采購檔案管理精選(九篇)
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第1篇：采購檔案管理范文
【關鍵詞】建設規(guī)范化；政府采購檔案；管理工作；分析探究
政府的采購工作是一項規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程，需要根據(jù)法律規(guī)定的方式、程序和方法等，對具體的物品進行采購，并且在政府采購的整個活動中，政府采購檔案管理工作尤為重要，它是對政府采購行為和相關決策的詳細記錄，具有真實性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購工作的效率，同時對政府良好社會形象的樹立也有著重要的作用。
一、政府采購檔案的基本內(nèi)涵及意義
（一）政府采購檔案的基本內(nèi)涵。政府采購檔案主要就是對政府進行采購活動的整個過程和相關決策內(nèi)容的詳細記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關采購工作人員、各個采購部門在政府采購活動中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實現(xiàn)各個政府部門公平、公開地進行采購活動。
（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強化管理、提高采購管理和規(guī)范采購行為的重要工作內(nèi)容。它可以為政府的采購行為進行詳細記錄、統(tǒng)計分析、結果總結、財政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門的檢查、處理各項采購活動的問題提供有力證據(jù)，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護社會穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機制，有利于推進政府的清正廉潔建設，幫助政府樹立良好的采購形象和社會公眾形象。
二、建設規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法
（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負責采購檔案的管理工作，對政府的采購活動和相關決策進行詳細的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時間的順序或者是特征進行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學化的方向發(fā)展，防止各種不良因素對采購檔案的破壞，強化對政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時還可以對政府采購過程中的具體行為進行全面反映。
（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進政府采購檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關借閱制度，對于那些已經(jīng)整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領導的批準和允許不得私自進行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請書或者填申請表，并在其中詳細說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關部門或領導審核后才可以進行借閱。但是，對于那些關于商業(yè)的機密投標文件卻不能隨意進行借閱，防止政府的機密文件發(fā)生泄露。
（三）要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理工作人員的業(yè)務水平。在當前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，很多甚至沒有相關的工作經(jīng)驗以及沒有經(jīng)過檔案知識培訓，對我國當前政府采購工作的相關程序和法律規(guī)范并不了解，進而無法有效地對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進一步提高和加強，需要檔案管理人員不斷學習檔案管理方面的新知識、新技能，熟練掌握當前我國政府存在的相關法律法規(guī)和工作要求，加強自身對政府采購檔案工作的認識和了解。同時，政府還應該對檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。
（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性。政府采購檔案管理人員在對相關資料進行建檔時，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進行標記，例如劃線、折疊、圈點、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項目的負責人在完成工作之后，需要立刻將項目資料交給檔案管理工作人員進行建檔，然后檔案管理人員在對各種資料進行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實性。
三、結語
總而言之，政府采購檔案的相關管理工作是政府采購工作中的一項非常重要的環(huán)節(jié)，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護社會穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理人員的業(yè)務水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]劉穎梅.政府采購檔案管理工作的優(yōu)化[J].才智，2012（16）：343.
第2篇：采購檔案管理范文
關鍵詞：采供血 檔案管理 規(guī)范化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）08-275-01
