文秘行政管理能力培養(yǎng)分析
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【摘要】當(dāng)前，企業(yè)對(duì)文秘崗位的重視程度逐漸提升，主要原因是一名能力素質(zhì)過硬的文秘可以切實(shí)提高企業(yè)的辦公效率，并且能夠在企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通聯(lián)系中發(fā)揮橋梁作用。然而，多數(shù)企業(yè)只是把文秘等同于文職人員，并未充分發(fā)揮文秘崗位在行政管理工作中的作用。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩點(diǎn)：首先，文秘的行政管理能力不夠高；其次，企業(yè)在一定程度上缺乏對(duì)文秘行政管理能力的培訓(xùn)。
【關(guān)鍵詞】文秘；行政管理；能力；培養(yǎng)
1引言
文秘崗位在企業(yè)的運(yùn)行中能夠發(fā)揮出巨大的作用，不僅能夠傳達(dá)上級(jí)安排的各種指示和下級(jí)反饋的工作進(jìn)度，還可以快速地推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的建立和健全，同時(shí)，能夠促進(jìn)企業(yè)按規(guī)劃快速發(fā)展，使得企業(yè)的管理水平得到切實(shí)有效的提升。怎樣培養(yǎng)文秘的行政管理能力，已經(jīng)成為企業(yè)迫切需要解決的問題，必須注重文秘行政管理能力的培養(yǎng)，發(fā)揮出文秘的重要價(jià)值。
2文秘的含義和職業(yè)特點(diǎn)
本文所闡述的文秘工作人員，具體的工作主要有文字的書寫和日常事務(wù)的接待。文秘的職業(yè)性特點(diǎn)是非常強(qiáng)的，對(duì)于文書的寫作能力有特別專業(yè)的要求。文秘職業(yè)還具有能力多樣性的特點(diǎn)。文秘工作人員必須具備極強(qiáng)的語言表達(dá)能力，以及出眾的社會(huì)交際能力。此外，文秘職業(yè)具有公共性特點(diǎn)，文秘的工作涵蓋了企業(yè)的全部方面，包括各項(xiàng)對(duì)外事務(wù)的處理、公關(guān)及接待、各個(gè)部門工作之間的溝通和組織協(xié)調(diào)等，因此體現(xiàn)了明顯的公共性。
3文秘行政管理能力培養(yǎng)的意義
3.1有利于文秘工作效率的提高
開展文秘行政管理能力的培養(yǎng)可以使文秘人員學(xué)到更多工作上的方法和技巧，提升多方面能力。在平時(shí)的工作當(dāng)中，文秘人員能夠?qū)W(xué)到的行政管理工作的方法和技巧加以應(yīng)用，進(jìn)而可以有效地提高工作效率。文秘經(jīng)常被當(dāng)作文職人員，不能得到更多關(guān)于行政管理能力的培養(yǎng)，于是主要被安排一些基礎(chǔ)的辦公室工作，這非常不利于提高文秘的工作效率。3.2有利于文秘書寫能力的增強(qiáng)文秘經(jīng)常從事非常多的書寫工作，因?yàn)闆]有得到多方面能力的培養(yǎng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文秘書寫能力比較差，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)容不落地和空洞的問題。進(jìn)行有效的行政管理能力培養(yǎng)之后，可以顯著提升文秘的理論知識(shí)的深度和廣度，從而使文秘的書寫能力得到提高，進(jìn)而能夠更好地體現(xiàn)出文秘在書寫內(nèi)容優(yōu)化方面的價(jià)值。
3.3有利于文秘服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化
文秘工作具有一定的特殊性，其經(jīng)常只為了快速完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，而忽略了文秘應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)。通過加強(qiáng)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理關(guān)系進(jìn)行非常清晰的區(qū)分，進(jìn)而使其樹立服務(wù)第一的理念。
4文秘行政管理能力培養(yǎng)的措施
4.1加強(qiáng)行政管理知識(shí)培訓(xùn)
