數(shù)字化人事管理全文(5篇)

摘要:隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字化校園在高職院校現(xiàn)代化管理的建設(shè)中扮演起了重要角色，人事管理系統(tǒng)也隨之進(jìn)入一個(gè)全新的信息時(shí)代。本文在高職院校數(shù)字化校園建設(shè)的背景下分析人事管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對這些問題提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞:數(shù)字化校園;人事管理系統(tǒng);信息化

一、前言

近年來，隨著數(shù)字化校園建設(shè)步伐的不斷邁進(jìn)，高校的各方面管理方式、途徑也隨之發(fā)生了一系列的變化。高職院校作為我國高等教育的重要分支，也在響應(yīng)時(shí)代，逐步將數(shù)字化校園引入學(xué)校管理的各個(gè)層面上來。數(shù)字化校園構(gòu)成了統(tǒng)一的用戶管理、資源管理以及權(quán)限管理，把學(xué)校建成一座面向校內(nèi)，同時(shí)又面向社會的一個(gè)超越時(shí)間和空間的虛擬性大學(xué)。建設(shè)數(shù)字化校園的目的是提高學(xué)校的行政管理效率，提高學(xué)校的教育教學(xué)水平，進(jìn)而提高學(xué)校的整體辦學(xué)實(shí)力及核心競爭力。

二、高職院校數(shù)字化校園人事管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

(一)高職院校人事管理工作的性質(zhì)

人事管理工作作為高職院校行政管理工作的一個(gè)重要方面，由于管理基數(shù)龐大，往往具有信息量大、采集涉及面廣，信息共享、信息關(guān)聯(lián)程度高，數(shù)據(jù)時(shí)效性、一致性及準(zhǔn)確性強(qiáng)等特點(diǎn)，其工作涉及廣大教職工的選拔、培養(yǎng)和收入，直接關(guān)乎教職工的切身利益。因此，需要通過現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建立人事管理信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)高職院校人事管理現(xiàn)代化進(jìn)程，使管理更為高效、精細(xì)和準(zhǔn)確，充分體現(xiàn)行政管理的公平、公開和公正。

摘要：人事檔案管理工作是人事管理中不可缺少的一部分，在人事管理工作中具有核心地位。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，存在明顯的離散化、碎片化缺點(diǎn)，不能適應(yīng)日益復(fù)雜的人事管理工作。新時(shí)期，必須加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，為人事管理一系列工作提供便利，提高人事檔案利用效率。該文首先重點(diǎn)分析人事檔案數(shù)字化在人事管理中重要性，然后提出推動人事檔案數(shù)字化的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；人事管理；重要性

人事檔案數(shù)字化是新時(shí)期人事管理工作開展中必須重視的創(chuàng)新舉措，強(qiáng)化人事檔案數(shù)字化發(fā)展，能夠促進(jìn)人事檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、傳輸、調(diào)閱、使用等工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，還能夠建立數(shù)字化系統(tǒng)，提高人事檔案資料共享性，提高人事檔案使用率，高效發(fā)揮人事檔案的作用。

1人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

1.1有助于促進(jìn)人事管理現(xiàn)代化發(fā)展

推動人事檔案數(shù)字化建設(shè)，需要依靠互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為重要依托，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身優(yōu)勢，利用掃描儀等先進(jìn)的儀器對手工紙質(zhì)檔案掃描建檔，能夠儲存在內(nèi)存卡等媒介當(dāng)中，安全長效，不容易發(fā)生丟失，查閱起來也十分方便快捷。將人事檔案信息傳輸?shù)诫娔X中，利用信息化檔案平臺系統(tǒng)，構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，不僅準(zhǔn)確存儲檔案信息，同時(shí)還具有數(shù)據(jù)采集、檢索等功能，能夠?yàn)楣芾砣藛T提供便利，提升人事檔案管理的效率，推動人事管理向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

1.2有利于提升人事管理綜合水平

摘要：研究新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)具有重要的實(shí)際意義。在具體實(shí)踐的基礎(chǔ)上，筆者結(jié)合人事檔案信息化建設(shè)的國際/國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，深入分析了新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和意義，明確其存在的關(guān)鍵問題，并給出解決策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案數(shù)字化；信息化規(guī)則；檔案數(shù)據(jù)化；管理機(jī)制

