科研項目檔案管理問題及對策淺析

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[摘要]在信息技術迅猛發展的今天，電子文檔更快捷、更便于儲存。通過網絡信息共享，使科研工作者能夠及時、高效地收集、整理科研項目資料，通過對科學文獻進行系統的管理、分析，追蹤、引導國際高新技術發展，發掘出更大的價值。為此，各級科研管理部門要不斷完善科學檔案管理，不斷提升科研工作的效能，為科學研究工作提供更好的服務。

[關鍵詞]研究所；科研檔案管理；信息化

近年來,現代信息技術已廣泛地運用于檔案管理,使檔案管理工作簡單化。這是現代科技發展的必然趨勢。因此,加強檔案工作的信息化工作非常重要,也十分必要。

一、實現科研檔案信息化建設的客觀要求

科學研究數據通常是以文件的方式進行。利用信息技術進行檔案管理,能有效地解決傳統的紙質檔案的存儲與利用,并能減少檔案管理的費用。在傳統的紙質科學檔案管理中,檔案的收集、歸檔、保存主要靠人工完成。在信息化時代,人們的工作效率無法適應社會發展的需要。而科學文獻的信息化將極大地提高科研文獻的采集和整理工作的效率,減少科研文獻的人工差錯；在科學文獻的復印、傳輸過程中,電子文檔的數字化,使得使用者在得到授權后可以很容易地獲得所需,為科學文獻的傳輸提供了便利。通過建立信息化、網絡化的公共服務平臺,實現了科學文獻的交流與共享。因此,要提高管理效率,必須采用信息化手段。科研檔案信息化是以計算機技術為基礎,構建點對點的檔案資源,并在信息的快速分析上表現出了卓越的優勢。與此同時,借助多種現代媒介,基于信息的科學文獻將從“收藏”走向社會、從研究單位走向大眾、由封閉性轉向開放性。讓民眾了解科技發展的現狀,并提供科學參考。所以,科研檔案的信息化依然是發掘科研檔案潛力,深化科研檔案服務社會的重要手段。

二、科研檔案管理信息化建設所面臨的挑戰

（一）科研檔案信息化管理的意識薄弱

科研檔案管理工作的信息化建設是一種自上而下的普遍現象。我國科技文獻的編制、監管等方面,均未能與信息技術的飛速發展相適應,科學文獻的管理呈現出一種落后、粗放的狀態。大部分的管理人員還停留在傳統的思維方式上,無法適應新的管理模式。因此,無法實現全系統的信息化。意識淡薄、觀念滯后,使科研檔案工作日益成為發展檔案管理的癥結,并逐步滯后于其他檔案工作,亟待改革。

（二）管理手段落后，無法快速應對變化

傳統的檔案管理,科研工作以文字表格、照片、錄像等方式進行,信息化使紙質文件的存儲場所向“云”轉變。電子數字文件是當前各類信息資源中的重要組成部分。建立一個成熟穩定的數字平臺,以確保新文檔的及時上傳與存儲。同時,平臺還需專門人員進行維護,并隨時進行科學文獻的維護,這恰恰是傳統的科學文獻管理所缺少的。傳統的研究機構大都缺少搭建平臺的能力,缺少一個穩定的支撐平臺的專業人員。因而,在科學研究中,許多突發事件都無法及時處理,科學研究中的一些數據也會因為人為的原因而受損、遺失。

（三）缺乏專業性較強的優秀檔案管理人員

與其他類型的工作相比,科學研究的檔案管理有些乏味,所以在招聘人才時,管理層往往會選擇比較穩定的人才,這樣就會產生一定的空缺。在目前的社會條件下,我國企業的競爭仍然激烈,而且就業情況也很嚴峻,因此,校招工作日益受到重視。好的檔案管理員已經進入了市場,技術的核心是人才。優秀的檔案管理人才,具備良好的檔案管理知識,能從容應對各類突發情況,對檔案工作的快速響應,極大地提升了檔案管理工作的效能。由于檔案管理人員的短缺,使得檔案管理已不能滿足信息化的需求。

