品管圈在工程審計中應(yīng)用
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摘要：竣工結(jié)算造價審計工作包含的審核內(nèi)容較多，審計人員在審計竣工結(jié)算造價時，常常以自己的工作經(jīng)驗作為參考依據(jù)對竣工結(jié)算造價進(jìn)行審核。實施工程項目竣工結(jié)算審計工作需要向?qū)徲媶挝惶峁╉椖繖n案資料，而這些資料通常又比較繁雜，且被審計單位向?qū)徲嫴块T提供這些項目檔案資料也需要一定的時間，因而有時也會出現(xiàn)被審計單位無法保證項目檔案資料的真實完整性的情況，這對審計工作的推進(jìn)造成了不利影響。對此，文章利用品管圈的理論原理，試圖找出如何更加高效優(yōu)質(zhì)地完成工程項目竣工結(jié)算審計工作的方法，旨在進(jìn)一步減少工程項目竣工結(jié)算審計項目的風(fēng)險，提高審計工作效率，同時對加強審計人員的管理能力及團(tuán)隊協(xié)作能力提供支持。
關(guān)鍵詞：竣工結(jié)算審計；品管圈；工程變更及簽證
品管圈以建立團(tuán)隊方式，促進(jìn)內(nèi)外組織同仁參加改善活動，以提升產(chǎn)能與效率，達(dá)到持續(xù)改善優(yōu)化工作組織方式的目的，近年來廣泛用于醫(yī)療系統(tǒng)的組織管理活動中，但結(jié)合文獻(xiàn)分析發(fā)現(xiàn)，品管圈活動在優(yōu)化審計工作組織管理方面鮮有涉及，因而筆者嘗試在工程竣工結(jié)算造價審計工作中推廣品管圈活動。
1品管圈活動的開展
1.1召集成立品管圈活動小組，選定圈名、圈徽及含義
以審計組成員自愿報名的方式，選出項目審計經(jīng)驗豐富的5人成立的品管圈活動小組，召開圈會，確定圈名為“利劍圈”，意為嚴(yán)格的審計職業(yè)精神。圈徽設(shè)計：正中為審計英文名首字母大寫，周圍由紅色綢帶包裹，意為審計為國家財產(chǎn)的守護(hù)者。
1.2推選活動主題
采取頭腦風(fēng)暴小組討論方式，結(jié)合筆者在實際的竣工結(jié)算審計工作中發(fā)現(xiàn)的影響最終審定價格與審減（增）造價的因素，將其逐一列出，選出4個待選主題，分別是“合同內(nèi)造價”“工程變更與簽證費用”“可調(diào)材料的調(diào)整造價”“合同約定的其他費用”。從上級政策、可行性、迫切性、圈能力四個方面依次為每個主題打分，分值從大到小依次為“5”“3”“1”，圈活動主題內(nèi)容選定得分最高的。主題選擇評分表如表1所示。通過圈成員評分可以看出，工程變更與簽證對竣工結(jié)算造價審計影響最大，工程變更與簽證費用也是最終審定價中最靈活、最動態(tài)的一項費用，它也是竣工結(jié)算造價審計工作中的重難點部分。
2資料收集及分析
工程變更及簽證的常見問題有工程變更及簽證不合規(guī)、工程變更及簽證不真實、工程變更及簽證簽發(fā)不合理、工程變更簽證效益低等。（1）工程變更及簽證不合規(guī)指工程變更及簽證不符合法律法規(guī)及施工合同的約定，擅自改變項目實施內(nèi)容，與經(jīng)上級主管部門批復(fù)的項目實施方案不一致；工程變更及簽證未依法依規(guī)辦理，簽字確認(rèn)手續(xù)不完備，項目變更總費用超過概預(yù)算未報項目主管審批部門批復(fù)，未編制項目變更后的實施方案，也未辦理變更后的實施方案的批復(fù)手續(xù)等。（2）工程變更及簽證不真實指開具虛假工程變更簽證、偽造虛列工程變更簽證；工程變更及簽證多計工程量、取費高估冒算等。（3）工程變更及簽證簽發(fā)不合理指變更項目的綜合單價確定未經(jīng)公允確認(rèn)即簽發(fā)，工程變更簽證的審核、簽認(rèn)依據(jù)不足。（4）工程變更簽證效益低指取價中標(biāo)后期以各項變更的名義增加結(jié)算，重規(guī)范、輕經(jīng)濟(jì)，沒有考慮變更與簽證技術(shù)性與經(jīng)濟(jì)性的結(jié)合。從竣工結(jié)算費用的審計工作角度來看，工程變更和簽證費用的審核對其影響最大。從怎樣的角度審核工程變更和簽證的內(nèi)容，如何提高工程變更和簽證的審計效率，從哪些方面向被審計單位提出審計建議，以便更好地發(fā)揮工程審計的監(jiān)督作用，圈成員據(jù)此提出關(guān)于影響工程變更與簽證費用的因素，并制作成調(diào)查表，如表2所示，并向所有圈成員、代建單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)人員共發(fā)出20份調(diào)查表，共收回20份。所發(fā)調(diào)查表設(shè)計滿分為100分，其中“重要”因素占5分、“一般重要”因素占3分、“不重要”因素占1分，統(tǒng)計回收問卷中被訪者所選選項。計算方法：∑（選該選項的問卷數(shù)×該選項所占分?jǐn)?shù)）=總分（1）根據(jù)柏拉圖80/20原則，找到問題的重點，即因素得分在80分以上的為影響工程變更與簽證費用的主要因素。評價結(jié)果表明，工程變更及簽證合規(guī)性、工程變更及簽證真實性、工程變更簽證合理性是影響工程變更與簽證費用的主要因素。
