科研檔案管理的問題與對策

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摘要:地方高校科研工作具有鮮明的區域特征，所形成的科研檔案資源也具有相應的地方特色。為更好地開發地方高校的科研檔案資源，針對地方高校科研檔案管理中存在的問題，提出相應的解決對策與方法，以達到規范科研檔案管理、提升檔案資源開發應用的目的。

關鍵詞:科研檔案;地方高校，管理;對策

一、地方高校科研檔案管理中存在的問題

一些地方高校因高層次人才缺乏、思想觀念落后、創新能力不強等原因，對科研檔案資源價值認識不足，直接導致科研檔案有效開發利用相對滯后。一是科研檔案管理制度不夠細化，還未建立科研檔案的標準和制度，特別是學校下設的二級學院，還沒有統一的標準和要求，在檔案歸檔、檔案缺失、卷宗混亂等方面存在不規范現象。科研項目立項、驗收、成果鑒定與科研資料歸檔并沒有實現完全同步，科研檔案工作比較滯后。二是科研檔案的信息化程度不高，相當多的科研信息檔案還處于手工輸寫模式，目前市場上還未有與之相結合的科研檔案軟件，而且只在職稱評審、項目審計等方面使用科研檔案，使用率非常低。三是科研檔案管理人員的專業技能和業務水平有待提高。很多科研檔案管理人員沒有經過專業培訓，歸檔操作不夠規范，科研檔案信息開發和資源數字化建設能力有待加強，必須建立一支穩定的高水平科研檔案管理隊伍。

二、提升地方高校科研檔案管理的對策

1.建立規范有序的檔案歸檔管理制度

要實現科研檔案的科學管理，必須建立一整套科學有序的檔案管理制度。地方性高等院校要將科研檔案集中劃入到學校檔案管理的制度范圍內，出臺相關的科研管理文件和規章制度，確保檔案管理與科研活動相吻合。強化科研檔案管理的主體責任，明確科研活動的負責人為檔案管理的第一責任人，使項目負責人能夠參與科研活動的全過程，對科研檔案的形成和歸檔進行全方位的管理，在科研項目負責人和檔案管理人員之間進行協調，減少科研檔案的流失，減少檔案管理人員督促歸檔的工作量，集中精力做好科研檔案的歸檔管理工作。明確職能部門、二級學院以及在職教師在科研活動中的責任和義務，高校的科研處、計財處、人事處以及科研活動人員需要互相配合，確保科研檔案管理工作能夠順利開展。建立健全科研檔案保管和使用管理制度，明確科研檔案的政策法規及科研檔案的分類標準，對各種保密等級的檔案使用流程做出詳細標識，避免科研檔案的流失和失密泄密等事件發生，使地方高校科研檔案管理工作走上科學化、規范化的道路［3］。

2.加強地方高校科研檔案數據資源建設

地方高校因大多數處在非中心城市，人才資源不足，科研創新能力有限，一些高校對科研檔案資源建設還不夠重視，因此，加強對地方高校科研檔案資源建設十分必要。在科研檔案收集方面，一定要保證科研檔案資源收集的全面和準確，歸檔部門和工作人員應在提供完整的紙質文檔的同時提供完整的電子文檔，這就對歸檔工作提出了更高要求。在科研檔案歸檔方面，要按相應標準執行，更加詳細、科學、規范地進行分類，保證科研檔案的系統性，方便使用者快速檢索和利用，使科研檔案信息資源能夠隨時被使用者獨立獲取并利用，發揮科研檔案的最大利用價值。隨著高校智能化、信息化的校園建設，科研檔案數字化建設是信息化校園建設的有機組成部分，要加強地方高校科研檔案信息化資源建設，充分利用大數據技術手段對各種科研檔案信息進行合理分類，開展精準化管理，制定高校科研檔案管理的信息化操作程序，如科研項目軟件、中期檢查、結題管理、驗收鑒定等數字化操作規程;學術活動中的音視頻數字化操作規程［4］。同時，還要強化數字檔案的安全意識，提升地方高校科研檔案信息資源的安全技術水平。

3.加強地方高校科技檔案管理隊伍建設

要做好地方高校科研檔案管理工作必須要有一支熟悉業務、責任心強、素質高的科研檔案管理隊伍。一是要了解熟悉高校科研活動的基本流程，包括申報立項、中期管理、結題管理、成果申報以及轉化應用等各個環節，熟悉其檔案管理流程。同時，還必須要有責任意識、大局意識，勇于和善于做深入細致的科研檔案歸檔工作。二是檔案管理人員要熟悉計算機辦公軟件，熟悉OFFICE、EXCEL等常規性辦公軟件，也要熟悉PHOTOSHOP等圖形操作軟件，特別是運用現代信息技術在科研檔案保管等方面的應用，提高高校科研檔案管理應用的現代化水平，提高科研檔案的檢索、查詢的自動化水平，使科研檔案資源共建共享。三是了解地方高校科研創新的前沿領域，對地方高校和科研特色、學科方向有所了解，科研工作的復雜性要求從事高校科研管理的檔案人員具有不同的學科背景，及時更新學科知識領域，才能適應變化快的科研檔案管理工作。

三、結束語

地方高校的科研檔案是學校獲取相關科研信息的唯一資源，是高校科技活動最為真實的記載，它不僅記載了科研成果，也記載著與之相對應的科研活動過程，特別是為地方高校開展區域性研究提供了獨有的科研信息資源，是借鑒相關經驗、分享特定成果的重要文獻［5］。為充分發揮地方高校科研檔案在地方經濟文化服務中的作用，首先要重視科研檔案管理工作，建立起規范有序的科研檔案管理制度，把好科研檔案的質量關，確保檔案資源的完整性和真實性。同時，加強科研檔案的數字化、信息化資源建設，利用大數據技術對地方高校科研檔案開展信息挖掘，通過數據信息技術的使用，使地方高校的科研檔案資源能夠為社會提供更好的信息服務，從而提高地方高校的學科建設水平。

參考文獻:

［1］畢保良，郝一沁，呂霞．淺議高校科研檔案管理的問題及對策［J］．農業科技管理，2010，29(6):61—63．

［2］米軍．高校科技檔案管理存在的問題與對策［J］．蘭臺世界，2017(10):47—48．

［3］高桐．淺議高校如何更好地利用科技檔案［J］．辦公室業務，2018(2):152．

［4］馬國勝，李高峰，王文慧．高校科研檔案數字化策略與措施研究［J］．蘭臺世界，2018(2):58—60．

作者：易紅君 單位：安康學院科研處