如何加強食品藥品檢驗檔案管理

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摘要：檔案管理的加強，能夠使食品藥品檢驗質量得到保證。但是就當前情況來講，對檔案管理的實際重視程度并不夠，在管理過程中，運用的手段比較落后，管理人員在素養方面也相對不足，這便使檔案管理在實施過程中價值難以充分發揮。針對當前存在的問題，相關部門需給予檔案管理充分重視，對相關機制進行健全，實現與時俱進，進而使檔案管理向著更好方向發展。

關鍵詞：食品藥品檢驗；檔案管理；與時俱進

食品藥品屬于生活當中的重要組成，和人們的安全健康緊密相關。而為了使食品和藥品在安全和質量上得到充分保證，需注重檢驗工作的實施，并且在檢驗過程中做好相關檔案記錄，這樣才能了解其實際情況，保證其在配置時的合理性，使檔案管理效能得以充分發揮［1］。

一、食品藥品檢驗中檔案管理實施的重要意義

在進行食品藥品檢驗過程中，會產生較多的檔案資料，其內容比較復雜，并且專業性較強，就檢驗檔案來講，其主要內容時檢驗管理與檢驗業務，規范化檔案的建立，能夠使人們的健康安全和生命安全得到比較充分的保證［2］。因此檔案管理工作的實施，能夠使人們的用藥安全與用餐安全得到比較充分的保證，同時也能促進人們防范意識的形式。除此之外，食品藥品規范化檔案的建立，能夠對醫藥發展與中華飲食做出貢獻，醫藥科研在實施過程中能夠有所依據。

二、當前食品藥品檢驗檔案管理中存在的主要問題

（一）管理體系缺乏完善性。就當前食品藥品檢驗檔案管理來講，在機構設置上存在不完善問題，在職能上不夠明確，以致于檔案管理在實施過程中，職能上缺乏規范性，難以發揮對食藥監的服務作用。同時管理工作和檢測工作之間難以進行有效結合，同步性比較差，這主要是由于在進行食品藥品檢驗過程中，關注的重點主要是放在了質量上，對管理有所忽視，進而使管理水平難以得到明顯提升，這在一定程度上影響了檢驗工作的有序實施。（二）管理手段相對落后。在傳統檔案管理中，多數是運用紙質文件或者是音像資料的形式，在長期管理中，檔案文件大量堆積，在整理時比較困難，同時在對其進行檢索查證時效率比較低，總體來講，檔案的實際利用率比較低，效益難以充分發揮。在信息時代，傳統管理手段已經難以滿足社會實際發展需要，因此在進行檔案管理時，應注重信息化的利用［3］。但是由于經費的限制以及觀念的影響，相關部門未能充分認識到信息化建設的意義，因此在管理手段相對落后，硬件和軟件方面相對不足的情況下，信息化建設在實施過程中受到了影響與制約。（三）范疇界定不夠清晰。在社會快速發展背景下，食品藥品檢驗在進行檔案管理時，管理工在內涵和外延上都發生了變化，在范圍上從原本人事檔案、文化檔案以及報告檔案逐漸轉變成當前的科研檔案、電子文件、數據檔案等，但是當前并沒有對檔案內容進行比較清晰的界定，在此情況下，相關管理部門在實際工作中便難以實現統一。