以電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)發(fā)展與廣泛應(yīng)用，拉開了信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的序幕，并使人類進(jìn)入數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，繼“物理空間”“人類社會”之后，又產(chǎn)生了“信息空間”。社會信息化、數(shù)字化的巨大進(jìn)步和實(shí)際應(yīng)用連同人事制度的改革，都不斷推動和促進(jìn)著作為人事管理基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的人事檔案管理的信息化建設(shè)[1-3]。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描和照相錄像等數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、（移動）通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的最新成果，根據(jù)檔案管理理論與技術(shù)以及信息化時(shí)代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網(wǎng)絡(luò)社會中檔案管理、利用與服務(wù)的基本流程、框架和基本方法等，在紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的實(shí)體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎(chǔ)上，構(gòu)建、組織、開發(fā)具有有序結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統(tǒng)（或平臺），最大限度地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案信息的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案的個(gè)性化和社會化利用與服務(wù)。這便是人事檔案管理的信息化建設(shè)。其實(shí)質(zhì)是檔案管理、利用與服務(wù)從以檔案實(shí)體為中心的管理模式到以檔案數(shù)據(jù)化信息為中心的管理模式的轉(zhuǎn)變。人事檔案的信息化管理、利用與服務(wù)，符合中國特色新時(shí)代的發(fā)展潮流，并能在構(gòu)建智慧社會的時(shí)代大潮中提升人事檔案現(xiàn)代化管理水平、智慧服務(wù)作用和基于知識的輔助決策功能[4-5]。因此，人事檔案部門應(yīng)及時(shí)更新人事檔案管理理念，加快信息化建設(shè)，形成實(shí)體管理與信息化管理并舉的管理、利用與服務(wù)模式，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、數(shù)據(jù)化和智能化管理、利用與服務(wù)，提高其相應(yīng)的水平、效能與作用。在實(shí)現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)換過程中，人事檔案信息化建設(shè)的意義重要而關(guān)鍵，其主要意義在于：（1）極大地提高檔案管理工作效率；（2）顯著地提升檔案的利用率；（3）確實(shí)減輕人事檔案管理部門的工作強(qiáng)度；（4）便于安全利用和遠(yuǎn)程服務(wù)，進(jìn)而切實(shí)為推動人事檔案的信息化管理和社會化應(yīng)用建立基礎(chǔ)；（5）能夠起到保護(hù)紙質(zhì)人事檔案的作用；（6）真正轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理、利用與服務(wù)理念，改進(jìn)工作模式；（7）標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案的管理、利用與服務(wù)，減少和遏制人事檔案管理中的不規(guī)范行為，治理一些薄弱環(huán)節(jié)；（8）隨著社會信息化水平的不斷提高，人事管理中也必然會遇到數(shù)字化信息，例如高校新生錄取時(shí)的錄取電子檔案、其他系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件等，實(shí)際上也為人事檔案管理提出了信息化建設(shè)的迫切需求；（9）有利于進(jìn)一步融合人事檔案管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員信息庫等，便于對本單位的人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析與挖掘，形成相應(yīng)的知識，為人事管理提供可靠的決策科學(xué)數(shù)據(jù)。因此，人事檔案的信息化建設(shè)，不僅具有提高管理效能的現(xiàn)實(shí)意義，而且可以進(jìn)一步為人事管理提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、處理分析結(jié)果和挖掘人事知識，將無結(jié)構(gòu)的實(shí)體材料轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸鹿芾碇械挠杏弥R。正因?yàn)檫@樣，研究新時(shí)代大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的人事檔案信息化建設(shè)，不僅重要，而且具有時(shí)代迫切性。

