新時期辦公室管理創新論文

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一、新時期企業辦公室工作面臨的挑戰

1．要求辦公室管理水平有大幅度增加。辦公室的工作有著很強的全局性，即使是辦公室部門的一個工作人員的小小誤差便可能給企業造成巨大的災難。所以辦公室的每個工作人員都必須具有高度的工作責任感和良好的管理水平，還要設立一套嚴格的管理制度，這樣才能促進辦公室日常工作的順利開展。只有事無巨細、小中見大，把一些瑣碎的公文收發、公務接待、維穩信訪、行業信息收集、公務督辦、保密管理等工作做在前面，才能使辦公室的職能功效最大化?，F代的辦公室工作人員還要善于從平時的工作中汲取知識，在積累經驗的基礎上探索新的工作方式，充分發揮潛能，不斷完善舊的制度，采取科學的方式和新穎的觀念來開展工作。

2.要求辦公室更好的發揮其管理職能。在我們之前的思想中，辦公室的主要工作任務就是完成日常的、工作量很大的瑣碎事務，這便使公文的收發、文秘工作成為了辦公室的象征。上述的這一特征使人們對辦公室的工作有一定的曲解，認為辦公室只是一個單純的服務性部門。時代的進步和企業的不斷發展，再加上現代企業管理規定的建立早已對辦公室的職能有了更高的要求。辦公室除了是一個日常的服務性部門，還要熟練掌握企業的運行現狀并負責進行外部信息的獲取工作，在企業進行決策時要提供科學合理的依據，為領導人員提供參考，這便使現今企業的辦公室工作的屬性和職能歸屬等都有一定的轉變，增加了工作的難度。

3.要求辦公室工作人員有較高的素質?，F今的社會經濟有了很大的進步，辦公室的職能也發生了改變，所以辦公室除了要完成日常的服務性工作，還要在領導決策時起到輔助作用，所以在招聘辦公室的工作人員時必須要考慮到這一變化。現在，在招聘辦公室工作人員時要重視其綜合能力的高低，還要對老員工進行一定的培訓，擴展他們的知識面，緊跟時展的步伐，這樣也能使其工作理念有一定的改變。新型辦公室人才，應該具備調查、篩選企業發展信息的能力，并能給企業管理者提供有價值的決策意見。但現實中許多企業辦公室人員，由于多年的工作積習，難以適應新的變化，在思想上沒有及時改變，導致綜合素質沒有得到提高，這不能滿足現今企業對辦公室的職能要求，對于辦公室的工作績效也有著不利的影響，甚至可能會制約企業的發展進步。

二、新時期辦公室管理創新思路及方法

（一）高效的制度建設

要建立一套高效的制度，這樣才能高效的進行規范化的管理并科學的開展工作。辦公室工作的步驟繁瑣，影響方面多，所以在平時工作時一定要有一套科學的規章制度來提供依據。這樣才能使工作有序、順利的開展，特別是印章管理制度、接待管理制度、公文管理制度及會議管理制度等更加需要有一套嚴格的規定。在進行接待及會議工作時要涉及到諸多重要機構和外部的一些企業，影響因素增多，這更加需要有一套科學的管理制度來提供保障，最好能將該項工作圖表化、制度化、步驟化，這樣還可以使工作效率大大提高。在進行優化工作流程的時候，要堅持有序性、系統性、可行性和簡潔性的基本方針政策，確保做到統籌兼顧、簡潔高效、流程設計簡單易懂。深入分析工作程序、擬定關鍵路線、優化工作途徑，采用合并法、剔除法、壓縮法、重新排列等方法簡化工作工序，找出最簡潔的工作工序，進而加速工作，有效提高工作效率。根據多年的工作經驗，充分利用信息化的工具就可以優化工作的流程，也是極大提升工作效率的有效工作方式。

（二）合理分工辦公室內部機構

要科學的分工辦公室內部的各個機構，這樣才能促進辦公室管理工作科學性的提高。辦公室是上級領導的智囊團，還要起到聯通上下級的作用，所以必須具有咨詢、信息、工作、服務等多項職能。為了保證管理工作的科學性，就要先對辦公室的內部結構進行合理的優化配置，并將職責落實到人，讓辦公室內的每個員工都明白自己的權責從而高效的開展工作。職責到人還可以降低問題的發生率，因為一旦發生問題可以很快的落實到人，所以有助于增強工作人員的責任心。進行工作崗位的分配和人員職責的安排工作時，一定要本著“人盡其才，才盡其用”的基本原則，并緊緊把握精干、高效的思想和原則，從辦公室的實際工作需要出發，凡是工作內容重復的工作要合并，一個人干完的工作就不分給兩個人。

（三）發揮協調關系的樞紐作用

辦公室是企業的樞紐結構，所以要發揮好溝通內外關系的作用，所以必須要提高公關能力。因此每個辦公室工作人員都要善于察言觀色并樂于聆聽，這樣才能熟練的掌握企業各個機構的工作狀況，了解各個部門的具體職責，使各個部門間更好的進行團結協作。進行公關工作時，態度是非常重要的，幾乎決定了最終的工作結果。因此要本著科學負責的態度來開展工作，進行協調工作時既要主動熱情又要敢于堅持原則。還要明白關系的協調是雙向的，要適當的使用逆向思維，有時可能會使工作中的難點迎刃而解。還要經常檢查領導下派工作的落實狀況，并將基層工作人員的意見及時反映給領導，這樣有利于企業的發展。

（四）樹立嚴謹的工作作風

工作責任感的高低決定了企業的對外形象，而工作的屬性導致辦公室工作有許多的不穩定因素，經常處于變化中，如會議招待、領導安排工作等，這無法事先做好準備，卻需要立即開展工作，是工作人員很被動，所以要向合理的安排工作，不僅要具備高度的責任感，還要有較強的思想預判能力。建立一套公平的獎懲制度，激發工作人員的工作熱情。盡量一次性做好工作，在提高工作效率的同時避免隱患的發生。

作者：王小義 唐芳 單位：長慶油田分公司第五采氣廠