內控制度建設需要注意問題分析

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摘要：內部控制制度是行政事業單位為了實現控制目標，通過制定相關的管理制度、應對措施和執行程序，對經濟業務活動的風險進行事前防范、事中管理和事后控制，使各項業務活動互相聯系、互相制約的措施、方法和規程。內部控制要貫穿單位經濟活動的決策、執行和監督的全過程，要求每個員工共同參與。有效的內控管理制度能確保單位目標落到實處，行穩致遠。現結合工作實際，談談內控制度建設需要注意哪些問題。

關鍵詞：內控制度建設；風險防控；應對策略

引言

行政事業單位內控管理制度是確保行政事業單位各項資產有效使用、各類資金安全運轉、各項事務有序發展，實現單位整體戰略目標，確保國有資產保值增值，保障財務報告及會計信息真實完整的重要措施和手段。內控管理制度必須符合國家法律法規，符合相關政策和管理制度，符合單位的戰備目標和管理特點，覆蓋本單位所有業務事項。這樣制定的內控管理制度，才具備可執行力和可操作性，才能確保行政事業單位持續、健康發展。否則，再好的內控制度都將成為一紙空文，形同虛設。比如說，福建省財政廳制定的《福建省省直機關差旅費管理辦法》規定，乘坐火車出差時，只有廳級及相當職務以上人員才能按規定乘坐火車軟席（軟座、軟臥）、高鐵/動車一等座、全列軟席列車一等軟座，其他人員只能乘坐火車硬席（硬座、硬臥）、高鐵/動車二等座、全列軟席列車二等軟座。也就是說，處級及處級以下行政事業單位在制定差旅費管理辦法時，只能參照財政廳限定標準內確定出差人員乘坐的交通工具等級，不得突破上限。工作人員出差時，不管任務多重要、時間多緊急，只要行政級別是處級或處級以下，乘坐高鐵或動車一等座就可以認定為未按規定等級乘坐交通工具，屬于違反差旅費管理規定的行為，超過二等座票款部分的費用要由個人自理，不能按一等座票款辦理費用報銷手續。如果超過限定標準制定內控管理制度，不管理由多么充分，內控管理制度都是無效的，不但不能執行，甚至于相關人員可能要被問責。

一、內控管理制度要具體明確，可操作性強

為了讓內控管理制度更符合單位管理目標，在制定內控管理制度時，要先梳理單位已有各類經濟活動的業務流程，搞好內部環境建設，熟悉業務內容，識別關鍵控制環節，確定風險防控點，系統分析經濟活動風險，判斷風險大小，分別采取規避風險、降低風險、分擔風險、接受風險等不同的應對策略，制定必要的防控措施，堵塞制度漏洞，防范財務風險，有針對性地建立單位內控管理制度。為了便于實際操作，可以用流程圖的方式將內控管理制度具體化。設定各項業務流程的先后順序，明確職能部門的崗位職責和審批權限，列明主要風險防控事項，制定具體的防控措施。同時，通過填制固定的表格將業務流程表單化，各個流程需要做什么，要怎么做，由哪個部門負責審核，最終由誰負責審批，一目了然，具體明確。經辦人員按流程辦理相關業務，檢查人員可以按表單監督審批程序是否合法、合規，同時明確了各個職能部門具體的權利和義務。比如說《福建省黨政機關國內公務接待管理辦法》管理規定：接待單位在安排公務接待活動前，應當填寫國內公務接待審批單，連同派出單位公函，報單位相關負責人審批。審批單內容包括：填報單位、承辦部門及承辦人、派出單位、接待事由、活動安排、經費預算、是否協助安排日常用餐及標準等。接待單位必須按要求填制國內公務接待清單，包括何時、何地、因為何事、接待了誰、誰審批的、誰陪同的、用餐金額是多少、用餐人數是多少等相關內容。財務部門辦理費用報銷時要審查財務票據、派出單位公函、接待審批單、接待清單等單據是否齊全，是否符合相關規定。未取得公函或超標準、超預算、超范圍開支的公務接待費用一律不予報銷。公務接待管理辦法對接待流程進行表單化，明確了不同崗位的職責和權限范圍，規范公務接待管理活動，加強了業務流程的可操作性。