1人事檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

隨著人事管理制度的不斷改革和完善，規(guī)范而科學(xué)的人事管理制度建設(shè)，能不斷推動和促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。反過來，人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)范科學(xué)化管理又是規(guī)范而科學(xué)化的人事管理的基礎(chǔ)和支撐。人事檔案信息化建設(shè)包括四個(gè)方面的基本內(nèi)容，它們依次是：紙質(zhì)、膠片、音頻等人事檔案數(shù)字化；數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)化；建立人事檔案數(shù)據(jù)庫；建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。人事檔案信息化建設(shè)的基本過程與內(nèi)容如圖1所示。1.1紙質(zhì)、膠片等人事檔案數(shù)字化。數(shù)字化實(shí)際上就是將人事檔案各種載體上的信息，例如紙質(zhì)或者膠片上的信息，或者模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成可以利用計(jì)算機(jī)等讀寫設(shè)備進(jìn)行讀寫的、用0和1表示的二進(jìn)制代碼的過程。數(shù)字化后的人事檔案數(shù)字信息可以存儲在存儲介質(zhì)中，也可以用網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸。數(shù)字化后也可以進(jìn)一步系統(tǒng)化組織成具有有序結(jié)構(gòu)的人事檔案數(shù)字信息庫，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理。人事檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容包括檔案檢索工具（檔案目錄）的數(shù)字化和檔案全文內(nèi)容的數(shù)字化。有時(shí)，也可使用已有的“干部檔案數(shù)字化軟件”完成干部職工實(shí)體檔案的數(shù)字化和部分?jǐn)?shù)據(jù)化。人事檔案及其信息化建設(shè)如圖2所示。1.2數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)化。經(jīng)過第一步數(shù)字化后，人事檔案主要轉(zhuǎn)換成一些高清圖像或者其他多媒體數(shù)據(jù)等可以用數(shù)碼格式存儲于磁帶、磁盤、光盤、硬盤、固態(tài)硬盤等數(shù)字信息載體上的數(shù)字化檔案文件。如果要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案信息的處理、統(tǒng)計(jì)、分析等，還必須將數(shù)字化后的以圖像為主的數(shù)字檔案信息進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為內(nèi)容數(shù)據(jù)，就是人事檔案的數(shù)據(jù)化，即把數(shù)字化的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭芍票砗头治龅牧炕袷綌?shù)據(jù)的過程。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化后，數(shù)據(jù)化人事檔案便可以用計(jì)算機(jī)對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和深入的數(shù)據(jù)挖掘等，實(shí)現(xiàn)知識層面的服務(wù)與共享，并使檔案管理與服務(wù)深入數(shù)據(jù)層面，真正推動人事檔案的信息化建設(shè)，改變管理理念和模式。人事檔案內(nèi)容展現(xiàn)人存儲載體展現(xiàn)記錄方式傳統(tǒng)形式數(shù)字形式文字圖像聲音影視動畫圖2人事檔案及其信息化建設(shè)。1.3建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。第二步中實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息的內(nèi)容數(shù)據(jù)化以后，需要對多源異構(gòu)的多種源數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和集成，確定結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，最后按照選定的數(shù)據(jù)庫建立完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫。1.4建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。建立人事檔案數(shù)據(jù)化目錄，即按照人事檔案編目條例、著錄規(guī)則，參照《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》，在原有人事檔案檢索工具（檔案目錄）的基礎(chǔ)上，以方便檢索、查詢?yōu)樵瓌t，著錄詳簡級次得當(dāng)、完整的人事檔案數(shù)據(jù)化目錄。

2新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)的問題

按照上述新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，做好新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)，需要解決如下問題。（1）人事檔案信息化建設(shè)的過程管理與質(zhì)量控制問題。盡管有2018年中央辦公廳印發(fā)并實(shí)施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、法律法規(guī)和規(guī)范性文件，并且有中組部進(jìn)行的干部人事檔案信息化試點(diǎn)與推廣經(jīng)驗(yàn)，但實(shí)踐證明，人事檔案信息化建設(shè)的過程管理與質(zhì)量控制依然存在許多問題，必須加以解決。（2）人事檔案全文數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題。例如，必要的環(huán)境改造、配套設(shè)備等。實(shí)際投入是當(dāng)前影響人事檔案信息化建設(shè)的一個(gè)主要問題。（3）人事檔案材料不規(guī)范、不完整的問題。（4）人員素質(zhì)提高的問題。在信息化建設(shè)過程以及后期管理、利用、服務(wù)和維護(hù)過程中，需要人事檔案管理與研究人員具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、應(yīng)用軟件使用能力、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、智能計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘等能力。（5）人事檔案信息化建設(shè)的保密管理與安全性問題。（6）人事檔案全文數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，就必須建立基于內(nèi)容的數(shù)據(jù)化目錄、建立數(shù)字化或者數(shù)據(jù)化人事檔案數(shù)據(jù)庫。這都需要人事檔案的主題詞、分類號、基礎(chǔ)知識庫、本體詞表等數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施的編制與建設(shè)。這是目前人事檔案信息化工作中的難點(diǎn)。

