事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新研究

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［摘要］檔案兼具經(jīng)濟性、社會性的屬性決定了其最終目標是為黨、國家、人民提供服務。新時期，事業(yè)單位人事檔案管理工作成效顯著，但也存在一些問題。因此，文章簡要闡述了事業(yè)單位人事檔案管理與服務模式運行現(xiàn)狀，剖析了事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的必要性。并從新公共服務層面出發(fā)，對事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的對策進行了進一步探究，希望為事業(yè)單位人事檔案價值的充分發(fā)揮提供參考。

［關鍵詞］事業(yè)單位;人事檔案;新公共服務理論

新公共服務理論提出，事業(yè)單位人事檔案管理應該服務于公共利益。即關注公眾的權益，整合信息資源，為公眾提供優(yōu)質的檔案信息服務。這一理論的提出，揭露了事業(yè)單位人事檔案管理與服務模式在當前運行過程中存在的管理理念滯后、管理現(xiàn)代化水平不高、服務體系不完善問題，也為事業(yè)單位人事檔案管理革新提供了良好的借鑒。因此，立足新公共服務理論，探究事業(yè)單位人事檔案管理與服務模式改革的對策具有非常重要的意義。

1事業(yè)單位人事檔案管理與服務模式運行現(xiàn)狀

1.1管理理念滯后

雖然多年的人事檔案建設使事業(yè)單位人事檔案管理者、職工對人事檔案的重要價值產(chǎn)生了一定認識，但是人事檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面。部分管理者甚至認為人事檔案管理服務與現(xiàn)實業(yè)務不相關，沒有將檔案建設納入年度規(guī)劃，只有在單位需核查人員檔案信息、人員任免時才開啟檔案管理服務，導致多數(shù)人事檔案管理工作無法主動化開展。

1.2管理現(xiàn)代化水平不高

當前，事業(yè)單位人事檔案管理與服務提供的文件與現(xiàn)代信息技術發(fā)展存在匹配偏差。具體表現(xiàn)為單位職工人事檔案可以保存在多個部門，由地方黨委組織部門、人力資源與社會保障部門保管。因現(xiàn)行基礎設施現(xiàn)代化水平不高，形成了信息孤島現(xiàn)象，無法滿足單位職工對人事檔案的利用需求。

1.3服務體系不完善

事業(yè)單位人事檔案管理與服務受檔案工作、公共服務的共同作用，在現(xiàn)實服務階段出現(xiàn)了一系列不完善問題。比如，缺乏與時代發(fā)展相適應的服務制度，檔案服務流程與人員實際利用需求不平衡，無法為人員提供所需的檔案服務途徑，致使檔案管理與服務在運行方面受到的阻力較大。

2事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的必要性

2.1激發(fā)單位人員潛能

事業(yè)單位是國家高級人才的聚集地。創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理體系，改革事業(yè)單位人事檔案服務模式，可以全面分析人事檔案中所含的每一位職工業(yè)務能力、經(jīng)驗水平、特長以及民眾信賴度，明確人—崗匹配度，為每一位職工分配恰當?shù)膷徫唬浞旨ぐl(fā)單位人員潛能［1］。2.2推動單位崗位間人才流動事業(yè)單位人事檔案管理與服務工作，在黨、國家干部管理中占據(jù)著舉足輕重的地位。通過推動事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革，可以從基本的檔案收集、整理細節(jié)入手，規(guī)范處理，促使事業(yè)單位人事檔案更好地為組織選拔人才服務。進而推動單位崗位間人才良性流動，為社會主義現(xiàn)代化建設提供支持。

2.3滿足公民對優(yōu)質檔案信息服務的要求

“服務”是新公共服務理論的核心詞匯，事業(yè)單位的職能已轉變?yōu)橐怨怖鏋槟繕说娜抗卜铡Ｔ谶@一理念指導下，開展事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革，可以整合事業(yè)單位人事檔案信息資源與社會資源，實現(xiàn)資源共享、共建，滿足公民對優(yōu)質檔案信息服務的要求。