（四）檔案信息管理條例不明確，缺乏規范

在檔案工作中,要有針對性地進行檔案管理。但是,在實際工作中,卻常常會有一種情況,檔案管理是一種最“容易”的工作,等于是一種空閑的工作。人們往往對該作品有一種片面的認識。有的公司對檔案的管理還沒有一個清晰的規范,這就導致檔案管理員在工作中無能為力。沒有正確的方向,再快的速度也會偏離原來的目標。在對多個單位進行檔案管理的情況下,往往會出現檔案管理員思維不清、僅憑文字資料進行統計、歸納、遺失、混亂等問題。但是,有些公司制定了清晰有效的自上而下的管理體系,卻沒有得到很好的貫徹。在檔案工作中,工作人員對檔案管理的標準理解不清楚,內容模糊不清,缺乏相關的規章制度。科研檔案管理是一項亟待完善的工作,沒有制度和周期約束。科學研究檔案管理在科研工作中的作用不可小覷,如果發生了差錯,造成了科學研究的巨大損失。

（五）網絡安全問題頻發令人擔憂

大部分研究資料都是國家秘密,一般人根本不可能知道。所以,在選擇文件的時候要慎重。將寶貴的檔案保存在“眼睛看不到”的虛擬空間里,是一種新型的信息建筑管理方式。近幾年,網絡黑客橫行,就連國際著名的網絡公司也時常遭遇各類安全事故,讓人憂心。比如,現在的電子文件傳遞方式,大多是通過社會網絡和信箱進行。一旦賬號泄漏,就有可能盜用以前的秘密檔案。由于網絡的不安全,使得科研檔案管理的信息化工作變得更加復雜,對檔案管理的要求也越來越高。科研單位要做好準備,以應對這個充滿風險的網絡環境。

三、推動科研檔案管理信息化建設的策略

（一）增強檔案管理意識，提升檔案管理人員的綜合能力

科學研究檔案的管理是科學研究的重要組成部分。這只能由檔案室來完成。積極組織科研工作者進行有關檔案管理的知識培訓,提高檔案意識。可以不定期舉辦檔案信息管理專題講座或定期聘請有關人員進行專業培訓。為進一步提高檔案工作人員的綜合業務能力,降低工作錯誤率。可以在工作中挑選工作突出的檔案工作人員,進行交流,為研究院的檔案管理培養專業技術人才。優秀的檔案工作人員必須充分認識到信息系統的重要性,并通過積極探索和實踐,不斷提升自身的管理水平。要重視在實際工作中實施信息化管理,來提升科研檔案管理的質量。

（二）加大科研檔案信息化建設的軟硬件設備投入

在科研檔案的信息化建設中,科研機構要按國家或相關產業的嚴格要求,采購符合要求的電腦儀器。同時,要合理配置科研檔案管理軟件,規范數據庫,規范信息交流。當前,我國各研究院的科研檔案管理工作還存在著很大的差距。總之,科研檔案的信息化水平不高。所以,研究院之間應該建立起溝通。加快建立科學檔案的信息化工作,力爭在短期內增加科研檔案的基礎設施投入,形成全面合作、協調發展的格局,實現科研檔案的信息化程度。這將為未來的科研院所提供更好地溝通與交流。而科學文獻的信息化,則是為了減少文獻資料的使用,從而達到檔案管理信息化。但是,從傳統的檔案管理模式到信息化的轉型,目前的工作非常艱巨,迫切需要更先進的技術手段,才能在最短的時間內實現這一轉變。計算機為科研檔案的發展提供了快速、準確、完整的檔案資料。利用計算機文件管理系統,可以實現文件的自動分類和檢索,文檔的存儲與檢索,文檔的業務管理,計算機輔助文件的歸檔和文件管理等。文檔自動索引,文檔集成管理等。所以,必須實現統一型號、規格計算機的全面覆蓋,為科學研究檔案的信息化管理工作提供物質保證。隨著科學文獻的不斷增多,檔案館在承受著龐大的庫存壓力的同時,也面臨著檔案的自然老化、人工退化等問題。采用磁盤、光盤、光盤等設備,尤其是光盤存儲器,可以很好地解決文件資料的存儲問題。采用海量的數據媒體,既能降低管理人員的工作量,又能有效地提高文檔的工作效率。比如,文本、圖像、音頻、視頻等,都是由多功能掃描器、ORC智能識別技術等設備完成的。利用云計算技術,可以有效地減少科學文獻的存貯、管理費用,確保科學文獻資料的完整性與安全。為此,要加強對科技檔案的投資,以滿足科技文獻的信息化需求。