采供血業(yè)務檔案是指血液在采集、檢驗、成分分離、包裝、篩選、儲存、發(fā)放、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)所形成的具有保存價值的以文字、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式為載體的原始資料。規(guī)范化管理采供血工作檔案，是采供血機構規(guī)范化管理的一項重要工作內(nèi)容，對采供血機構開展各項工作、不斷提高血液質(zhì)量、確保臨床安全用血、開展輸血研究、提升整體管理水平，都具有極其重要的意義。
一、采供血業(yè)務檔案的重要性
1.采供血業(yè)務檔案有利于無償獻血工作的推廣和實施?！吨腥A人民共和國獻血法》明確規(guī)定了無償獻血、免費用血的原則，特別是近期衛(wèi)生部辦公廳下發(fā)《關于做好方便無償獻血者及相關人員異地用血工作的通知》后，采供血檔案詳細記載了獻血者的姓名、性別、身份證號、獻血時間、獻血量等信息，從而為《獻血法》的實施和《通知》的執(zhí)行提供可靠保證，為進一步推動無償獻血事業(yè)健康發(fā)展奠定了堅實的基礎。
2.完整的采供血業(yè)務檔案管理系統(tǒng)是獻血者、血液檢測和血液質(zhì)量情況的真實依據(jù)。一份完整的獻血檔案能如實地反映出獻血者身體狀況和獻血情況，當獻血者由于某種原因不符合獻血條件而不能獻血時，可將其排除或延期獻血，并在獻血檔案中明確記載。另一方面，查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料，可以確定血液的質(zhì)量和是否適合使用，從而有效地保護獻血者和受血者的健康。
3.采供血業(yè)務檔案是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責任的法定依據(jù)?；颊咴谳斞^程中若發(fā)生輸血反應或在輸血后發(fā)現(xiàn)感染了某種經(jīng)血液傳播的疾病，這時候獻血者的原始獻血及血液檢驗結果記錄，以及血液和血液成分的運輸、分離、包裝、篩選、儲存、發(fā)放使用等過程的有關記錄，就成了確定責任的主要依據(jù)之一，從而為區(qū)分事故責任、解決糾紛提供客觀依據(jù)。
4.采供血業(yè)務檔案是統(tǒng)計獻血情況、制定獻血工作目標的可靠依據(jù)。通過對業(yè)務檔案資料的分析，可以使管理層對采血數(shù)量及獻血者分布等情況有較客觀的了解，進而合理制定獻血工作目標，推動轄區(qū)獻血工作的開展，保證臨床安全用血。
二、采供血業(yè)務檔案的規(guī)范化管理
為提高檔案科學管理水平，充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《血站基本標準》、《血站管理辦法》的規(guī)定，規(guī)范歸檔文件整理。
1.歸檔范圍。（1）采供血工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例、辦法；（2）采供血工作總結、計劃；（3）采供血工作統(tǒng)計資料匯編；（4）獻血者健康檢查登記表；（5）獻血者初、復檢實驗原始記錄，所有法定檢驗項目匯總檢驗報告單；（6）各醫(yī)院臨床用血情況統(tǒng)計報表；（7）血液出入庫登記單；（8）血液、血液制劑、試驗試劑、血袋等抽檢原始記錄；（9）陽性血銷毀記錄；（10）Rh(-)血型原始記錄；（11）疑難血型配型、臨床標本組織配型記錄；（12）其他有關材料（輸血醫(yī)療事故的調(diào)查、分析、鑒定及處理意見等材料）。
2.整理方法。（1）裝訂：歸檔文件應按件裝訂。（2）分類：按年度—問題—保管期限分類。（3）排列：歸檔文件分類后，將歸檔文件依據(jù)分類，結合事由按時間順序進行排列。（4）編號：歸檔文件依分類、排列次序逐件編號。（5）編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。（6）裝盒：歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。
3.案卷排列。按照所屬時間順序排列。
4.檔案檢索工具編制。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
三、加強采供血業(yè)務檔案管理的心得體會
1.領導重視。為確保河南省紅十字血液中心采供血檔案管理工作盡快達到標準的要求，使中心的檔案管理進一步規(guī)范化、科學化、制度化，使檔案管理現(xiàn)代化水平得到切實的提高，中心黨委明確一位副主任具體負責領導檔案管理工作，將檔案管理工作列入班子的議事日程，成立了包括主管領導、重點科室領導以及專職檔案管理人員組織的檔案工作領導小組；制定了一系列管理制度和措施；強調(diào)檔案管理在采供血工作中的地位和重要性，對各部門、科室提出明確要求。
2.建立健全組織機構。中心設立了專門的檔案管理部門，配備專、兼職檔案管理人員，負責文件材料的收集、整理和移交，負責按照規(guī)范整理文件材料，并按時移交給中心檔案管理部門。各級領導負責監(jiān)督工作的實施，及時協(xié)調(diào)解決工作過程出現(xiàn)的問題。
3.完善檔案管理制度。結合采供血工作制定符合本單位實際的檔案管理制度，明確各類檔案保存年限及相應檔案的查詢、銷毀制度，使檔案管理規(guī)范化、查詢簡便化、工作高效化。由于每天都有相當數(shù)量的獻血者的獻血文件材料、血液檢驗文件材料和血液發(fā)放材料產(chǎn)生，因此，需要檔案管理部門及時督促各部門做好文件材料的收集、整理工作；對已收集的檔案認真核查驗收；對未按時、按要求歸檔的要及時催交，以確保檔案的完整。
四、結論
加強采供血業(yè)務檔案管理是保障獻血者身體健康和臨床用血安全的必要條件之一。采供血檔案的規(guī)范化管理，對于采供血業(yè)務檔案管理工作走向標準化、規(guī)范化，從而為更好地推進無償獻血工作的可持續(xù)發(fā)展、確保人民群眾的用血安全服務，避免輸血醫(yī)療糾紛都起到不可估量的作用。一直以來，我中心領導非常重視采供血檔案管理工作，中心的檔案管理工作已走上規(guī)范化、科學化、制度化，達到了國家二級科技事業(yè)單位檔案管理的水平。
參考文獻：
1.張沁霞，李海萍.檔案管理在采供血工作中的應用.中國輸血雜志，2009（10）
2.李婷花.談醫(yī)學檔案管理中的幾個問題.山西檔案，2009增刊
3.中華人民共和國衛(wèi)生部.血站管理辦法
第3篇：采購檔案管理范文
關鍵詞：公共就業(yè)服務機構；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理