3事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的對策

3.1更新管理理念

作為與單位人事管理緊密相關的人事檔案，其不僅可以為事業(yè)單位人才選拔、聘任提供充足的信息支持，而且可以為單位崗位的科學良性流動提供保障［2］。事業(yè)單位應將以往被動服務管理理念轉變?yōu)橹鲃臃展芾砝砟睿瑢我坏膫€體檔案管理轉變?yōu)閳F隊式的檔案管理，將基本的檔案信息管理轉變?yōu)橥怀鋈瞬懦砷L路線的檔案信息管理，為人事檔案自身價值的充分發(fā)揮提供依據(jù)。(1)主動服務管理。面對單位人事檔案服務管理長時間處于被動服務狀態(tài)的情況，事業(yè)單位應樹立積極而主動的管理理念，積極將人事檔案管理與單位人才團隊建設、年度人才引進結合，最大程度發(fā)掘人事檔案的信息資源價值，為單位健康發(fā)展提供充足的信息保障。(2)團隊式檔案管理。傳統(tǒng)以職工個體為單位的檔案立卷管理雖然可為職工崗位變動、信息采集、職稱變化提供依據(jù)，但是背離了新公共服務理論的基本內涵。因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員應從人事檔案信息價值研發(fā)視角出發(fā)，圍繞行政崗位、專業(yè)技術崗位、管理崗位團隊梯度建設開展信息編制，以便為團隊發(fā)展規(guī)劃提供充足的數(shù)據(jù)參考。(3)突出人才成長路線。以往針對檔案相對人各項社會活動的簡單匯集僅可滿足利用者判斷檔案相對人信息真?zhèn)蔚男枨螅瑹o法滿足檔案相對人成長路線快速提煉的要求。因此，事業(yè)單位應立足傳統(tǒng)檔案信息匯聚集成基礎，結合單位職工團隊建設特征、職工發(fā)展規(guī)劃，將檔案相對人專業(yè)技術、職務資格、崗位(管理/技術)流動情況及成就演變線路納入人事檔案內，為檔案利用者提供更加便捷化、高效率的服務。

3.2提高現(xiàn)代化管理水平

事業(yè)單位人事檔案的手工管理流程，不僅包括職工干部檔案材料收集、分類，而且涉及拆釘、裁剪、打孔、標頁碼、目錄打印、裱糊、貼分類角、排序等多個環(huán)節(jié)，整體過程較為復雜瑣碎，且耗時較長。因此，在檔案管理過程中，事業(yè)單位人事檔案管理部門可以引入現(xiàn)代化整理手段，免除檔案手工整理的加工、裱糊、打孔等程序。即以“人事檔案數(shù)字化”為主題，結合統(tǒng)一的數(shù)字化標準要求，進行規(guī)范掃描。同時以業(yè)務協(xié)同為主導，結合單位與上級部門、單位與基層之間信息資源交互需求，開放公共服務的信息共享、數(shù)據(jù)校驗、收集審核端口，逐步形成網(wǎng)絡辦公、現(xiàn)場辦公雙軌道并行模式。進而以互聯(lián)網(wǎng)為載體，以部門為中心，進行現(xiàn)有流程的整合、優(yōu)化。在優(yōu)化后的流程中，需指派專門人員負責網(wǎng)絡、線下渠道，依據(jù)材料有效性、真實性原則，進行人員入黨時間、出生年月、工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、任免情況的重點審核，保證人事檔案前后無偏差［3］。在進入網(wǎng)絡審核尾端，職工可以從窗口取件或者享受郵寄服務、電子傳遞打印服務，保證人事檔案管理層級的簡便性、合理性。在單位人事檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)的基礎上，可以黨委、政府為統(tǒng)籌，在各部門各司其職的情況下，面向更廣闊的服務范圍，發(fā)掘網(wǎng)絡化優(yōu)勢，構建人事檔案信息資源的遠程、異地服務體系。具體建設過程中，事業(yè)單位需要以政務信息交換平臺為依托，完善人事檔案目錄，增設異地查詢、個性化信息(性別、年齡、興趣)標識功能模塊，對檔案信息進行有序化編排。此時，通過計算機，可以實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字采集、接收、傳遞、查閱或借閱、分析、歸檔，節(jié)約服務成本。同時為了順利實現(xiàn)“一站式”人事檔案服務，單位應依據(jù)遠程協(xié)同服務機制，在橫方向聯(lián)通檔案室、綜合檔案館，在縱方向由人事檔案查詢點延伸到街道、縣鎮(zhèn)、社區(qū)事務受理中心。同時借助政務外網(wǎng)，構建以檔案館為后臺調檔，以社區(qū)、行政服務中心為前臺查閱咨詢的遠程協(xié)同服務模式［4］。此外，在現(xiàn)代化管理體系中，事業(yè)單位應從信息網(wǎng)絡安全視角入手，嚴格落實流程規(guī)范，嚴禁權限以外的人員拷貝檔案材料，或者對電子檔案進行拍照，防控人事檔案管理安全隱患。