一、高校圖書館的人事管理現(xiàn)狀

高校圖書館目前一般都采用數(shù)字圖書館的形式，數(shù)字圖書館是采用了數(shù)字處理技術(shù)，將圖書館建立成為一個(gè)虛擬的圖文空間。在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，將館內(nèi)的所有藏書進(jìn)行登記、備注，從而簡化管理者的工作內(nèi)容，方便高校學(xué)生們進(jìn)行閱讀。但是，對于館內(nèi)的管理人員而言，卻是一項(xiàng)全新的考驗(yàn)。對于高校圖書館的人事管理現(xiàn)狀而言，普遍存在管理上缺乏適應(yīng)性，在數(shù)字化圖書館的模式下，管理上容易出現(xiàn)疏漏。對于造成出現(xiàn)不適應(yīng)以及管理疏漏的原因主要存在以下幾個(gè)方面：

首先，對于數(shù)字圖書館而言，其真正進(jìn)行實(shí)施與應(yīng)用的時(shí)間并不是很久，而對于多數(shù)的高校圖書館而言，其內(nèi)觀人事管理人員的工作年限較長。因此，所造成的問題就是對于數(shù)字化管理，資深員工的應(yīng)對能力。數(shù)字化圖書館，需要采用最多的工具就是計(jì)算機(jī)。而對于計(jì)算機(jī)而言，一些年長的圖書館管理員對于計(jì)算機(jī)的使用還不是非常熟練，從而造成了工作中的適應(yīng)緩慢。

其次，數(shù)字化的圖書館管理主要是一個(gè)虛擬的圖書館界面，通過數(shù)據(jù)庫以及多媒體信息進(jìn)行藏書的信息記錄與顯示，從而將信息更好的呈現(xiàn)，幫助學(xué)生們更加快捷方便的查詢與瀏覽。但是，對于人事管理而言，原有的一些部門不要過多的人員，或者一些部門已經(jīng)沒有存在的價(jià)值。因此，對于圖書館的內(nèi)部人事安全，面臨著裁員問題。那么，這對于一些資深員工而言，尤其是對于計(jì)算機(jī)操作不是非常熟練的管理人員而言，是一種很大的沖擊。

第三，數(shù)字化的圖書館對于書籍的備份信息，需要及時(shí)更新。單片機(jī)技術(shù)在圖書館管理中也得到了應(yīng)用。因此，需要圖書館的管理人員們學(xué)習(xí)更多的知識，從而適應(yīng)新的管理模式。總之，高校圖書館的人事管理現(xiàn)狀需要及時(shí)改善，對于存在的問題要盡快找到解決的辦法予以解決，從而實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字圖書館的良性運(yùn)營。

二、高校圖書館人事管理的對策分析

對于目前高校圖書館存在的管理弊端，圖書館的高層管理人員，應(yīng)該本著順應(yīng)科技發(fā)展的方向，提高管理人員的素質(zhì)，盡快適應(yīng)新的管理模式。例如，可以定期組織培訓(xùn)，對于數(shù)字化圖書館的相關(guān)變化以及操作等進(jìn)行知識培訓(xùn)。最為重要的是，要培訓(xùn)管理者們的思想，從思想上給予影響，明確加強(qiáng)管理策略，提高管理素質(zhì)，對于高校的圖書館而言，是非常有必要的。此外，對于高校的圖書館的人事管理方面，應(yīng)該更大程度上加強(qiáng)管理者們的素質(zhì)，避免出現(xiàn)利用開館時(shí)間，在館內(nèi)大聲討論。人事的管理，需要根據(jù)各大高校的切身實(shí)際進(jìn)行制度的制定，其最終目的在于能夠通過人事管理與調(diào)度，實(shí)現(xiàn)高校圖書館的合理化運(yùn)營。

【摘要】隨著高校的不斷發(fā)展及科學(xué)管理水平的不斷提高，在高校數(shù)字化校園的建設(shè)背景下，建立適應(yīng)高校數(shù)字校園的人事檔案管理模式是人事檔案工作的發(fā)展趨勢。這一管理模式需要構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，有嚴(yán)格的信息化要求、規(guī)范的應(yīng)用以及嚴(yán)格的維護(hù)管理要求。

【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化校園；人事檔案管理；模式

一、構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)