高校畢業(yè)生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務機構對檔案管理和提供相關涉檔服務不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結構調(diào)配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應是公共就業(yè)服務機構的重要內(nèi)容和工作職責。
1 人事檔案對高校畢業(yè)生的社會生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結構調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當前，在人們?nèi)粘Ｉ钪校耸碌臋n案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會、謀求發(fā)展的基礎。
自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務工作、踐行“政府促進就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實。
2 當前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
當前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個別地方對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。
主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業(yè)服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經(jīng)濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。
二是部分民營企業(yè)對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。
檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經(jīng)驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。
三是部分高校畢業(yè)生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。
某學院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬份，實際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對自己人事檔案的淡漠心態(tài)。
以上情況的存在，導致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質(zhì)就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業(yè)服務對人事檔案加強管理的措施建議
1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應提供的涉檔服務機構、服務內(nèi)容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內(nèi)容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規(guī)范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。
2、加強檔案管理機構建設。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構建設，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構，按照可按每管理萬冊檔案數(shù)額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設投入，確保正常業(yè)務開展所需經(jīng)費需要。
第4篇：采購檔案管理范文
[關鍵詞]招投標檔案；現(xiàn)狀分析；存在問題；對策建議
企業(yè)招投標檔案是指企業(yè)在公開招（投）標、邀請招（投）標、比選、詢價、競爭性談判、單一來源等訂立合同（協(xié)議）預備階段，形成的具有憑證作用和保存價值的各類文字、聲像等原始材料。
招投標檔案是企業(yè)招投標活動的客觀記錄，是每個招投標項目的重要法律依據(jù)。同時，招投標檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。結合所在企業(yè)的現(xiàn)狀，研究分析招投標檔案管理存在的問題，明確解決問題的對策和基本思路，確保招投標檔案的科學、規(guī)范管理，對維護相關利益者的合法權益，維護企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實意義。
目前，企業(yè)招投標檔案主要存在以下幾大問題：
一是招投標檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一，造成嚴重的管理負擔。
由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是未中標單位的標書數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業(yè)的檔案庫房帶來巨大的壓力，增加企業(yè)的管理成本。同時，招投標檔案形成主體多且分散，致使投標材料規(guī)格不一致，投標人通常欠缺歸檔意識，認為投標材料越厚越好，包裝越精美越好，導致檔案實體規(guī)格不一，包裝復雜，給裝訂入盒帶來一定的難度，影響企業(yè)的管理效益。
二是招投標檔案形成分散、程序復雜，造成檔案完整性不夠。
招投標檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購部門）等，一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，但是，由于招投標檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購前期、資格預審、評審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購部門）形成，檔案資料大多散落在各經(jīng)辦人手中，同時缺乏相關制度和措施對關鍵環(huán)節(jié)的把控，導致不能及時地抓取到產(chǎn)生的文件，最終造成招投標檔案完整性不夠。另外，由于招投標工作程序非常復雜，業(yè)務經(jīng)辦人員大部分精力集中在具體的業(yè)務活動中，對資料的收集反饋一般都是被動應付，長期的滯后移交造成招投標檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。
