流動人員人事檔案管理加強研究

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了流動人員人事檔案管理加強研究范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：流動人員的人事檔案管理是政府人事人才公共服務的一項重要內容，是人才服務體系的依托，具有數量多、管理難、服務多樣性的特點。面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量，本文探討如何提升人才服務建設水平和服務質量，體現人事檔案的價值，滿足社會對人才的管理需要和流動人員的服務需求，并提出了改進建議。

關鍵詞：人才服務；流動人員；檔案管理

檔案是人一生的履歷記錄，更是人一生的奮斗證明。在非國有企業、社會團體工作的人員，從事自由職業、選擇靈活就業的人員、外出務工人員、未就業大中專畢業生、私企職工以及國家機關、事業單位和國有企業的非正式職工，由于沒有固定單位或所在單位無檔案管理權限，用人單位（個人）委托當地的人才服務機構管理單位職工（個人）人事檔案。人才服務機構管理的這部分人員的人事檔案就是流動人員的人事檔案。人才服務機構管理流動人員的人事檔案是一項工作職能，是政府人事人才公共服務的一項重要內容。隨著城市的建設和發展，流動人員的數量逐日增多，為了維護社會的穩定和保障民眾的權益，1996年中共中央組織部、人事部印發了《流動人員人事檔案管理暫行規定》進一步規范了流動人員人事檔案的管理工作。人才服務機構負責流動人員人事檔案材料的接收、鑒別、整理、組卷、保管、轉遞等管理工作，組織關系接轉工作，并按照規定為其政審、出國、留學、案件審理、落戶等出具證明、接待來訪、查閱、咨詢等服務利用工作。通過走訪調查、登錄人力資源社會保障部網站、查閱智研咨詢集團的《2019-2025年中國人力資源服務行業發展現狀分析及市場前景預測報告》《2020年中國人力資源服務行業分析報告—市場供需現狀與發展動向研究》《中國人力資源服務業發展報告（2019）》等資料發現，截至2019年年底，我國人力資源市場和人力資源服務業發展，呈現人力資源行業規模擴大、機構數量增長、高端業態快速發展和市場配置能力得到提升的態勢；流動人員數量、流動性呈現出上揚趨勢。面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量的特點，面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量的現狀，擺脫人力資源市場資源配置不平衡、信息來源分散、檔案利用率低的困境，提升服務水平和服務質量，體現人事檔案的價值，滿足社會對人才的管理需要和流動人員的服務需求，流動人員檔案信息化建設成為必然。

一、流動人員檔案管理工作中存在的問題

（一）管理體制較為落后，管理方式過于陳舊人事檔案中包含有個人基本信息、工作履歷情況、學歷學位變動、職務職稱晉升、工資待遇變化等方面的內容，用人單位通過查閱人事檔案就可以對流動人員的個人情況有更加深入地了解。我國從1995年開始實行流動人員檔案管理服務工作，至今已二十余年，但是受社會經濟發展水平不高，流動人員流動性大、檔案工作人員少的影響，流動人員人事檔案管理體制仍較為落后，主要表現在：1.在人事檔案管理中存在著檔案資料收集不齊全、不完整，檔案整理不到位、檔案轉遞不及時，出現“人檔分離”“人檔不一”的現象，導致人事檔案不能為用人單位提供有用的信息，嚴重影響了檔案的價值作用。2.傳統紙質檔案的管理模式工作效率低，更易發生丟失、損壞檔案資料現象，不利于長期保存和利用。3.檔案管理過程缺少標準化，特別是在中小企業中尤為明顯，一旦檔案資料受到破壞便無法實施有效管理，這也是造成人事檔案管理水平落后的重要原因。而且，隨著社會經濟發展，人員流動速度加快，人事檔案管理模式未能及時改變，無法滿足流動人員對檔案管理的需要。