（三）制定規范的科研檔案信息化總體規劃和規章制度

科學研究檔案的信息化程度較高,需要逐步轉變傳統的檔案管理理念,積極探索運用現代科技與儀器,以提升科技檔案的信息化程度。結合研究院檔案管理工作的發展趨勢,準確把握科研工作的特征,科學地分析和論證未來的發展方向,制訂科學的檔案信息化總體計劃。要減少科研文件存放、傳輸過程中存在的各種風險,就需要建立健全的信息管理制度,對其進行規范和制約。比如,從各個層面上對科研檔案使用者和使用者的權利與義務進行界定,并建立起責任制,以及對可能出現的資料遺失與泄漏的第三方監控體系。尤其要抓好“雙保”。在科研文獻電子存檔過程中,應增設電子文檔的備份,并對重要數據作相應的紙質備份。重點環節甚至要進行錄像,對科研文件的掃描、復印等進行嚴格的管理。在檔案信息化建設中,必須從現實出發,建立標準化的檔案管理制度,以確保檔案資料與資料的安全運作。根據《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的規定,相關的檔案管理機構要建立與之相適應的檔案管理體系。一是進一步健全和改進檔案管理的操作程序、技術規范,細化工作程序；二是制訂相關的安全防范措施,尤其是對電子文檔的安全防范,保證電子文檔的安全、完整、統一。科學文獻的規范化是信息化建設的一個關鍵環節。檔案管理規范化主要有：檔案整理、統計、服務、技術標準等。沒有這些標準,就不可能在檔案數據庫中建立起信息資源；沒有一個統一的標準,不能發展自己的檔案信息體系,就不能形成有效的信息資源共享。

（四）構建復合型科研檔案管理人才隊伍

檔案工作要做到信息化,必須培養高素質、高水平的復合型科研檔案管理人員。要實現科學檔案的收集、歸檔、檢索、統計等工作的自動化,就需要有一支高素質的人才隊伍來支撐。一是要培養一支高素質、高技術水平的檔案管理人才。二是要加大對現有的檔案管理人員的培養,使之從傳統的檔案管理向現代的管理方式轉變。在系統中,對科研檔案管理人員進行系統的信息技術培訓,包括計算機、網絡、信息工程等方面的培訓。為檔案管理部門及時掌握檔案發展的動向和動向提供了有利的條件。利用現代科技手段,不斷提升檔案從業人員的業務素質；科研檔案管理人員要以工作為本,強化自我教育,經過訓練,最終達到熟練運用現代信息技術的能力。三是要建立一個復合型的管理系統隊伍,增強檔案管理人員的資訊意識。信息時代的自動記錄,輔助歸檔,記錄,檢索,信息網絡傳輸,以及文件的安全利用。因此,檔案人員既要了解電子文檔的特性,又要了解其標準化管理的整個流程。在保證檔案資料完整的基礎上,加強對電腦及網絡的保護。四是建立人才培養的激勵機制,而檔案管理人才在很長一段時間內不為人們所熟知和忽略,因此,各級領導既要關注其工作、生活等方面的問題。同時,對職稱晉升、職務晉升、發展的展望也進行了初步探討。有了一個好的激勵機制,可以讓他們對科學文獻的管理充滿激情。

（五）增強信息安全系統建設

科學研究檔案的各個方面都要嚴格、細致。這就需要建立標準化的管理標準,并對各個部門的工作人員進行嚴格的監督。比如,誰應當審查文件的下載,在何種條件下需要進行檢查,怎樣應對突發事件,必須清楚地說明,這樣,檔案管理員才能正常工作。這是事實。同時,要強化檔案管理人員的保密意識,對檔案在傳遞過程中的各個環節進行嚴格的監控,以預防其泄漏。在遇到網絡安全問題時,科研單位需要專門人員進行網絡環境的維護,以確保其保密性和完整性。信息化時代為檔案工作提供了新的發展契機,但同時也存在著一些風險與挑戰。傳統的檔案管理工作模式已經不能滿足新時期的要求。科研單位必須把握好這次機會,增強信息建設觀念,加強信息平臺建設,提升日常工作中的數據素質,建立起信息化、數據信息化體系。在招聘工作中,要充分吸納各類專業技術人員、加強科研機構信息化建設、采取切實措施保障網絡安全、嚴格執行管理規范等,使檔案工作得到迅速發展和進步,進入信息化的新時代。

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作者:楊鵬冀 單位:核工業西南物理研究院