規劃科研項目管理業務，能夠簡化流程，實現一體化平臺，減少重復辦理，使科研人員“少跑腿”，有效提升科研財務報銷效率。二是為科研人員與財務人員提供溝通與交流的智能平臺，減少由于信息不對稱造成的矛盾，同時為科研人員提供多種方式的宣傳和培訓。三是對平臺記錄的業務過程進行大數據分析，針對科研人員不同的需求進行精準化和智能化服務，提高服務效率，促進財務工作向管理型升級，確保科研事業持續健康發展。

五、關于科研財務共享服務平臺的思考

科研財務共享服務平臺為高校改革創新科研經費使用和管理方式提供了極大便利，與此同時也應關注其局限性，辯證地看待和應用信息共享平臺。

（一）科研財務共享服務平臺需要充分權衡便利性和應用性

信息共享平臺需要將原本不同的線下流程集中整理并合理規劃，最終轉化為客戶端的界面和按鈕，通過數據傳輸方式實現便利性。而且這些便利性是以詳實縝密的邏輯規則為基礎實現的，需要程序開發人員在后臺模擬不同角色設置，高的便利性往往對應復雜的實踐應用。如果單純提高便利性，會造成程序開發難度增大，填寫內容、申報環節復雜冗余等問題。因此，在科研財務共享服務平臺的實務設計中，需要充分權衡便利性和應用性，既要盡可能簡化流程，提升報銷效率，保證平臺順暢運作，又要兼顧功能實現的難易程度。

（二）財務人員要做好“臺前”向“幕后”的轉型

引入信息共享平臺之前，科研經費管理通常依靠財務人員在審批、填報、核算等重復性工作流程中進行人工處理，效率較低且占用財務人員大部分的精力。科研財務共享服務平臺極大地節省了財務人員的人力投入，能夠提高經費管理工作的效率。財務人員要做好“臺前”向“幕后”的轉型，為科研項目的賬務規范、科學管理發揮保障作用，深刻理解和把握政策法規，結合實際情況，對各項經濟業務做出分析和判斷，由簡單重復的賬務核算功能轉向科研財務數據分析、風險控制等經費管理功能。

（三）從根本上健全制度和規范管理

信息共享平臺雖然為高校科研經費報銷和管理的優化提供了有力支撐，但不能從根本上減輕科研人員的事務性負擔。各高校應抓住科研“放管服”改革機遇，把握政策的深刻內涵，結合本單位科研活動實際需要，科學合理地落實科研經費管理辦法及相關的財務報銷制度革新，夯實管理基礎，從根本上優化科研經費管理，為科研人員“松綁減負”。

作者:嚴冠瓊 單位:西安美術學院財務處