3.3完善服務體系

完善的服務體系是事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的關鍵，涉及服務流程、服務方式、服務制度多個方面內容。在服務體系完善過程中，事業(yè)單位人事檔案管理與服務部門應以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》為依據(jù)，以《機關檔案工作條例》為準則，進行服務流程、服務方式、服務制度的逐一完善［5］。(1)規(guī)范服務流程。為了同步規(guī)范單位人事檔案線下服務行為、線上管理模式，事業(yè)單位可以《業(yè)務手冊》《辦事指南》為主體，進行規(guī)范性文件的編制印刷，奠定服務流程規(guī)范的政策基礎。在這個基礎上，強化對檔案管理人員培訓，落實服務標準化、管理精準化方針，優(yōu)化檔案服務對象體驗。(2)革新服務方式。事業(yè)單位檔案管理部門應牽頭組織區(qū)域各檔案部門，以人事檔案為試點，全面收集與職工、民眾切身需求密切相關且具有較高利用率的人事檔案，為后續(xù)在部門開通“就地查詢”“跨館出證”“全區(qū)通辦”“館社聯(lián)動”途徑奠定資源基礎。同時與區(qū)域內其他人事檔案管理機構開展強化聯(lián)動，進一步突破檔案利用的屬地限制，拓展檔案服務網(wǎng)絡，讓數(shù)據(jù)“跑腿”，促使人事檔案數(shù)據(jù)惠及更多人。(3)完善服務制度。基于新公共服務理念下的事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化要求，單位應以《中華人民共和國檔案法》為綱領，強化《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》所涉及的服務制度建設［6］。比如，檔案安全保管、檔案利用體系等。

4結論

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案在管理與服務過程中存在管理理念滯后、管理現(xiàn)代化水平不高、服務體系不完善等問題，對人事檔案價值的發(fā)揮造成了阻礙。因此，事業(yè)單位應立足新公共服務視角，從以人員為單位的基本檔案信息管理轉向以團隊為單位的凸顯人才成長路線的檔案信息管理，落實高效性、統(tǒng)一性、合理性方針，構建多元化人事檔案服務網(wǎng)絡。同時發(fā)揮宏觀調控作用，促使單位人事檔案管理更加規(guī)范，進而激發(fā)公眾對事業(yè)單位人事檔案制度的認同感，發(fā)揮人事檔案的管理價值。

參考文獻:

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［4］朱珠.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機與契機［J］．人力資源管理，2017(6):350－351.

［5］鄭揚.事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行［J］．經(jīng)營管理者，2017(21):334.

［6］趙瑞榮.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議［J］．人力資源管理，2017(3):190－191.

作者:應曉紅 單位:浙江交通技師學院