高校機要文件管理工作探思

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【摘要】機要文件管理工作是機要干部的重要工作內容之一。文章結合工作實際和平時積累的文件管理經驗對新時期如何加強高校機要文件管理工作進行思考。

【關鍵詞】高校；機要文件管理；思考機要

文件是高校傳達貫徹黨和國家的方針政策、部署學校各項工作的重要依據，如果因管理不慎造成機要文件丟失或涉密信息泄露，將會使國家安全和利益遭受損害。對高校而言，做好機要文件管理工作，確保機要文件安全高效流轉，有利于發揮機要文件的指導作用，提高學校工作效率，對各項工作的順利開展具有十分重要的意義。在新的歷史條件下，如何進一步加強高校機要文件的管理是值得深入研究、探討、總結及不斷改進的問題。筆者立足所在的工作崗位，結合所在高校的實際情況，談一下進一步加強機要文件管理的思路。

一、對黨忠誠、履職盡責是做好工作的基礎

高校收到的機要文件來自很多個發文機關，既有來自黨中央、國務院的文件，又有省委、省政府的文件，還有省直主管部門文件等。機要干部每天首先要對收到的機要文件規范有序地登記、編號、分類、整理，然后按照文件密級、傳達范圍、輕重緩急程度快速流轉，對領導批示意見第一時間傳達到相關部門，最后傳閱或辦理完成后將文件整理歸檔或清退。看似簡單，但所有環節環環相扣，容不得絲毫懈怠。對黨忠誠是對機要干部的根本要求，是做好機要文件管理工作的根本出發點。對機要文件管理工作履職盡責確保黨和國家秘密的安全，就是對黨絕對忠誠的直接體現。作為一名機要干部，應該以機要工作為榮，干一行、愛一行、鉆一行，努力成為機要文件管理的行家里手、黨的保密事業的忠誠衛士。從近幾年的情況看，高校每年接收的機要文件達幾千份之多，機要干部每天面對大量文件、資料，每一份文件的常規流轉過程都需要經過簽收、登記、呈批和傳閱、清退、銷毀或歸檔等多個環節，如果沒有強烈的責任意識，很容易在工作中出現失誤，一個很小的失誤可能影響國家秘密的安全，給相關保密工作帶來很大的被動。因此，機要干部不僅要有堅定的理想信念，還要時刻保持如履薄冰的警醒意識和高度的責任意識，要從大局出發，腳踏實地、精益求精、恪盡職守，把工作做細做實，在服務學校發展的大局中，當一顆讓領導放心的“螺絲釘”。

二、建章立制且重在落實是做好工作的保障

工作制度是行動的準則，機要文件管理工作的每一個環節都需要行之有效的管理制度約束。制度要做到規范化、標準化、精細化，有利于機要文件管理人員遵照制度和程序落實工作要求，避免文件管理過程中出現差錯。新時期，高校需要根據上級部門的保密要求并結合工作實際，進一步建立完善的機要文件管理規章制度。通過建章立制，做到文件傳閱辦理規范、借閱規范、存放規范等，把工作落實到文件處理時涉及的各個環節上，使各項工作責任明確，規范有序，安全保密。具體來說，要建立健全以下制度：

（一）簽收和登記制度。筆者所在高校的機要文件主要來自以下三種途徑：一是上級部門通過郵局機要方式傳遞來的機要文件；二是機要干部從省委省政府和教育廳（教育工委）領取的機要文件；三是通過政務專網或其他收文平臺收到的機要文件。文件簽收時應該認真檢查確認密封條完好無損，無啟封痕跡，然后認真核對投遞通知單上的文件數量、機要號碼與實際收到的文件是否相符，確認無誤后方能進行簽收。簽收完畢后，在收文登記表中詳細記錄發文單位、收文時間、文件標題、編號、份數、密級及緊急程度等相關信息。

（二）傳閱、辦理制度。文件傳辦要嚴格按照上級規定范圍進行，并嚴格履行登記、簽收手續，做到準確無誤。橫傳容易造成文件丟失的情況，所以機要文件在傳閱過程中嚴禁橫傳。

（三）借閱制度。借閱文件要嚴格履行文件借閱手續，對借閱的涉密文件不得私自摘抄或復印，不允許轉借。

（四）復印制度。特殊情況需要對文件復印的，要經上級保密部門同意，單位主管領導批準，復制的文件要登記并嚴格控制發放范圍和份數，并視同正式文件予以管理。

（五）清退、銷毀以及歸檔制度。機要干部需要定期對文件進行清點、整理，根據上級部門相關要求，及時清退；不需要清退的文件，每年定期轉交學校檔案館存檔。對于不需要清退，且無保存價值的內部刊物、資料等經清點登記后交由保密局銷毀中心進行統一銷毀，并對銷毀記錄長期保存備查。機要干部要率先垂范，嚴格執行機要文件管理相關制度，工作中不因事急而盲目打亂辦理程序，不因人情而隨意降低保密標準，通過制度約束事半功倍地促進機要文件管理工作順利開展。