三是招投標檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。
隨著科學技術的進步，不少企業(yè)在各項經(jīng)營管理活動中應用了計算機和網(wǎng)絡技術，包括建立了檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)大多局限于對招投標項目檔案的目錄管理，而對招投標檔案原文的數(shù)字化應用甚少，導致在查閱利用時，只能先在檔案管理系統(tǒng)上檢索到該招投標檔案的檔號，再到庫房翻閱原始資料，不僅產(chǎn)生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統(tǒng)大多是在招投標項目歸檔立卷后，進行后期的錄入管理，而沒有與相關的招投標管理系統(tǒng)進行連接，無法保證數(shù)字化生成的招投標文件在辦理完畢時第一時間歸檔，未達到真正的信息化、數(shù)字化。
針對以上招投標檔案管理存在的突出問題，結合工作實際，提出幾點優(yōu)化招投標檔案管理的對策建議。
解決方法1：依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號令）和《中華人民共和國招投標法實施條例》，將招投標檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項目、對外投資項目，以及使用年限在30年以上的大型設備的招投標檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設備的招投標檔案，保管期限為30年；其他招投標檔案的保管期限均為10年。在公開招標和邀請招標活動中，未中標方的材料可作為資料由主辦部門負責保存。保存期限為：第一未中標方的材料保存6年及以上；其他未中標方的材料保存2年及以上。超過保管期后，主辦部門可根據(jù)實際保管情況，組織開展資料清理工作。另外，在發(fā)標時對招投標各項材料提出統(tǒng)一的規(guī)范和標準，從投標載體、規(guī)格大小、內(nèi)容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。
解決方法2：首先，檔案管理部門要加強與業(yè)務部門的溝通和協(xié)調(diào)，將檔案管理觸角前移，及時關注采購部門的采購情況通報，掌握采購進度，保證能及時地向相關部門進行催收。其次，檔案管理部門要加強宣傳，使業(yè)務經(jīng)辦人認識到確保招投標檔案的完整性，是對其自身合法權益的有效保護，能做到日常及時收集、完整保存招投標過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并及時將具有保存價值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標檔案移交清單進行優(yōu)化，與招投標項目的采購類型、采購環(huán)節(jié)保持一致，使得業(yè)務經(jīng)辦人員在日常清標時，即完成招投標檔案移交清單，減少業(yè)務經(jīng)辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強招投標檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。通過便捷的查閱利用服務，推動業(yè)務經(jīng)辦部門愿意將招投標檔案移交給檔案管理部門。
第5篇：采購檔案管理范文
科學規(guī)范地管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個單位發(fā)展過程，還在向社會各方面展示著單位的經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果。作為一名檔案管理人員，必須熱愛本職工作，工作責任心要強、一定要認真做好新進設備的及時建檔，還要及時將所有準用儀器設備資料進行收集歸檔，為領導適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，還要掌握用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結合共同管理。所以作為檔案管理人員還要不斷學習新的知識掌握新信息，來改變檔案管理工作的及時和靈活性，科學合理地優(yōu)化檔案優(yōu)化管理機制，提高檔案管理工作能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化。
那么，如何做好檔案管理工作呢？
一是要做好新進儀器設備的檔案建檔工作。為了防止檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，要及時編號歸檔，提高歸檔管理意識，著力完善檔案編排和存放工作，在新購置的儀器設備拆封后，要及時向有關人員將儀器設備購置申請單、開箱驗收清單、儀器設備使用說明、儀器設備的合格證以及開箱驗收清單里備注的所有附件等收集齊全，然后將該儀器設備檔案編號，填寫卷內(nèi)目錄，把收集到的資料一一認真填到卷內(nèi)目錄上，填完后再把所有資料按目錄編號，然后裝盒歸檔。
二是要將所有的儀器設備檔案進行分類，并對所有準用儀器設備檔案資料做一個收集工作計劃，分發(fā)到各設備使用科室，按計劃時間向各科室收集資料，將收集齊全的儀器設備使用記錄、儀器設備運行檢查記錄、儀器設備維護保養(yǎng)記錄等隨收隨編號歸檔，方便平時查找。
三是要及時將不符合標準規(guī)定停用和損壞后無法修復的儀器設備及時填寫儀器設備停用申請表報批，及時告知儀器使用科室將該儀器設備貼上停用標志。
四是檔案管理者要領會和掌握政府采購檔案整理的正確方法。對于需政府采購的儀器設備，提醒項目經(jīng)辦人在做好政府采購項目的同時，要按《政府采購法》要求注意收集本項目招標活動的一切資料。檔案管理工作者要配合檢查收集材料是否規(guī)范齊全，為招標工作順利進行打好基礎，也為后期的檔案歸檔工作做好準備。
五是要嚴格執(zhí)行檔案閱覽登記制度，在定期接收和保管好檔案的同時，要樹立法制觀念做好檔案的保密工作。做好檔案的安全保衛(wèi)工作，保證檔案環(huán)境干凈整潔，定期檢查檔案，做到防火、防潮、防蛀措施。