（一）嚴(yán)格執(zhí)行信息化標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化校園建設(shè)投入較大，影響較為廣泛，信息化標(biāo)準(zhǔn)要求較高。因此，構(gòu)建基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，必須符合和遵守國家、教育部頒發(fā)的各類標(biāo)準(zhǔn)以及高等學(xué)校制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統(tǒng)計(jì)要求，以便規(guī)范地進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、存儲、傳輸、應(yīng)用。須嚴(yán)格參照教育行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，如《教育管理信息高等學(xué)校管理信息》等。采用純B/S模式實(shí)現(xiàn)目前主流的技術(shù)與開發(fā)語言，基于WEB的多層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，流程化界面和向?qū)讲僮鲬?yīng)具有良好的可擴(kuò)展性，依照安全要求設(shè)計(jì)合理的安全架構(gòu)。（二）滿足接入高校三大平臺的相關(guān)要求。人事檔案管理系統(tǒng)接入數(shù)字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數(shù)據(jù)平臺集成、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成等功能。需要為門戶開發(fā)對應(yīng)的集成表現(xiàn)界面，并提供由該頁面鏈接進(jìn)入人事檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)框架的功能。可根據(jù)高校需要，從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中抽取出需要共享的數(shù)據(jù)到公共數(shù)據(jù)中心，完成數(shù)據(jù)層的集成。須為信息門戶單點(diǎn)登錄開發(fā)相應(yīng)的接口程序，支持現(xiàn)有的高校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。

二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）人事檔案管理部門應(yīng)用基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。1.全面、準(zhǔn)確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，人事檔案管理部門原有的人事檔案數(shù)據(jù)信息可以導(dǎo)入系統(tǒng)之中，后續(xù)可單獨(dú)及批量追加信息，如教職工的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)等的晉升、變更；并根據(jù)需要定義各種信息項(xiàng)目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統(tǒng)，上傳人事檔案相關(guān)材料，如各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎證書圖片等數(shù)字檔案，經(jīng)人事部門審核后存入管理系統(tǒng)。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進(jìn)了人事檔案信息更全面、準(zhǔn)確的收集。2.根據(jù)人員類別進(jìn)行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進(jìn)行分類管理，基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據(jù)實(shí)際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術(shù)合同、臨時(shí)合同等的分類，并可在各類別間進(jìn)行變動，如在職變更為退休，在職變更為調(diào)動等，從而實(shí)現(xiàn)一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準(zhǔn)確、有序規(guī)范。3.合同檔案管理。在基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)中，可導(dǎo)入所需的合同內(nèi)容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除等工作；系統(tǒng)可上傳保存合同數(shù)字圖片；篩選符合相應(yīng)條件的人員，批量打印合同、續(xù)簽合同、解除合同通知書等等。可在系統(tǒng)中靈活設(shè)置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統(tǒng)進(jìn)行合同基數(shù)統(tǒng)計(jì)核算，使合同管理高效、完善、及時(shí)、準(zhǔn)確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數(shù)字化校園的人事管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數(shù)據(jù)匯總工作。5.進(jìn)修培訓(xùn)檔案管理。教職工培訓(xùn)信息檔案可批量導(dǎo)入系統(tǒng)，也可單個(gè)錄入，可自定義參加培訓(xùn)人員姓名、編號、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)單位、培訓(xùn)起止時(shí)間等，教職工可登錄系統(tǒng)上傳培訓(xùn)結(jié)業(yè)鑒定表等相關(guān)數(shù)字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運(yùn)用系統(tǒng)按年度、項(xiàng)目匯總進(jìn)修培訓(xùn)檔案信息，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。6.自動生成各類人事檔案相關(guān)表格。錄入到系統(tǒng)中的人事檔案數(shù)據(jù)形成檔案目錄，職務(wù)職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，可制作生成名冊表、轉(zhuǎn)遞通知單等。7.統(tǒng)計(jì)分析。可對系統(tǒng)中教職工的相關(guān)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、年齡、工齡等各種信息結(jié)構(gòu)、變動情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、圖表，生成相關(guān)報(bào)表等。（二）其他教職員工對基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)應(yīng)用。根據(jù)不同人員類別，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)定不同的操作及查閱范圍。1.校領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個(gè)人簡歷、考核等檔案情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，為學(xué)校工作決策提供參考。2.部門領(lǐng)導(dǎo)。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個(gè)人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學(xué)歷、學(xué)位、進(jìn)修、培訓(xùn)、職稱、獲獎等數(shù)字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關(guān)。3.教職工。在系統(tǒng)中可通過文字、數(shù)字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、個(gè)人簡歷、年度考核結(jié)果等檔案情況；上傳更新圖文數(shù)字檔案材料，如學(xué)歷、學(xué)位、職稱、進(jìn)修培訓(xùn)等。

三、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)管理