三、嚴格程序、靈活處理是高效運轉的關鍵

為了提高文件流轉效率，使機要文件中的精神以最快的速度貫徹落實，需要機要干部不斷創新工作方式，積極探索文件處理規律，按照“嚴格程序、靈活處理”的原則，做到以下四點：一是合理分類。文件經辦公室主任提出擬辦意見后，將供學校領導“閱批”和“閱悉”的文件，按輕重緩急程度，分類放入不同顏色的文件夾。對于不是很著急的文件放入藍色文件夾，對于需急辦的文件一般放入紅色文件夾，標注“急辦”標識，并放置在所有文件夾的最上面，這樣領導批閱文件時，能第一時間對緊急文件進行閱批。二是按順序傳閱。文件傳閱是文件精神上傳下達的重要一步，領導批示是領導部署工作、安排任務、下達指示的重要載體，是領導意志的集中體現，同領導講話一樣具有較強的政治思想性和業務指導性，所以無論需要“閱悉”還是需要“閱批”的文件，一般均應按照職務從高到低，即按照先傳給學校主要領導、再傳給學校其他領導、最后傳給相關部門的順序送簽。三是急件急辦、靈活處理。對于緊急的文件要合理安排傳閱者的先后順序，以不耽誤公文的有效性為前提，靈活處理。對一些由機要干部去發文機關“特提”的電報或絕密件、機密件，應隨到隨傳，當面呈給學校領導閱示。如果需要相關業務部門學習或辦理的急件，則需要通知部門負責人來機要室閱文，保證機要文件時刻處在掌控之中。對于文件份數少、傳閱領導多、需多部門協同辦理且需要閱辦完成后盡快退回發文機關的文件，在征求領導同意后可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協辦的方式處理，以便及時發揮機要文件的時效性，使文件精神第一時間得到貫徹執行。四是及時傳達和反饋。在文件傳閱過程中，對領導交代的相關事項要及時傳達給相關部門，對需要由機要干部落實的事項要及時辦理并向領導反饋辦理結果，切實做到“件件有回音，事事有著落”。文件流轉過程中，有幾個需要注意的問題：一是要注意經常核對閱文登記本，確保準確掌控文件流轉過程；二是收回涉密文件時要仔細檢查清點，檢查有沒有缺頁漏頁，釘子有沒有被撬開復印的痕跡；三是及時催閱與催退，既能提高文件流轉效率，又能避免發生文件因長時間放在其他部門而丟失的現象；四是嚴格按照閱文規定，控制閱文范圍。

四、強化服務、精細管理是做好工作的有力支撐

機要文件管理程序繁瑣，環節復雜，所以在工作過程中培養自我的主動服務意識，不斷提高服務水平，顯得非常重要。為領導服務、為部門服務、為基層服務，要竭盡所能將文件流轉過程中的每一個細節處理好。“四勤”工作法對機要干部強化主動服務意識，提升服務水平非常適用。一是“腦勤”。要熟悉領導每日的工作安排和閱文規律，合理安排送文和收文時間，一般在領導到達辦公室前把文件放在辦公桌上，在領導下班前盡快把文件收回，盡量少打擾領導的工作思路；另外還要時刻牢記各位校領導工作分工、分管部門和所聯系的院部，便于協助領導對文件進行精準批轉。二是“手勤”。堅持把文件根據輕重緩急程度分類放置，以便領導在閱文時首先對重要文件進行批示。對文件流轉過程中的特殊情況隨時動手記錄，及時總結經驗教訓，不斷改進工作方法。三是“腿勤”。對文件要堅持做到每日三到四次傳閱，對于緊急文件在傳辦過程中要見縫插針地傳閱，哪個領導有空就先給哪個領導閱示，盡量縮短流轉時間。有些看似與學校工作關系不大的文件可能恰恰是領導急切關注的文件，所以不能積壓文件，要根據辦公室主任批示意見，及時傳閱。四是“嘴勤”。為了協助領導更精確地簽署批辦意見，需要牢記文件要求，在領導簽署意見時及時給予提醒。有些需要指定相關部門落實的文件，由于領導看文件比較倉促，當作閱知文件，只簽署閱文時間，未寫批示，要提醒校領導寫出批示，及時傳給相關部門辦理；在給相關部門傳文件時，要把文件時限要求明確告知部門領導，以便合理安排辦理時間。機要文件管理工作的每一個細節，都體現著服務水平和質量。在信息高速發展的新形勢下，機要文件管理工作比以前情況更復雜、要求更細致。機要干部需要認清形勢，解放思想，更新觀念，不斷加強對政策法規和業務知識的學習，提升自己的綜合素養和業務技能，以強烈的責任意識和精益求精的工作態度做好機要文件的管理工作，使機要文件管理工作在高校又好又快發展中發揮積極作用。

五、結語

鑒于不同高校之間的差異性和多樣性，機要干部在機要文件管理的具體操作中，需要結合本校的相關制度規定和領導的工作要求，對具體問題進行具體分析，不斷從日常的工作中積累經驗，以精益求精的細節管理理念不斷改進機要文件管理方式和工作方法，求真務實地做好機要文件管理工作，提升辦公室的良好形象，促進高校辦公室各項工作協調有序開展。

【參考文獻】

[1]吳巍.機要文件管理工作經驗談[J].科技資訊,2011(24):250-256.

作者:姚云賓 徐盛 單位:山東交通學院山東青年政治學院