文秘行政管理能力的培養(yǎng)當(dāng)中，最基礎(chǔ)的就是加強(qiáng)行政管理知識(shí)的培訓(xùn)，從基礎(chǔ)知識(shí)上提升文秘的行政管理能力。一方面，可以采取集體上課培訓(xùn)的方式來進(jìn)行。由企業(yè)人資部門來進(jìn)行行政管理知識(shí)培訓(xùn)相關(guān)課件的制作，并交由專門的培訓(xùn)老師來進(jìn)行接下來的課程培訓(xùn)，在課程中讓文秘學(xué)到更多行政管理知識(shí)，從根本上提升其行政管理能力。在文秘完成所有課程的學(xué)習(xí)之后，必須進(jìn)行考試以檢查文秘人員學(xué)習(xí)的成果，考試不合格的文秘將仍參與行政管理知識(shí)培訓(xùn)直至合格，同時(shí)，要切實(shí)落實(shí)好對(duì)培訓(xùn)考核過程的監(jiān)督。另一方面，利用輪崗培訓(xùn)的方法來進(jìn)行。由企業(yè)選出一部分行政管理能力比較突出的負(fù)責(zé)人，作為培訓(xùn)的講師，之后合理制定一套輪崗培訓(xùn)計(jì)劃并落實(shí)培訓(xùn)，提升文秘人員的行政管理能力。輪崗培訓(xùn)可以實(shí)行責(zé)任制，培訓(xùn)管理人員對(duì)文秘行政管理知識(shí)的考核負(fù)責(zé)，并與績(jī)效掛鉤，所負(fù)責(zé)文秘考核成績(jī)良好的進(jìn)行一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，反之，所負(fù)責(zé)文秘考核成績(jī)較差的進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
4.2搭建行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)
企業(yè)不僅要進(jìn)行行政管理能力知識(shí)方面的培訓(xùn)，還要從實(shí)踐方面進(jìn)行培養(yǎng)。企業(yè)要進(jìn)行行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)的建設(shè)，讓文秘在實(shí)踐平臺(tái)上進(jìn)行實(shí)踐。一方面，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，給予符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的文秘工作人員相關(guān)的實(shí)踐崗位，使他們進(jìn)行行政管理技能實(shí)踐。在實(shí)踐過程中，員工可以發(fā)揮自己的主動(dòng)性和積極性，開展行政管理工作，從而在實(shí)際工作中培養(yǎng)文秘的行政管理能力。企業(yè)選定負(fù)責(zé)人對(duì)文秘在行政管理實(shí)踐崗位上的具體工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效打分，結(jié)合文秘在實(shí)際崗位工作開展上出現(xiàn)的缺點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)傳輸，切實(shí)實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力的提升。另一方面，企業(yè)每年要結(jié)合實(shí)際情況，定期組織行政管理技能比賽，進(jìn)行知識(shí)競(jìng)賽和實(shí)戰(zhàn)模擬。在比賽過程中，把文秘工作人員分成若干個(gè)小組進(jìn)行比賽，由企業(yè)來制定比賽規(guī)則，分配小組任務(wù)，最終得分最高的小組為比賽冠軍。文秘工作人員能夠通過行政管理技能比賽來對(duì)行政管理知識(shí)進(jìn)行熟悉和實(shí)踐，通過隊(duì)員之間的溝通交流和配合來完成任務(wù)。通過行政管理技能大賽，既可以為行政管理人員提供一個(gè)實(shí)踐行政管理工作的平臺(tái)，還可以讓文秘人員全面認(rèn)識(shí)到自己在行政管理工作上的缺陷。然后在后期的實(shí)際工作中不斷地學(xué)習(xí)和提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力的培養(yǎng)目標(biāo)。
4.3建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制