三、加強食品藥品檢驗檔案管理

（一）強化相關管理。管理的強化實施，能夠使整體管理更具規范化和制度化，在具體實施時，可以從以下幾方面進行：首先，建立相應規章制度，使檔案管理在具體實施過程中做到有所依據，在制定時可以根據《檔案法》中對食品藥品做出的要求，并且使檔案管理的實施能夠和實際工作之間結合在一起，確保制度在制定時的可行性和有效性，進而使檔案管理在實施過程中能充分得到制度上的保證［4］。其次，增強和檔案管理工作相關的投入，進而使管理工作在實施過程中得以有效開展，在此過程中，需保證物力、人力以及財力上的充足。因此需加強實際投入，對檔案管理中涉及的軟件環境和硬件環境進行改善，進而為檔案管理工作的實施創造良好條件。最后，需對檔案管理進行進一步規范，對相關工作人員進行職責明確，并且對相應設備進行定期維護和管理，保持檔案資料的清潔度，并且對電子檔案進行及時更新。除此之外，也需對檔案管理進行指導與督查，及時發現在管理中存在的問題，做到技術解決，進而使檔案管理在規范性上得到充分保證。（二）強化信息化建設。在強化信息化建設時，可以從以下幾方面進行：首先，將信息化視為管理中的重要基礎，在管理體系上進行創新，在此過程中，需構建比較科學、完善的管理體系和相關制度，這樣才能使新時期的實際需求得到更好滿足，因此需在管理中進行不斷創新，并且對食品藥品檢驗中檔案管理的實施制定統一、標準管理措施，促進檔案管理和食品藥品檢驗工作的同步實施。其次，在進行信息化建設過程中，可以運用分階段建立和完善的方式，檔案部門實際上是食品和藥品檢驗機構中的數據中心，數據使機構中的核心內容，這主要是由于在數據中心當中，能夠對不同部門和不同機構中的資源進行整合，進而使業務數據能夠實現適時更新［5］。同時在數據中心當中，能夠構建相應管理系統，并且管理系統的制定能夠和食品藥品機構情況符合，覆蓋分類、加工、歸檔、編目等多項內容，使數據真實性得到充分保證。除此之外，在數據中心當中，能夠實現對區域食品藥品檢驗系統的構建，進而使其檢驗效率和質量獲得比較明顯的提升。（三）做好檔案劃分。首先，在進行檔案劃分時，需對其內容進行明確，總體來講，檔案管理在實施過程中，其內容上不應僅僅停留在紙質材料上，需注重對電子檔案的管理和收集，在此過程中需對檢驗內容進行篩選和分類，實現對檔案的有效整理。并且在此過程中注重管理人員專業水平的提升，并且制定比較統一的管理規范，在制定時需明確重點，進而使檔案管理在實施時更加規范。其次，注重對檔案資源的利用與開發［6］。檔案實際上具有回溯性特點，能夠對歷史信息進行記錄，是進行價值追溯的重要載體，其核心內容是對信息進行記載，并提供相關服務，進而使檔案資源在作用和效益上得到比較充分的發揮。在具體實施時，可以對借、查和閱進行登記，實施用戶之間的聯系制度，并且將此作為信息反饋的科學依據，可以通過專題報告的形式實現，也可以運用展覽方式，在展覽時，將圖片、實物和影像等多種內容展示出來，進而使食品藥品在檢驗中檔案獲取的渠道能夠得到拓展，進而使相關檢驗檔案的價值得以充分發揮。（四）提升工作人員綜合素質。就食品藥品檢驗檔案管理工作人員來講，除了需掌握檢驗知識、相關流程之外，也需掌握相應信息技術，如數字技術、計算機技術等，并且能夠使用相關硬件和軟件，對檔案信息進行比較系統有效的分析，促進資源實際利用率的提升［7］。為了強化工作人員的信息化意識和信息化能力，可以對相關工作人員展開培訓，使其在工作中能夠根據相關要求，將信息錄入到信息化平臺當中。同時在工作中，管理人員需樹立安全意識，工作中保持警惕，盡量避免在工作中出現失誤問題，并且使檔案隱私性得到充分保證。

四、結語

綜上所述，食品問題和藥品問題一直是社會關注的重點，但是在嚴格監管的情況下，也會出現部分人獲得更多利益，出售和生產偽劣食品與藥品。而針對這此種問題，相關部門需注重對食品和藥品的檢驗，并做好檔案管理工作，進而使市場環境得以優化，市場秩序得以規范。

參考文獻

［1］袁偉.新形勢下如何加強食品藥品檢驗檔案工作的管理［J］.卷宗,2019（27）.

［2］陳瑤.新形勢下如何加強食品藥品檢驗檔案管理工作淺談［J］.卷宗,2018（36）.

［3］姜帆.加強食品藥品檢驗檔案管理工作的思考［J］.赤子,2018（4）.

［4］許鵬.新時期加強食品藥品檢驗檔案管理工作的研究［J］.辦公室業務,2017（18）.

［5］楊玲.新形勢下如何加強食品藥品檢驗檔案管理工作［J］.城建檔案,2016（12）.

［6］席海娟.食品藥品檢驗檔案管理信息化建設分析［J］.中國科技投資,2019（29）.

［7］黃倩.食品藥品檢驗機構中文書檔案管理存在的問題和對策［J］.現代企業文化,2017（27）

作者:馮惠珍 單位:福建省食品藥品質量檢驗研究院