第6篇：采購檔案管理范文
關鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理
一直以來，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問題，教學秩序則無法正常開展。高校食品安全管理工作落實不到位會對在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學校的后勤改革工作服務，讓高校食品安全管理部門提升食品安全工作水平，促進高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運用檔案知識管理理念進行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說服力的書面依據(jù)，能增強餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責任意識，通過知識管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。
1高校食品安全檔案對食品安全發(fā)揮重要意義
1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作
很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關標準要求?，F(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準確的找出食品問題根源，使得食品安全工作得到開展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關的各類信息，人們通過食品安全檔案了解食品各個方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來源產(chǎn)生的問題，形成針對性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機制[1-3]。
1.2高校食品安全檔案促進食品安全管理系統(tǒng)化
食品安全管理工作需要管理人員對食品安全管理的方式和方法進行科學合理的應用，確保食品安全管理的系統(tǒng)化。食品安全檔案不僅記錄了食品各方面的相關信息，更包含了食品安全管理方式方法與效果。在對食品安全檔案記錄研究的同時，建立系統(tǒng)的食物安全管理機制和管理制度，針對各類問題選擇合適的管理方式方法，獲得理想的食品安全管理效果。
1.3食品安全檔案提供食品安全事件處理的依據(jù)
檔案中記錄的有關食品安全事件的處理經(jīng)驗為處理高校食品安全事件提供了有力依據(jù)和幫助，讓食品安全事件得到較好的處理。因此完善食品安全檔案管理工作和構建高校食品安全保障機制，能更全面地保障師生食品安全健康。
2高校食品安全檔案管理的現(xiàn)狀
2.1食品安全檔案管理意識薄弱
高校對食品安全檔案的忽略，使得部分高校食品安全檔案管理工作出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，還有很多高校餐飲企業(yè)不按管理制度開展工作，在食品監(jiān)督管理中忽略原料采購、產(chǎn)品加工等環(huán)節(jié)各方面檔案等相關信息，使得食品安全隱患重重。采購人員在采購原材料時更多關注食品材料的外在情況，不深入了解食品生產(chǎn)制作等情況。此外，食品安全檔案管理人員在食品監(jiān)管工作中態(tài)度散漫、粗心大意等也會導致食品衛(wèi)生安全隱患的發(fā)生[4-5]。
2.2高校食品安全檔案化管理制度不健全
目前，高校食品安全管理工作對食品安全檔案化管理還不具備豐富的經(jīng)驗，相關食品衛(wèi)生檔案化管理制度不夠細化，檔案數(shù)據(jù)也不夠合理科學，無法有效發(fā)揮其重要作用。很多時候只是對高校食堂食品管理工作中相關文字檔案收集整理，基本沒有電子檔案類的資料，很大程度上檔案存在不完整現(xiàn)象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全檔案化管理部分常常得不到資金支持，工作無法進行，從而影響食品安全檔案工作的落實與推進。
3優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式
3.1重視高校食品安全檔案化管理工作
作為食品安全管理人員應正確認識食品安全檔案對食品安全管理工作的意義，主動加強高校食品安全檔案對保障師生食品安全的價值意識，加強開展食品安全檔案研究工作，自發(fā)的強化食品安全檔案管理構建工作。使得食品安全檔案管理工作不斷健全完善，食品安全檔案記錄內(nèi)容豐富完整，讓食品安全檔案在食品安全監(jiān)督管理工作方面的作用獲得有效發(fā)揮。
3.2落實高校食品安全檔案化管理的工作
食品安全管理工作相關管理部門應該全方位了解食品安全相關信息，高效能地推動食品安全檔案管理工作，在繁重的食品安全檔案化管理工作中，落實各項食品衛(wèi)生檔案化管理工作，對各項食品安全制度、各類食品安全管理情況記錄、食品采購索證與進貨驗收登記情況記錄、食品添加劑使用情況、飯菜留樣記錄、餐廚廢棄物處理登記、職工花名冊及體檢健康記錄、崗位培訓情況等檔案文件做好嚴謹科學的檔案化管理及利用。特別是食品采購索證與進貨驗收登記情況和食品添加劑使用情況，應嚴格索取利益相關信息質(zhì)量分析報告、認真記錄采購食品的名稱規(guī)格數(shù)量、保質(zhì)期、供貨商及聯(lián)系方式等，做好索證索取臺賬記錄，一般保存期限2年。
3.3對高校食品安全檔案進行系統(tǒng)、完整、科學地收集和整理
規(guī)范地開展高校食品安全檔案工作，在食品安全檔案管理中對食品安全檔案進行統(tǒng)一分類整理、歸檔編號。通過深入調(diào)研，積極整理、篩選檔案信息，系統(tǒng)地組合零散檔案信息，使得食品安全檔案利用服務由零散向系統(tǒng)化發(fā)展，更好地為高校食品安全管理工作服務。
第7篇：采購檔案管理范文
摘要目的：對醫(yī)院現(xiàn)行的醫(yī)療設備檔案管理制度進行分析，找出其中存在的問題與不足之處，加以改進。方法：從采購、建檔、使用、維修等方面健全醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度。結果：在改進了醫(yī)療設備檔案管理制度后，醫(yī)療設備的使用、運轉(zhuǎn)以及對院方醫(yī)療設備的管理等情況較改進之前都有所提高。結論：積極發(fā)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療設備管理制度的不足并加以改善，對醫(yī)療設備的管理和醫(yī)院醫(yī)療工作的順利進行都有所保障，值得提倡。