二、重點關注關鍵部門、關鍵崗位、關鍵業務環節

關鍵部門、關鍵崗位、關鍵業務環節責任重大，工作內容復雜，可支配資源多，任職資格要求高，與單位經營目標、戰略目標的實現密切相關，關系行政事業單位的興衰成敗，是內控管理制度的重點風險防控點，必須予以重點關注，要明確風險防控的范圍、應對策略，建立必要的應急預案等。關鍵部門、關鍵崗位、關鍵業務環節是一個單位的橋梁和紐帶，承上啟下，牽一發而動全身。管控的好，單位欣欣向榮、蒸蒸日上；一旦失控，輕則造成資產流失，重則可為滅頂之災。對關鍵部門、關鍵崗位、關鍵業務環節等關鍵領域要實行分事行權、分崗設權、分級授權，強化內部流程管控，將權力關進制度的籠子里。分事行權，就是按照事務屬性和業務流程合理分配權力將重點崗位的權力進行科學分解，科學安排部門權力運行結構，實行管理權與采購權分離、管理權與審批權分離等，對單位事務的決策權、執行權和監督權進行合理劃分。分崗設權，就是將不同的崗位按工作性質設置不同權限范圍，建立健全不同崗位互相制衡的內控管理機制，明確每個崗位的崗位職責與權力范圍，各個崗位在自己負責的事務范圍行使權力和承擔責任，有權必有責、有責要擔當、失責必追究。分級授權，就是根據不同管理層級設置不同的管理權限，本著權責對等、科學實用、有利于權力制衡和提高效率的原則，對部門的職權進行縱向劃分，合理分解到相應層級，事關單位發展大局的事務由單位管理層決定，只涉及單位某個領域的事務則由部門研究決定。實現分級決策、分級審批、分級管理，防范財務風險，提高經濟效率。同時，必須對預算業務管理、收支業務管理、建設項目管理、內部監督等經濟活動的關鍵崗位實行定期輪崗制度。一個人在某個崗位時間過長，業務流程熟悉，輕車熟路，可以事半功倍。但是不容易發現錯誤，甚至為了掩蓋錯誤或利用制度的漏洞滋生腐敗，導致行政事業單位資產流失，加大內部風險。不具備輪崗條件的可以采取專項審計、部門互審或者強制休假制度，增大問題被發現的可能性，降低舞弊的風險程度。重要事項不能由單位一把手一個人說了算，防止“決策一言堂、執行一條鞭、財務一支筆”等現象出現。因為絕對的權力必然造成絕對的腐敗！強化對關鍵領域的管控力度，對重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金的使用等“三重一大”決策事項必須通過班子成員集體研究決定，并執行聯簽制度，防止權力被濫用。

三、明確不相容崗位，強化制衡機制

內控制度主要目的是為了內部牽制，行政事業單位應當明確不相容的崗位和職務，準確設置內部機構，明確崗位職責權限，對不相容的職務實行崗位分離控制，可以有效防止發生錯誤和舞弊的風險。比如說授權批準崗位與業務經辦崗位不能為同一人；單位領導人的直系親屬不能擔任本單位會計機構負責人等。健全和完善的內部組織機構，是行政事業單位經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎，其核心問題是合理的職責分工。強化決策權、執行權、監督權三權分立的制衡機制，防止某些人或某些部門既當運動員，又當裁判員。一般情況下，處理每項經濟業務都要求由兩名或兩名以上工作人員分工負責，讓不同的崗位互相監督，互相牽制。比如說稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務賬目的登記工作要由會計人員負責，出納人員不得兼任；銀行印鑒中的財務章保管職務與人名章保管職務分離，不得由一個人同時保管支付款項所需的全部印章等。

四、確保內部審計的獨立性

內部審計機構是強化內部控制制度的一項基本措施，在評價內部控制的有效性以及提出改進建議等方面發揮關鍵作用。行政事業單位要成立專門的內部審計機構，配備專業的、具備良好職業操守的內部審計人員，賦予內部審計機構追查異常情況和提出處理處罰建議的權力，對內部控制建立與執行情況進行不定期的監督檢查，日常工作中如果發現問題可以直接向單位決策部門提交書面報告，有助于及時堵塞內控制度的漏洞，防范經營風險。同時分管內部審計的領導與分管財務工作的領導必須由不同的人員擔任，任何部門或個人不得影響、干涉審計人員依法開展的審計活動，確保內部審計的獨立性。內審工作職責除了審核會計賬目、會計憑證外，還包括稽查、評價內部控制制度是否完善，職能部門是否有效執行經營戰略決策，設置的風險防控點是否合理有效，單位可能存在的經營風險、采取的風險防控措施是否得當等。杜絕經營管理層濫用職權所造成的內部控制制度形同虛設的情況。內審部門的專業素養對單位防偏糾偏能力至關重要，可以確保單位管理活動不會脫離單位的戰略目標。五、建立必要的容錯糾錯機制內控制度應當具有前瞻性，適時根據經營規模、業務范圍、競爭狀況和風險承受能力的變化加以調整。同時必須建立必要的容錯糾錯機制，因為內部控制不能完全消除單位面臨的全部風險，只能將風險控制在單位可以承受的范圍之內，難免出現漏洞或者瑕疵。對于非主觀故意或者制度規定不明確等原因違反內控管理制度，未對單位造成重大損失的，要本著懲前毖后、治病救人原則啟動容錯糾錯機制，在漏洞或問題發生的萌芽狀態就要進行安全的警示，采取必要的防控措施，防止事態進一步擴展。比如說，通過設立預警機制，讓管理部門提前發現日常業務處理中可能存在的問題，督促相關人員強化責任意識，落實崗位職責，依法履行職務；對于輕微違紀行為，可以由單位管理層約談相關人員，強化紅線意識，及時糾正錯誤，防范系統風險。通過提醒談話或“”開展批評與自我批評活動，降低員工違法違紀的風險，讓咬耳扯袖、紅臉出汗成為常態，建立必要的容錯糾錯機制。這樣，既能發揮內控管理制度的嚴肅性，又能教育員工，保護人才，最大限度地降低風險，減少損失，促進單位良性發展。

結語

總之，內控管理制度是一個系統工程，必須覆蓋單位所有業務活動，實現全過程管理、全員性控制，確保各項業務活動互相聯系、互相制約。通過實踐不斷改進、不斷完善，才能建立符合本單位管理的、切實有效的內控管理體系，有助于提升行政事業單位內部管理水平和風險防控能力，強化經營活動的盈利能力和管理效率，促進單位可持續發展，增強市場競爭能力。

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作者：劉世賢 單位：福建省第八地質大隊