非供應鏈類采購合同管理體系建設

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一、常見的公司合同管理漏洞

未對合同履行狀態進行有效的跟蹤和反饋，導致合同結算不嚴格，無法進行適當的合同履行情況的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價、招投標等工作進行了規范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經辦人員編制付款預算時往往將同一家供應商涉及多筆合同付款混報預算，特別是合同重要條款發生變更是無法對合同版本進行控制，在賬務上無法準確知曉公司還有多少在手合同沒有履行，對于監控付款及合同履約更是無從下手，無法及時發現和處理異常情況。

二、非供應鏈類采購合同管理體系建設

針對以上的漏洞和問題，筆者試著轉變管理思路，采用深度應用金蝶ERP系統的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應鏈類采購合同管理體系。通過建立一套規范和有效控制非供應鏈類合同管理業務操作流程并對合同承辦部門的經辦人員進行有針對性的培訓，在國家內控法規和現有制度保證的情況下，有效監控這一部分合同的執行和結算，有效降低企業財稅風險、提高合同履行執行效率，提高公司信譽。

（一）確立項目的階段性目標

1、確立非供應鏈合同類合同分類及編碼規則。

2、實現在金蝶ERP實現非供應鏈合同類合同的錄入、審核、付款、開票結算流程順暢。

3、指導業務人員操作，確立試點對象，完成兩個月的業務同步模擬測試。

4、制定《非供應鏈類合同管理操作規范》。

（二）項目具體實施的總體思路

1、根據公司現狀確立本單位涉及納入管理的合同實施的范圍。針對公司業務情況對涉及的合同進行分類和編碼規則的制定。合同編號是一個基本的工作點，也是錄入ERP系統進行管理的一項重要內容。編號是可以按照部門代碼+年份縮寫+合同類別進行編號，也可依據以前公司或單位的習慣分類來編，總之，目的只有一個，方便記憶、保存和查找。

2、走訪業務單位并開展公司合同管理現狀的調研，了解并分析現有流程風險點。可以采取對公司業務進行分析的方式，找出涉及問題最多的部門和業務，有針對性的進行問題調研。特別需要挖掘現有合同履約結算流程的風險點。

3、根據調研結果拿出具體項目方案并在項目組開展項目方案評審。在這個階段需要注意，可以先對公司使用的財務軟件進行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩定系統的核算思路，但對于需要重點把控系統又無法支持的情況下，建議對系統進行簡單的開發調試。例如，例如有的公司在年初會下達技改計劃和資金預算計劃，而系統提供的合同錄入單據中又沒有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據和付款單及系統發票的單據上進行將此內容添加成必錄項。

4、根據確定的方案在ERP測試系統進行模擬測試，包含權限設置測試、業務流程測試、關鍵控制點測試、財務控制點對接等。這個環節特別重要，需要在測試庫中進行完整業務錄入，并對各種可能發生的情況做好業務應對，有的公司的財務軟件如果系統操作復雜，那么更要考慮與財務流程的對接，包括什么角色的業務人在什么情況下做怎樣的動作來完成。

5、根據測試結果編寫《非供應鏈類合同管理操作規范》并組織業務和財務開展一對一業務操作培訓。

6、確認項目正式系統試運行時EnterpriseResourcePlanning推進范圍，采取先試點再推廣的方式，以公司常常發生的合同試點對象，在測試帳套中運行檢查2-3個月無特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應鏈類合同正式運行。

（三）筆者對開展該項目的思考

通過該項目的實施，從源頭開始讓業務人員在系統中對所簽訂的合同進行電子備案，授權該業務人員所在單位領導對合同進行審批，后期業務人員取得發票或需要進行付款時與系統中的合同先進行關聯，財務人員只負責調取電子合同資料對發票內容和付款時間及合同載明的付款條款進行核查，系統自動對超出合同標的金額的發票和付款進行錯誤提示。原工作方式下靠的是細心的業務人員手工做備查簿登記每次在財務發票掛賬及付款情況，然而這種低效的工作方式往往容易出錯，財務人員根本無法知曉合同履行情況，合同管理失去控制，新的工作方式業務人員的各種操作受到系統控制，財務人員脫離了基礎的業務操作達到了職責分離互相監控的目的。現如今很多制造企業都在做信息化提升管理的工作，紛紛實施了各種適合自己企業的ERP管理系統。ERP作為企業資源規劃（EnterpriseResourcePlanning）的縮寫，濃縮了更深一層的含義，即如何將企業的資源進行整體規劃，這是一個系統工程。ERP已經上線的企業后期一定要持續的更深度的應用這個系統。深度應用系統并不是只拋開系統之外獨自開發新的管理或分析報表，而是利用現有系統提供的資源“拿來”使用，在深度應用的過程中，考慮兼顧效率和效能最優的原則梳理原有業務進行，讓系統成為連接業務與財務的一個關鍵的平臺，財務人員也要帶著“互聯網+”的思維重新審視系統，多考慮用系統控制規范業務行為和業務內容，從管理會計的角度提升自己，深化系統應用并貼合企業本身為企業經營所用。

作者：王琳琳 單位：陜西寶光真空電器股份有限公司