關鍵詞醫(yī)療設備 檔案管理 體會
近年來，隨著醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)務工作者的素質(zhì)也在逐步提高，為了適應高水平的醫(yī)療工作，許多高精尖的醫(yī)療設備也逐步應用于醫(yī)療工作中。許多原始老舊的醫(yī)療設備逐步被新的高科技醫(yī)療設備所替代，這在疾病的診療過程中起到了很大作用，不僅提高了診斷的準確率，而且在工作效率上也有較大幅度改善。完善的醫(yī)療設備管理制度可以保障醫(yī)療設備在各科室的合理分配和使用，可以有效提高醫(yī)療設備的運轉(zhuǎn)，有助于醫(yī)療工作的順利進行，故而，建立科學、完整、系統(tǒng)的醫(yī)療設備管理制度就顯得極其重要。
一、我院醫(yī)療設備的現(xiàn)狀
截止2016年6月，我院建檔在案的醫(yī)療設備共計500余臺，總價值約8550萬人民幣，我們將這些醫(yī)療設備分為5萬元以下、5-10萬元、10-20萬元、20-50萬元、50萬元以上五類。利用現(xiàn)代化電子信息技術將這些設備編號并且建立基本檔案。
二、醫(yī)療設備檔案的基本內(nèi)容
對于醫(yī)療設備檔案的管理，要制定科學完善的管理制度。首先，將所有設備按照用途分類，并且每種用途下按照設備名稱編號歸類，并建立電子檔案。再由各個科室負責管理設備的工作人員將各科室所有設備匯總，按照每種設備名稱將其編號分類，建立電子檔案。電子檔案的大致內(nèi)容包括：①采購前資料：采購申請表、設備考察報告、設備的合格生產(chǎn)證書以及采購批復文件；②采購時資料：采購申請表、采購記錄、投標文件、采購合同、免稅單、進出口許可證、提貨單、發(fā)票、驗收報告、設備配置清單、使用說明書、保修卡、線路圖、合格證書等；③設備運行時資料：使用說明書、操作記錄、維修故障記錄、清查檢驗記錄；④報廢資料：報廢申請單、資產(chǎn)報廢鑒定書、批復文件。
三、專人管理制度
我院設備眾多，在管理方面應多加注意。我院將各個科室設備指定相關專、兼職人員進行專門管理，包括設備引進時對該設備編號建檔，保存基本信息、分配科室、找專業(yè)人員安裝調(diào)試、后期維修、到時報廢、定期清查設備數(shù)量功能等。這樣可以保證對各個科室設備的信息采集掌握以及使用管理的完整性，同時也為診療工作正常運行起到了保障作用。
四、維修報廢制度
所有的設備都有嚴格的使用年限，在這期間，若設備出現(xiàn)問題，需找專業(yè)人員進行維修，各個科室負責人應將設備故障問題告知醫(yī)學裝備部設備運行維修組，建檔保存。若到達該設備使用年限設備還在使用，應當嚴格遵守報廢制度，上報醫(yī)學裝備及物資供應部，根據(jù)需要引進新設備并且取消報廢設備的電子檔案，保證所有設備在安全可操作范圍內(nèi)正常運行，確保診療效果的準確性。
五、定期清查制度
對各個科室的設備要進行定期清查。包括清查設備數(shù)量、定期請專業(yè)人員維護保養(yǎng)、清查使用中出現(xiàn)的問題以及解決方法、清查登記使用過程中的優(yōu)缺點等，并及時完善設備的檔案，方便管理的同時也保證設備正常運轉(zhuǎn)。
六、完善醫(yī)療醫(yī)療設備檔案管理制度
①加強院方與各個科室對醫(yī)療設備檔案管理重要性的認識，從申購考察直到設備報廢，都要建立一套科學、完整、規(guī)范的管理體系，明確各部門以及相關責任人的職能，保證各個環(huán)節(jié)能夠順利進行；②加強在醫(yī)療設備檔案管理方面工作人員的專業(yè)技能培訓，建立責任人制度。各個科室責任人掌握其主管科室的所有設備，保證醫(yī)療設備正常運行的基礎上，同時保障醫(yī)療設備的維修、保養(yǎng)、報廢等工作，以確保醫(yī)院診療工作的順利進行；③對各個科室設備進行定期清查，記錄各種醫(yī)療設備的數(shù)量、社會效益、經(jīng)濟效益、使用時間、報廢時間等情況，靈活調(diào)動各科室醫(yī)療設備，避免同一科室因重復引進醫(yī)療設備而造成醫(yī)療設備的閑置與資源浪費，同時也要避免其他需要該設備的科室因缺少而重復引進；④醫(yī)務人員在操作使用醫(yī)療設備的過程中，要嚴格按照操作要求與流程進行操作，若操作中設備出現(xiàn)故障，及時按程序上報聯(lián)系相關責任人，及時維修，盡可能使設備在最短時間內(nèi)恢復使用；⑤相關責任人應該具有專業(yè)素養(yǎng)，在工作中也要具備責任心，對自己的工作認真負責，充分發(fā)揮自己的專業(yè)知識與職能；⑥要不斷完善電子檔案系統(tǒng)，建立專業(yè)的檔案管理制度，不僅可以為相關管理工作帶來極大的便利，同時又可以節(jié)省工作時間、提高工作效率，達到事半功倍的效果。
七、體會
過去都是手寫的醫(yī)療設備檔案，時間久遠便不易保存，并且紙質(zhì)檔案易破損丟失，搬運、查閱都不方便，會對醫(yī)療設備的管理帶來一些不必要的麻煩，隨著醫(yī)院現(xiàn)代化程度的逐步提高，醫(yī)療水平也在同步提升，現(xiàn)如今，全部改用電子檔案，方便快捷且資料保存完整，調(diào)閱查詢也相當方便。醫(yī)療設備在醫(yī)院工作的運行中，有著舉足輕重的作用，如何管理運用好這些高精尖的醫(yī)療設備、提高利用率在很大程度上都取決于醫(yī)療設備檔案的管理。其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的診療質(zhì)量和水平。所以在舊設備出現(xiàn)故障或者報廢以及引進新設備后，都應及時完整地建立檔案，完善相關資料，隨時掌握全院醫(yī)療設備的運行動態(tài)。利用電子檔案的方便快捷，可有效協(xié)調(diào)醫(yī)療設備在各個科室的運轉(zhuǎn)及保證正常使用。并且只有真正落實制度、落實責任、落實服務，才能做到醫(yī)療設備檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化、科學化、完整化與智能化，才能更好地為現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展所服務。
參考文獻：
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[5] 姜靜.醫(yī)院設備檔案資料管理的體會[J].醫(yī)學文選，2003.22（6）.
