科技檔案管理信息化作用

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一、引進檔案信息化系統的成果

企業檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統籌規劃和組織下，企業憑借信息技術，不斷改革傳統的檔案管理模式，對企業的文件、檔案的存取、傳輸和應用實現數字化，實現資源共享，提高企業檔案信息收集管理和提供利用服務的過程。通過幾年的探索與努力，檔案信息化取得了很好成果：1.統一了單位的檔案管理平臺，單位統一使用信息化平臺中的檔案信息資源管理系統。2.建成集中存儲的電子文件目錄數據庫、電子檔案數據庫，實現了資料提取、項目立項、辦公自動化管理、檔案管理的無縫連接，使電子文件歸檔的及時性，可控性，準確率大大提高。3.實現了檔案收集、整理、編目、統計、檢索、利用等業務流程自動化、數字化管理，既方便了利用者，又大大減輕了檔案人員的工作量。4.建成了檔案目錄數據庫，實現了項目的檢索、查詢、利用，大大提高了圖紙的查全、查準率。

二、目前檔案信息化過程中的問題

（一）功能有待改進

1.同一項目中，若項目號不同，不同項目的圖紙歸檔在同一項目中，使同一個項目下有不同的項目號共存。可能導致A項目的圖紙歸檔在B項目的圖紙中，系統不能自動識別，要靠工作人員在掃描歸檔過程中自己識別。

2.同一項目中，若專業建立重復，不可自動識別。可能導致同一項目下創建兩個同樣的專業。如：同一項目中應包括給排水、暖通、動力、電器、建筑、結構等多鐘專業，系統不能自動識別專業的重復建立，可能出現兩個建筑專業，圖紙的輸入也會發生錯誤。當設計人員利用信息化平臺查詢圖紙時，會發現不同項目的圖紙歸檔在同一項目下，或者同一項目中有兩個相同的專業，一方面不利于檔案部門的形象，另一方面浪費了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

（二）識別功能有待改進

1.同一套圖紙中子項名稱或建設單位不統一，不能自動識別。一套圖紙的圖簽由建設單位、子項名稱、項目名稱和圖名共同組成，若在同一套圖紙中，第2張圖紙和其他圖紙的建設單位或子項名稱不同，系統不能自動識別，可能導致把別的項目的圖紙歸檔在這一項目中。

2.帶有二級目錄的設備類圖紙的排序不能自動生成，須工作人員手動排序。設備類的圖紙通常有上百張，靠工作人員手動排序既浪費了時間，也不利于圖紙張數和圖號的校對。

三、信息化環境下檔案工作的對策

1.加強檔案法律法規宣傳教育。雖然企業重視科技檔案的管理，但是檔案部門對于新出臺的各項檔案法律、法規了解甚少，沒有組織過統一學習，因此檔案工作人員對于檔案法律、法規不了解。針對這一情況，檔案部門應通過貫徹相關檔案法規，增強企業檔案工作人員的法律意識，特別是針對新頒布的法律、法規組織統一定期學習。

2.保障檔案信息的安全與可靠性。利用權限設置，嚴格控制檔案管理人員和用戶不同權限，對檔案進行分類。不同的檔案類型密級不同，嚴格控制檔案管理人員或者檔案用戶訪問所用檔案類型。對案卷及圖紙、文件進行加密。每個案卷都有一個密級。每個用戶都有一個權限級別與密級對應，只有權限級別高于或等于檔案密級的用戶才能查閱和借閱該案卷。

3.實現文檔一體化管理模式。文檔一體化管理是將文件控制的動態管理與檔案的靜態管理相結合，從中最大限度地加強了工程項目文件的前端控制，同時也激活了傳統的靜態檔案管理，兩者相輔相成，相互促進。針對項目從產生、立項到最終圖紙出圖、歸檔為電子檔案進行全過程控制和管理。做到前端控制、全程管理，把電子文件（包括各種歸檔電子數據）的歸檔管理要求融入系統功能設計之中，對電子文件的生成、流轉、修改、利用、保管等每一環節實施過程進行監控，確保檔案部門對本企業各類電子文件的收集、整理、控制和傳遞。

4.權責分明。由于檔案工作的特殊性，需要維護檔案系統的規范和安全，檔案部門必須在調查研究的基礎上，加強統籌規劃，分類指導，設計人員之間、出圖人員和檔案管理人員應制定各自相應的規范，明確各類人員之間的責任和管理辦法，做到職責明確，各司其職。在檔案信息化過程中，應在完善管理的同時，根據組織各個環節的特征建立完善的檔案生成制度，并把它納入工作人員崗位職責進行考核，樹立清晰的權責觀念，以免造成歸檔圖紙出現問題時互相推諉的現象，保證歸檔圖紙的完整、及時和規范。