（二）工作人員素質不高，結構配比不合理流動人員的檔案管理工作具有很強的專業性，需要有專門的管理機構和高素質的工作人員來負責這項管理工作?！?020年中國人力資源服務行業分析報告—市場供需現狀與發展動向研究》顯示，截至2018年底，全國共有各類人力資源服務機構3.57萬家，其中，公共人力資源服務機構5180家，經營性人力資源服務機構30523家。《中國人力資源服務業發展報告（2019）》顯示，2018年人力資源服務業統計情況———行業從業人員64.14萬人，與2012年33.6萬人相比增長了9.89％，平均每家機構的從業人員僅有18人，存在嚴重的配比不平衡。通過走訪調查、查閱人力資源社會保障部和各地市人力資源機構網站公布的數據資料、組織問卷調查等形式發現，當前人力資源機構的工作人員大多是兼職人員，自身不是檔案專業畢業，也沒有經過系統的、專門的檔案業務知識的培訓，自身素質和業務技能與檔案管理發展的要求不相符。特別是有些檔案管理工作人員，職業素養不高、責任心不夠、服務態度冷漠、執行政策僵化，甚至推諉刁難，違背檔案管理原則的事情時有發生，嚴重損害了人社部門的形象。我國流動人員檔案管理人員素質不高，結構配比不合理，制約著檔案管理質量和信息化建設的進程，也是我國人事檔案管理信息化建設過程中亟待解決的問題。

（三）設備過于老舊，內容不健全，信息資源利用率低人事檔案的辦公需要有專門的場地、獨立的庫房，有密集柜（架）用于存放檔案，有專用設備保證庫房環境達標。因專業的檔案管理設備費用較高，由于資金有限，設備更新不及時；受條件限制，庫房面積與存檔數量不相匹配，這些都制約了檔案管理水平。檔案資料不健全、檔案管理內容不符合現實需求，影響了檔案利用效率。

（四）流動人員檔案意識不強，“死檔”“棄檔”現象增多通常情況下，非公有制企業不具備管理員工人事檔案的權限，私企職工以及國家機關、事業單位和國有企業的非正式職工的人事檔案都委托當地的人才服務機構來保管。很多流動人員把檔案放到人才中心托管后就覺得萬事大吉了，有的人對自己的檔案長期不聞不問，更有甚者檔案早已丟失，有的人對自己能享受哪些人才公共服務更是不清不楚，造成檔案“失聯”，時間一長將難以保證檔案信息的實效性和準確性。如取得新的學歷、勞動合同或其他材料時沒有及時歸入個人人事檔案，導致個人人事檔案無法及時、完整地反映存檔人員的基本情況和經歷，在評定職稱、考研、出國等情況下需要依據檔案出具相關證明材料時，個人人事檔案不能提供有效的材料和依據，就會面臨諸多不便。

二、加強流動人員人事檔案管理工作的對策

（一）健全管理體系，創新服務模式針對管理體制較為落后、管理方式過于陳舊、設施設備老舊的現狀，一是建立健全流動人員檔案管理體系。成立專門的領導機構、組建專業的檔案工作人員隊伍和信息監督檢查機構保證流動人員檔案管理工作有序開展，同時，建立流動人員數據庫，分析流動人員的專業情況和就業意向，有針對性地為他們提供崗位需求信息，提高他們就業的成功率。二是創新服務模式，提高服務水平和服務質量，滿足流動人員的需求和單位需要，提高社會認可度。建立“流動人員人事檔案公共服務信息系統”，在人力資源公共服務機構委托存檔的流動人員可在網上辦理查詢存檔信息、出具相關證明、開具調檔函、預約申請個人退休、變更個人信息和代辦個人社保信息變更等多項人事檔案業務，如，疫情防控期間，北京市人才檔案公共管理服務中心大力應用數字影像檔案提供網上辦、掌上辦、郵箱辦、電話辦、咨詢辦等多種“不見面”服務，既減少群眾辦事聚集，又優化簡化服務流程，為勞動力就業提供高效優質服務。存檔單位也可通過網上查詢單位立戶信息和單位戶內現有存檔人員名單。同時，加強人事檔案的動態性管理，豐富和擴大人事檔案的內涵，增強人事檔案信息的時效性，提升人事檔案的“含金量”，實現人事檔案的“再增值”。

（二）完善檔案管理制度，加強信息化建設我國人力資源服務業參與者主要是國有、外資和民營企業。黨的提出要加快建設人力資源協同發展的產業體系，要在人力資本服務等領域培育新增長點、形成新動能；2019年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于促進勞動力和人才社會性流動體制機制改革的意見》指出：加快檔案管理服務信息化建設，推進檔案信息全國聯通。為了適應社會發展的需要，規范檔案管理工作，更好地發揮人力資源機構的職能，人力資源機構在現有的基礎上健全完善檔案管理制度，特別要做好以下幾方面工作：一是改變傳統的流動人員人事檔案管理模式，人力資源機構與相關人員或組織機構簽訂委托管理流動人員人事檔案協議，明確雙方的利、權、責，確保人事檔案材料準確、及時、齊全、完整。二是人力資源機構檔案工作人員在接收檔案時應認真檢查檔案材料，若發現檔案材料不齊全、缺頁少頁或者出現丟失時，要向有關人員或單位去函詢問，以此來保證流動人員人事檔案的完備齊全。三是加強信息化建設。配備必要的辦公設備、場地和人員，完成檔案數據錄入、信息審核、標簽張貼、入架（柜）存檔等工作，并由工作人員專職負責工作調度、數據審核、督導和統計上報工作。提高人事檔案公共管理服務水平。