3對策擬定
圈成員針對如何重點開展對工程變更與簽證的審計工作提出建議措施，圈成員從5W2H分析法出發(fā)，以匯報的形式簡明扼要地闡述了自己的觀點與看法，并指定1名圈成員做會議紀(jì)要。各位圈成員就每一項評價項目，以可行性、效益性、圈能力等進(jìn)行對策擬定，并賦予每一個評價項目分值，其中“優(yōu)”為5分、“中”為3分、“差”為1分，全體圈成員共5人參與評分。評價計算方法：∑（選該選項的圈成員數(shù)×該選項所占分?jǐn)?shù)）=總分（2）3.1審核工程變更及簽證合規(guī)性的對策針對審核工程變更及簽證合規(guī)性提出的對策措施是，審核變更簽證的手續(xù)是否合乎法律規(guī)定。建議重點關(guān)注工程變更簽證的申請與審批環(huán)節(jié)，重點關(guān)注是否有工程變更簽證在審批過程中出現(xiàn)越權(quán)審批、先干后批等現(xiàn)象發(fā)生；是否有不符合有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定要求的或者與工程施工合同約定和與項目前期的批復(fù)方案相違背的變更簽證的簽批發(fā)生；是否有工程變更簽證未能按照規(guī)定要求的程序辦理，出現(xiàn)簽字不完整不齊全的現(xiàn)象發(fā)生。在熟悉國家相關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、項目施工圖紙、招投標(biāo)文件資料、項目合同資料等相關(guān)項目業(yè)務(wù)資料的前提下，謹(jǐn)慎地審核可疑的變更簽證，查找出可疑點，追根溯源找出問題的深層次原因。
3.2審核工程變更及簽證真實性的對策
針對審核工程變更及簽證真實性提出的對策措施是，由于變更簽證內(nèi)容不真實的問題多存在于隱蔽工程中，可以將建設(shè)、監(jiān)理單位簽證和竣工圖紙進(jìn)行比較，以此作為審核的依據(jù)，盡可能從工程建設(shè)管理原始的、不同部門的資料（如監(jiān)理、施工日志等）著手，熟悉項目資料查找疑點，查看是否前后矛盾。不能查證的，還要深入項目現(xiàn)場，對照工程變更及現(xiàn)場簽證的工程量，實地丈量仔細(xì)核對，以此驗證工程變更及現(xiàn)場簽證審計的真實性。
3.3審核工程變更簽證合理性的對策
針對審核工程變更及簽證合理性提出的對策是重點審核項目結(jié)算金額中的變更與簽證的費用計算是否符合計算規(guī)范要求，主要包括工程量計算是否正確、計價依據(jù)是否準(zhǔn)確、單價套用是否合理等內(nèi)容。著重對計價依據(jù)、工程量大小及單價的準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核，防止項目承包方借此手段對項目結(jié)算金額進(jìn)行高估冒算，確保項目結(jié)算金額的準(zhǔn)確性，防止項目承包方通過虛假簽證、無中生有、高估冒算等手段套取項目建設(shè)資金。
4對策實施效果評價確認(rèn)
對策實施后，通過對改善前后的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比發(fā)現(xiàn)，在竣工結(jié)算造價審計中所用工時都有所縮減，且工作效率提高。結(jié)合工程變更和簽證審核工作中的常見問題，審計人員對工程變更和簽證審核工作過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)該有針對性的進(jìn)行審核，并提出合適的審計建議，以便更好地促進(jìn)建筑行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，減少工程變更和簽證費用支出對項目結(jié)算金額的影響。
5結(jié)束語
品管圈活動的開展增強了審計工作人員自發(fā)解決問題的意識和解決問題的能力。圈成員集思廣益，合作解析問題，并將提高工作實效性以及可操作性的對策運用到工作實踐中。通過建立朋友式的工作關(guān)系和管理指導(dǎo)方式，使大家在較為積極、自動自發(fā)的工作氛圍下工作，充分發(fā)揮了成員的創(chuàng)造力和想象力。品管圈活動在工程審計工作中的開展能有效提高審計人員解決問題的能力，確保審計項目高效、高質(zhì)地完成，值得進(jìn)一步推廣應(yīng)用。
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作者:魏錚 單位:新疆大學(xué)建筑工程學(xué)院