第8篇：采購檔案管理范文
[關鍵詞]企業(yè)；設備儀器；檔案管理；問題；策略
隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的形形的企業(yè)也是遍地開花，相應的各種精密的大型企業(yè)也在企業(yè)中變的很常見，設備儀器一般分為自制設備、外購設備、信息設備及其特種設備，信息設備（計算機的軟硬件）。企業(yè)設備儀器檔案對于維護儀器設備正常運轉(zhuǎn)，設備管理中的作用越來越突出。部分進口的設備購買合同，招投標書，技術協(xié)議等在日后的項目管理中也是必不可少的，萬一以后出現(xiàn)什么矛盾，設備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發(fā)揮這類設備儀器在社會主義現(xiàn)代化建設中的作用，就必須做好企業(yè)設備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學的建檔方法以及儀器設備建檔理論是重要的，這對于一個項目的順利推進及其竣工驗收有著很好的信息支撐作用。
1. 企業(yè)設備儀器檔案管理的特點
1.1企業(yè)設備儀器檔案管理的動態(tài)性。簡單的說就是企業(yè)儀器設備在報廢或者轉(zhuǎn)移之前，設備的檔案會隨著儀器的變動而發(fā)生變化，在儀器報廢或者轉(zhuǎn)移之前，設備的儀器檔案就處在一個不確定，始終改變的狀態(tài)。舉一個簡單的例子，企業(yè)引進一臺新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺機器在使用，就會有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會停止。
1.2企業(yè)設備儀器檔案管理的綜合性。企業(yè)設備儀器管理就是綜合管理設備儀器，顯而易見設備儀器檔案管理具有綜合性的特點。具體的講有以下的幾個方面：1）階段綜合性，企業(yè)引進設備要經(jīng)過規(guī)劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設備改造、更新。這幾個階段是交替發(fā)生的。2）部門綜合性，一般在一個企業(yè)里，設備的管理會涉及很多的部門，只有進行綜合管理，才能有效地利用設備儀器。在設備管理中，要秉承設計制造與使用相結合，維護與檢修結合，改造，修理與更新結合。3）多樣性特點，將設備用不同的方式區(qū)分會有不同的結果，例如按照來源有，自制設備以及外購設備；按照設備的行業(yè)特點，可以劃分為機械動力類設備、儀器儀表設備；按照重要程度，可以劃分為一般設備與精密高端設備；按照設備的使用性質(zhì)可以分為通用設備與專用設備。
2. 企業(yè)設備檔案管理中常見的問題
2.1分散保管
現(xiàn)在的企業(yè)中，沒有一整套的設備管理系統(tǒng)，而是進行分散保管。這也與相關的規(guī)定也是背道而馳的，在實際操作中，應該遵守“成套性”原則進行管理。設備從開始的購置到最后的入庫會產(chǎn)生不同階段的記錄，部分單位會根據(jù)企業(yè)職能的設置，應該吧一整套的設備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請示到投標書等文件；另一部分后來產(chǎn)生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設備的整個流程，也不利于后期的利用。
2.2歸檔一些不是原件的文件材料
一些企業(yè)在進行固定資產(chǎn)投資項目的檔案驗收時出現(xiàn)設備儀器檔案是復印件的情形，包括設備購置合同以及技術協(xié)議。這種做法不僅不符合檔案本質(zhì)屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應的，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：1）購置設備時簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復印品代替。2）購置設備的流程不規(guī)范，特別是中小型企業(yè)使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進口設備，由公司的。
2.3儀器檔案管理人員職責不明確
企業(yè)進行一個項目時，各個部門之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責，當出現(xiàn)問題時，各個部門之間就相互推脫，相互推卸責任。一般來說，項目立項在資產(chǎn)管理部門，而采購、招投標在采購部門。兩個部門經(jīng)常想把合同、協(xié)議納入自己的部門，而驗箱時，卻都不注意“合格單”等文件，導致檔案殘缺。
3. 企業(yè)設備儀器常見問題的應對策略
3.1設立設備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產(chǎn)管理部門，也就是固定的資產(chǎn)投資部門。應由設備儀器檔案牽頭管理部門協(xié)調(diào)各相關部門，收集、集中、整理、分類、編號設備運行各個階段產(chǎn)生的文件資料。這樣集中管理設備儀器檔案，不僅是按照相關的規(guī)定作業(yè)，也能維護儀器檔案的完整及安全，以便使用。
3.2企業(yè)設備儀器管理人員在歸檔及收集文件時應該嚴格按規(guī)定把關，堅決不收復印件。歸檔人員有義務告知采購的部門，在購置設備時，簽訂的合同、協(xié)議份數(shù)不能少，應按照相關的規(guī)程進行簽訂相關的文件，對于公司購置的設備，應該特別備注，盡可能最后原件。
3.3明確不同部門在各個階段的職責，保障檔案的完整。設備從購置到竣工之間要經(jīng)歷計劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責任也不同，應明確各自的管轄范圍及應承擔的責任。立項時，資產(chǎn)部門應負責收集本階段的文檔，如購買請示等；采購時，采購部門應該負責收集整理儀器設備的招投標書，簽訂的合同協(xié)議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數(shù)必須充足；開箱時，兼職檔案員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產(chǎn)管理部門應協(xié)調(diào)相關的部門，及時整理歸檔培訓、使用、養(yǎng)護、維修生成的文件材料。
總結：我國的科學技術發(fā)生著日新月異的變化，各種高性能的復雜靜謐的大型的儀器走進了企業(yè)，企業(yè)儀器設備的養(yǎng)護和維修也越來越復雜，利用健全穩(wěn)定的設備檔案管理體系科學合理的管理儀器設備愈發(fā)重要，也成為企業(yè)競爭間的一個重要籌碼。企業(yè)單位應該結合自身特點建立起一套科學的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業(yè)工作做好保障，為企業(yè)發(fā)展的提供扎實的基礎，為企業(yè)固定資產(chǎn)的投資驗收做好鋪墊。
參考文獻：
第9篇：采購檔案管理范文
關鍵詞：招標機構項目檔案管理模式