（三）采用多維度培訓方式，提高檔案人員的業務素質和技能人力資源機構要重視檔案工作人員的培訓，加大培訓力度和深度，采用“走出去”+“請進來”+“內部互學”+“定期考核”方式加強專業知識的學習和技能的培訓。通過邊學、邊練、邊促進，提高其管理水平和運用先進技術的能力，從而形成一套較為完整的綜合理論體系，更好地服務于人民。同時，要廣開招賢之路，吸收一些懂檔案專業知識、具備計算機管理能力、熟知法律、法規的復合型人才，以適應流動人員人事檔案信息化建設的需要。

（四）構建基于產教融合的校企合作模式目前，有些高校開設了檔案專業，很多高校的文秘、人力資源管理、司法助理等專業都開設了《檔案管理實務》課程，該課程具有很強的理論性和實踐性，對于缺少社會歷練的學生而言學習難度較大。2019年年初教育部出臺了《國家職業教育改革實施方案》明確了新時代職業教育的發展方向，要以崗位需求為導向，以能力目標為核心，注重產教融合、工學結合，提高學生的能力和技能的培養，使學生成為融知識、技能與綜合素質為一體的技能型人才。這些正是目前人力資源機構的短板，本著“互惠互利，各取所需”原則，人力資源機構與高職院校進行課程內容與職業能力的對接、教學過程與工作過程的對接，滿足企業對應用型檔案管理人員的需求，解決高職院校學生“出口”問題。利用資源優勢，積極參與到實踐教學環節中，給學生提供校外實訓、頂崗實習機會，加深產教融合深度，實現工學結合、知行合一。

（五）加強檔案信息資源開發利用隨著社會經濟發展，信息資源共享、數據互通互聯、服務便捷高效成為流動人員的訴求。滿足社會公眾需求，提供良好公共服務是政府的職責之一。面對日益增多的檔案庫存量、流轉量、服務量，人力資源市場要提升服務水平和服務質量，推進“一次辦好”改革，創新“智慧人社”服務模式，就要抓基礎建設，在充分維護廣大社會公眾的合法權益情況下，用好、用活流動人員人事檔案信息資源，做好、做實檔案信息化建設工作。根據公眾需求和企業需要不斷改進工作方式、完善檔案管理內容，通過檔案信息化建設提高利用效率，體現檔案的價值，從而更好地發揮檔案“資政惠民”作用，對推動檔案事業的可持續發展具有顯著的實踐性意義。

（六）借助新聞媒介加強檔案知識的宣傳人力資源機構在辦公大廳張貼服務指南、辦事流程、注意事項、人事人才信息等，印制人事檔案內容、作用、轉遞流程等宣傳畫冊，利用網站、云平臺建立公眾號，宣傳檔案相關的知識，及時人事人才崗位需求和招聘信息等，特別是今年新的《檔案法》實施，新聞媒介都在大力宣傳，人力資源機構可以借此機會大力宣傳人事檔案；在流動人員辦理相關事宜時工作人員詳細解答、指導，使他們認識到人事檔案管理服務工作機構是保障個人利益的機構，在國家公務員選拔、國有企事業單位招聘時都要審查人事檔案，作為甄選人才的證據；在辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明時也要依據個人人事檔案。只有流動人員了解人事檔案的重要性，才會配合人力資源機構及時補充完善人事檔案材料，有效發揮檔案的作用。目前流動人員人事檔案管理工作中存在的諸多問題，與流動人員自身認識不到位、檔案管理機制不健全、制度不完善有關，需要挖根源、找差距、補短板，并在實踐中不斷地完善。

參考文獻：

[1]胡浩媛.淺議流動人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].廣西政法管理干部學院學報,2014,29(03):127-129.

[2]江赟.流動人員人事檔案管理的探索與思考[J].中外企業家,2018(27):92.

[3]陳瑤.秦皇島市流動人員人事檔案管理問題研究[D].燕山大學,2018.

作者：宋輝宇 單位：河北政法職業學院