行政管理能力能夠通過互相交流經(jīng)驗(yàn)來培養(yǎng)。對(duì)于企業(yè)來說，建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制，從而全方位地提高文秘的行政管理能力，能夠有效提升其工作效率。一方面，企業(yè)通過各種互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立起行政管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的溝通平臺(tái)，例如，微信交流群、百度貼吧、微博話題圈、釘釘群組、OA群組等，借此進(jìn)行行政管理經(jīng)驗(yàn)的交流。企業(yè)的文秘工作人員能夠在這些平臺(tái)當(dāng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)的行政管理經(jīng)驗(yàn)交流和分享。通過這種渠道來獲取有用的行政管理知識(shí)和技能，在一定程度上彌補(bǔ)自己在從事行政管理工作中出現(xiàn)的問題，通過同事間的溝通交流，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)行政管理能力的培養(yǎng)和提升。另一方面，企業(yè)每年定期組織行政管理溝通分享活動(dòng)。企業(yè)利用交流座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)討論會(huì)等各種形式的行政管理溝通分享活動(dòng)，提高文秘在行政管理方面的知識(shí)水平和經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備。文秘通過參與多種多樣的行政管理經(jīng)驗(yàn)溝通分享活動(dòng)，可以切實(shí)提升自身的行政管理能力。
4.4明確定位文秘的行政管理職能
現(xiàn)如今，大部分企業(yè)的文秘經(jīng)常從事文職工作，不能夠全面地展現(xiàn)出文秘的職能和職業(yè)特性，導(dǎo)致文秘行政管理工作難以發(fā)揮作用。對(duì)于實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力培養(yǎng)的目標(biāo)來說，必須明確定位文秘的行政管理職能。首先，必須給予文秘崗位一部分行政管理權(quán)力。在企業(yè)確定好文秘的行政管理職能基礎(chǔ)上，在日常的工作職責(zé)范圍內(nèi)，文秘可以行使行政管理的權(quán)力，推進(jìn)相關(guān)行政管理工作。例如，企業(yè)專題會(huì)議的組織和召開、活動(dòng)的組織分工和開展、辦公室環(huán)境專項(xiàng)問題的整改。通過給予文秘工作人員一些行政管理權(quán)力，使文秘在行使管理權(quán)力的過程中，提高行政管理水平和能力，從而培養(yǎng)文秘的行政管理能力。其次，制定文秘行政管理工作的績(jī)效考核制度。因?yàn)橄嚓P(guān)制度的不完善以及職責(zé)劃分的不明確，導(dǎo)致文秘工作局限于基礎(chǔ)的文職內(nèi)容，使得文秘的行政管理價(jià)值無法發(fā)揮。結(jié)合文秘行政管理能力的培養(yǎng)，在日常的工作中制定出一套行政管理工作績(jī)效考核辦法，獎(jiǎng)勵(lì)行政管理工作中表現(xiàn)出色的文秘，反之，對(duì)工作成效不佳的文秘進(jìn)行一定的處罰。通過基于績(jī)效考核的獎(jiǎng)懲，能夠充分地激發(fā)文秘的工作積極性，使工作人員在企業(yè)中努力作出貢獻(xiàn)，更加深入地參與行政工作，使行政管理工作的效用最大化。
5結(jié)語
當(dāng)前，對(duì)于越來越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，甚至企業(yè)將來的持續(xù)快速發(fā)展來說，對(duì)文秘進(jìn)行行政管理能力的培養(yǎng)意義重大。企業(yè)必須結(jié)合文秘工作的具體情況，利用科學(xué)合理的方法進(jìn)行文秘行政管理能力的培養(yǎng)，不僅要從行政管理專業(yè)知識(shí)方面進(jìn)行培訓(xùn)，還要從行政管理工作的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)交流等方面進(jìn)行有效培養(yǎng)，從而充分發(fā)揮文秘工作人員的作用和價(jià)值。
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作者：申曉庚 單位：中交四航局第六工程有限公司