隨著改革開放形勢的發(fā)展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創(chuàng)造公平競爭的市場環(huán)境，提高經(jīng)濟效益，保證服務質(zhì)量，防止招標投標中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。
北京國際貿(mào)易公司為綜合性國有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟全球化進程的加快，為適應首都經(jīng)濟建設和發(fā)展，北京國際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營方式，先后獲取國家部委頒發(fā)的國際招標機構甲級資質(zhì)、政府采購機構甲級資質(zhì)、中央投資項目招標機構甲級資質(zhì)和工程招標機構甲級資質(zhì)，成為北京市國資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標機構，專業(yè)從事各類招標業(yè)務和進出口業(yè)務。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。
一、招標項目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用
首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業(yè)務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務活動不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計，2007年-2010年6月，北京國際貿(mào)易公司完成的各類招標項目每年增長45%，各類招標業(yè)務已占公司總體經(jīng)營規(guī)模的74%。我國《招標法》中明確規(guī)定，招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。
其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業(yè)務文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。
第三,建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系,充分發(fā)揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營、管理、發(fā)展奠定堅實的基礎。
二、企業(yè)招標項目檔案管理存在的主要問題
據(jù)調(diào)查，近年來，在一些招標機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來看,經(jīng)營業(yè)績和經(jīng)濟效益是企業(yè)的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度,造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補充修訂。企業(yè)對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時俱進的科學意識,從觀念和工作理念上亟待加強。第三, 檔案工作程序不規(guī)范,管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業(yè)務經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全,造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題。第四,檔案室或庫房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂,不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。
三、新時期企業(yè)招標檔案的管理模式
隨著北京建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。
首先,應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規(guī)統(tǒng)領企業(yè)招標項目檔案工作,對招標機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據(jù)招標業(yè)務特性，明確職責，執(zhí)行招標項目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務部門人員意識中存在的一些誤區(qū),認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是,這種理念轉(zhuǎn)變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念,使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范,這種新的理念將有效地促進招標企業(yè)各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理,并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動聯(lián)系的緊密程度及價值的重要依據(jù),從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二, 招標機構檔案工作的具體實施必須是一個系統(tǒng)工程,要求從上到下、從領導到檔案工作人員,都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復雜，需要建立一個完善的檔案工作網(wǎng)絡,從基層開始,每個立卷單位都要配備相應數(shù)量的兼職檔案員,由檔案室進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查,這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達標，便于檢索和提供利用,為企業(yè)的發(fā)展和建設服務。
第三，制度是保證，人才是關鍵，場所是基礎。為使招標檔案管理與業(yè)務的增長、企業(yè)的發(fā)展相適應，企業(yè)招標檔案管理應從自身實際出發(fā)，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業(yè)務部門的溝通與協(xié)作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。
綜上所述,企業(yè)的檔案工作是自身建設的重要環(huán)節(jié),同時更是進行經(jīng)營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見,以科學發(fā)展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學化的道路,將企業(yè)的建設提高到新的水平。
參考文獻:
