進口儀器設備采購合同管理模式思考

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一、合同管理現(xiàn)狀

1.合同審核。一般需要對供應商的經(jīng)營范圍和經(jīng)營資格進行審查，尤其是進口儀器設備，需要對國內(nèi)商的資質及其商業(yè)信譽進行調(diào)查評價。我校有專門的審計部門對合同對象的法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件進行審查，評估合同簽訂對方的信用狀況以及履約能力，并在其合同履約過程中關注資質、信用有無變化。2.合同簽訂。進口設備的簽訂大多是與國內(nèi)的商簽訂，為了規(guī)避匯率變動，結算方式主要為人民幣包死價。但也有少量簽訂條款中涉及外匯結算，進口儀器設備簽訂合同后免稅辦理、清關等程序，到貨周期較長，一般為3到6個月，匯率波動較大，出現(xiàn)結算付款與預算相差甚遠，從而導致用戶部門預算不夠的現(xiàn)象。從而導致合同風險把控不嚴，違約處理風險增加。3.合同履行。合同簽訂后，合同雙方應一起遵循合同約定條款，根據(jù)合同的內(nèi)容、性質和目的履行義務。尤其進口儀器設備，要進行設備性能測試、分析，確保合同全面有效履行。4.合同簽訂后的驗收、結算。合同簽訂后，進口儀器設備需要相關免稅辦理，清關到貨后的驗收工作一般由職能部門、用戶部門以及供應商參與，如果涉及商檢的設備，還需要海關等校外單位參與。進口儀器設備由于指標的復雜性、專業(yè)要求，驗收有時會需要專業(yè)的場地和條件進行設備性能調(diào)試。并且嚴格按照合同的標的物條款進行履約驗收。合同結算是合同履約過程的重要環(huán)節(jié)，既是對合同履約的監(jiān)督，也是對合同條款的審查，一般由用戶部門辦理入庫、財務部門辦理結算手續(xù)。

二、匯率變動對進口設備采購合同的影響

高校的年度預算是對一年的采購計劃的總體規(guī)劃。其中進口儀器設備的采購計劃是年度采購總預算中較為重要的部分，對年度整體采購預算計劃有重要的影響。人民幣匯率的變動不僅會影響采購預算的執(zhí)行情況，而且對進口儀器設備采購合同的內(nèi)容也會有一定的影響。我校目前采用的一般結算方式為人民幣包死價，這樣就最大限度地避免了匯率變動風險。但也有少部分進口設備是采用外匯結算，采購合同條款一般會注明付款結算的方式、時間等，合同結算的時間段不同所對應的人民幣匯率就不同，所支付的金額就會隨著匯率的上升或者下降而變化。

三、進口儀器設備采購合同流程管理

目前進口儀器設備普遍金額較高，結合我校的實際工作，超過10萬元人民幣的采購項目需要進行論證、招標采購。大部分的進口儀器設備都需要通過招標方式進行采購。由于進口儀器設備合同簽訂后采購周期較長，流程中涉及單位較多，因而在實際工作中可能會遇到更多的問題。合同管理體現(xiàn)了采購合同過程的閉環(huán)管理，包含合同的簽署、辦理免稅、清關、商檢、資料歸檔等環(huán)節(jié)。

四、進口儀器設備采購合同管理的風險防控

作為政府采購的其中一員，高校進口儀器設備采購活動，也具有商業(yè)性質，同樣需要在相關法律法規(guī)的規(guī)范下開展。學校通過建立完善的經(jīng)濟合同管理制度，用制度法規(guī)約束，施以監(jiān)督，將合同管理工作推向規(guī)范化、法制化，使其更加完善。尤其對于進口儀器設備采購合同，通過規(guī)范合同的標的物產(chǎn)地、型號、價格、到貨時間等具有重要意義。通過對進口貨物采購合同的準備、訂立以及履行階段進行合法、規(guī)范管理，我們能夠做到保護學校資金、維護學校合法權益，進而有效提高進口儀器設備采購效率。

五、合同管理的信息化建設

我校已經(jīng)實現(xiàn)集中采購合同統(tǒng)一管理模式，并且已初步建立了合同規(guī)范管理的采購合同管理辦法以及合同章管理辦法，但仍然停留在傳統(tǒng)的手工模式。信息化合同管理系統(tǒng)的缺乏，導致用戶在查閱采購合同時效率低下，也為學校采購合同整體管理增加潛在風險。合同管理信息化的建設是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及時歸檔、合同檔案分類是否便利、科學，使得合同管理信息化建設具有重要的指導意義。

六、結語

隨著高校科學研究、人才培養(yǎng)的快速建設和發(fā)展，進口儀器設備的采購成為學校采購中不可或缺的部分，進而相關合同管理的工作尤為重要。采購主管部門通過對進口儀器設備采購全程管控，以合同管理為基礎，公開、公正、透明的進行物資采購工作，增強服務意識，自覺維護學校利益，促進教育教學、人才培養(yǎng)和科學研究的穩(wěn)步發(fā)展。

作者：徐芹 單位：徐州醫(yī)科大學招投標工作辦公室